SECURINOS · Versioni
Mantenere il file corrente vuoto.
I documenti cambiano. La cronologia delle versioni consente di distinguere una sostituzione dal record precedente.
Organizza i tuoi record · Raccogli ciò che manca · Condividi con uno scopo
Un rinnovo assicurativo
I record attuali e precedenti rimangono connessi.
Politica precedente
Politica di sostituzione
Record attuale
Rivedere le date e le informazioni sulla versione prima di condividere il documento rinnovato.
I DETTAGLI CHE LO RENDONNO UTILE
Fai un cambiamento senza perdere il contesto.
Aggiungere una versione sostitutiva
Caricare un documento modificato sotto il record esistente in modo che il file corrente e le versioni precedenti rimangano connessi.
Collegare la sostituzione con il record del documento esistente anziché trattare ogni revisione come un caricamento non correlato. Ciò mantiene comprensibile la relazione tra il materiale attuale e quello precedente.
Identificare ciò che è attuale
Utilizzare nomi di file chiari e informazioni sulla versione. La versione corretta è importante quando qualcuno sta controllando un accordo, un certificato o un report.
Un destinatario deve sapere se un documento è una bozza, un rinnovo o un record completato. Utilizzare un contesto di versione chiaro quando si prepara la condivisione e quando si organizza il archivio protetto.
Tornare a un record precedente
Le versioni conservate aiutano a spiegare come un documento è stato modificato. La disponibilità dipende dai limiti di conservazione delle versioni del servizio.
Una versione precedente può aiutare a spiegare una modifica, ma la sua disponibilità è regolata dalla conservazione. Mantieni i record importanti richiesti al di fuori di quella cronologia sotto il tuo controllo.
Condividere deliberatamente le revisioni
Controllare la versione del documento e le impostazioni di accesso prima della condivisione. Assicurati che i destinatari sappiano se stanno ricevendo una bozza o un file finale.
Prima di condividere, controlla la versione prevista e l'accesso del destinatario. Non fare affidamento su un nome di file da solo per comunicare se un file è il record finale concordato.
Un esempio pratico
Una polizza assicurativa viene rinnovata. Mantenere il nuovo criterio come versione corrente e mantenere quello precedente come riferimento.
La politica rinnovata dovrebbe essere facilmente distinguibile dal periodo che sostituisce. Mantenere il contesto della data utile con il documento e rivedere qualsiasi promemoria correlato dopo la sostituzione.
Conoscere il confine
Il mantenimento delle versioni è diverso dalla modifica dei documenti online o dal mantenimento di un archivio legale formale. Tenere i registri richiesti in base alle proprie responsabilità.
La cronologia delle versioni consente di organizzare le modifiche ai record. Ciò non significa che il servizio modifichi il contenuto dei vostri documenti o adempia a un obbligo formale di archiviazione per voi.
LAVORO DOCUMENTALE, CON LE PERSONE IN MENTE
Una sostituzione non deve perdere il suo contesto.
Rinnovi, revisioni e file corretti possono creare più di una copia di un record importante. Mantenere la connessione tra queste copie aiuta a spiegare quale è attuale.
Utilizzare le date e le informazioni sulla versione per supportare la denominazione chiara. Quando condividete il materiale, spiegate se è per discussione, revisione o utilizzo come documento finale.
Le versioni conservate hanno dei limiti. Conservare separatamente i record necessari per altre responsabilità e controllare il periodo di conservazione applicabile quando si gestisce l'area di lavoro.
Archivio protettoUNO SPAZIO DI LAVORO CON UN CONTESTO UTILE
Un file corrente dovrebbe essere facile da distinguere.
La relazione tra un rinnovo e il suo record precedente è importante. Mantieni i nomi dei file utili, il contesto della data e le informazioni sulla versione collegate in modo che una sostituzione non perda la sua cronologia.
Prima di condividere, confermare il record desiderato e spiegare se si tratta di una bozza o di un documento completato. Le versioni conservate supportano l'organizzazione; le copie formali richieste rimangono sotto la tua responsabilità.
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