SECURINOS · Clienti
Dare ad ogni cliente lo scambio del proprio posto.
Uno spazio cliente mantiene insieme le richieste, i documenti inviati e i risultati condivisi, in modo che ogni pezzo di lavoro rimanga connesso alla persona o al progetto giusto.
Organizza i tuoi record · Raccogli ciò che manca · Condividi con uno scopo
Uno spazio cliente
Un impegno, un contesto.
Richieste in arrivo
Documenti giustificativi
Risultati condivisi
Mantieni separati i clienti e gli impegni non correlati, anche quando hanno bisogno di tipi di documenti simili.
I DETTAGLI CHE LO RENDONNO UTILE
Mantieni l'impegno connesso.
Separare il lavoro non correlato
Crea uno spazio per ogni cliente, impegno o progetto. Organizza i documenti e le richieste pertinenti all'interno di tale spazio.
Utilizzare un nome di cliente o di incarico che lo staff possa riconoscere e mantenere il lavoro correlato in quel contesto. Uno spazio separato aiuta a spiegare quale richiesta, invio e risultato appartengono insieme.
Ritiro e restituzione dei documenti
Richiedi file di supporto, esamina le presentazioni e condividi rapporti o accordi completati attraverso lo stesso scambio organizzato.
Il lavoro sui documenti avviene in entrambe le direzioni. Raccogli il materiale di origine di cui hai bisogno, controllalo, quindi condividi il risultato con il destinatario che ne ha bisogno. Mantenere il contesto insieme rende la sequenza più facile da seguire.
Aiuta i clienti a capire il passo successivo
Una chiara lista di controllo mostra cosa inviare. I messaggi di revisione spiegano cosa deve essere corretto. Lo spazio di lavoro fornisce un contesto utile per lo scambio.
Buone istruzioni sono importanti tanto quanto un posto dove caricare. Un elenco di controllo descrive l'azione successiva e un messaggio di revisione spiega la modifica quando qualcosa deve essere reinviato.
Mantenere l'accesso appropriato
Condividi solo il materiale rilevante per un destinatario. Rivedere il personale e l'accesso esterno quando un progetto cambia o termina.
Il contesto client è anche un confine di accesso. Rivedere il materiale selezionato per un invito esterno e il personale che deve lavorare sull'impegno. Rivedi queste decisioni man mano che il progetto si sviluppa.
Un esempio di consulenza
Un consulente raccoglie i documenti di base, condivide una bozza di report e fornisce una versione finale dopo la revisione. Ogni impegno ha il suo spazio.
Una bozza di relazione e una relazione completata hanno scopi diversi. Dare al destinatario un contesto sufficiente per riconoscere la versione che sta ricevendo e l'azione che ci si aspetta da lui.
Un esempio contabile
Un commercialista utilizza uno spazio cliente separato per le dichiarazioni, i record di supporto e i report completati, riducendo la confusione tra i clienti.
Separare i client anche quando i tipi di documento sono simili. Un'etichetta di periodo di reporting è utile all'interno di uno spazio client, ma non dovrebbe sostituire il contesto client stesso.
LAVORO DOCUMENTALE, CON LE PERSONE IN MENTE
Il contesto appartiene ai documenti.
Uno spazio cliente dà a un impegno una casa riconoscibile. Richieste, informazioni di base e risultati condivisi sono più facili da seguire quando rimangono connessi al lavoro che supportano.
Un client potrebbe aver bisogno solo di un invito per fornire un set di record o ricevere un risultato. Questo accesso è diverso da quello del personale che lavora in tutto l'impegno.
Rivedere l'area di lavoro quando un progetto cambia. Una nuova fase di lavoro è un punto utile per controllare sia i documenti correnti che le persone che hanno ancora bisogno di accedervi.
RichiesteUNO SPAZIO DI LAVORO CON UN CONTESTO UTILE
Mantieni l'impegno visibile dalla raccolta al risultato.
Spazi client separati forniscono il contesto per i record in entrata e i risultati condivisi. Una proposta, il documento di origine e il rapporto finale appartengono al lavoro che supportano.
Esaminare le persone che hanno ancora bisogno di accesso quando il coinvolgimento cambia. La partecipazione all'area di lavoro del personale e l'invito al documento di un destinatario sono tipi diversi di accesso.
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