Come funziona SECURINOS
Da un file sparso a uno spazio di lavoro chiaro.
Securinos dà ai documenti un luogo, uno scopo e un modo controllato per raggiungere le persone che ne hanno bisogno.
Organizza i tuoi record · Raccogli ciò che manca · Condividi con uno scopo
Dall'invito alla recensione
Una sequenza che le persone possono seguire.
Preparare la richiesta
Ricevi i file
Rivedere ogni elemento
Una spiegazione chiara di ciò che è necessario rende più facile l’azione successiva del destinatario.
I DETTAGLI CHE LO RENDONNO UTILE
Sei passi, pensando alle persone.
Scegli il tuo spazio di lavoro
Scegli Personale per i tuoi record, Professionale per il lavoro dei clienti o Team per l'accesso condiviso del personale. Crea il tuo spazio di lavoro e controlla i dettagli del piano.
Inizia con il contesto in cui utilizzerai i documenti. Una collezione domestica e uno scambio di clienti professionali hanno bisogno di strutture diverse. Rivedere prima il tuo scopo ti aiuta a scegliere cartelle e un abbonamento che abbiano senso insieme.
Aggiungere e organizzare i documenti
Carica un file supportato, assegnagli un nome riconoscibile e posizionalo nella cartella appropriata. Aggiungere tag per rendere i record correlati più facili da trovare.
Un nome riconoscibile e una cartella ragionevole fanno gran parte del lavoro di organizzazione. Utilizzare i tag in modo coerente per i record correlati. Si dovrebbe essere in grado di distinguere un criterio corrente da una corrispondenza di supporto senza fare affidamento sulla memoria.
Richiedi quello che manca
Per uno scambio con un cliente, crea una lista di controllo dei documenti e condividi un invito al caricamento. Il destinatario lo apre in un browser e invia i file richiesti.
Pensa alla persona che riceve la richiesta. Assegna un nome a ciascun elemento, identifica il periodo che dovrebbe coprire e spiega qualsiasi requisito ovvio, come una scansione completa leggibile. Questo dà loro una chiara azione successiva.
Rivedere la presentazione
Contrassegna ogni elemento richiesto come Mancante, Inviato o Accettato. Richiedi una sostituzione con un motivo quando un documento ha bisogno di correzione.
Controllare il documento stesso prima di accettarlo. Un nome di file non può indicare se una pagina è mancante o se è stato fornito il periodo di riferimento errato. Spiega la correzione quando restituisci un articolo in modo che il destinatario sappia cosa sostituire.
Condividi i file giusti
Scegli i documenti o le cartelle da condividere, imposta i controlli di accesso e invia il link attraverso il canale che già usi.
Prima di inviare un link, controllare insieme i file selezionati e le condizioni di accesso. Lo scopo di una condivisione, la sua durata e la possibilità di scaricare dovrebbero tutti supportare lo stesso scambio.
Mantenere l'area di lavoro aggiornata
Aggiungere una versione sostitutiva, rivedere l'attività, aggiornare l'accesso e utilizzare promemoria per i documenti sensibili al tempo. Conserva le copie di cui hai bisogno al di fuori del servizio sotto il tuo controllo.
Il lavoro sui documenti continua dopo il primo caricamento. Controllare la versione corrente, le date rilevanti e l'accesso quando le circostanze cambiano. Un progetto finito è un punto utile per rivedere i collegamenti e le autorizzazioni che rimangono aperte.
LAVORO DOCUMENTALE, CON LE PERSONE IN MENTE
La preparazione rende lo scambio più facile.
Prima di richiedere i file, decidi di cosa hai bisogno e che aspetto dovrebbe avere una presentazione utile. Il destinatario dovrebbe essere in grado di capire la lista di controllo senza sapere come organizzi il tuo spazio di lavoro.
Quando il materiale arriva, controllalo prima di accettarlo. Un chiaro motivo per una sostituzione aiuta il mittente a correggere il problema e a mantenere lo scambio in movimento.
Una volta completato il lavoro, rivedere i documenti, le date e gli accessi che rimangono. Mantenere l'area di lavoro aggiornata è parte del processo, piuttosto che un'attività di pulizia separata.
Archivio protettoUNO SPAZIO DI LAVORO CON UN CONTESTO UTILE
Inizia con il contesto. Termina con un chiaro passo successivo.
Il primo caricamento è solo una fase del lavoro sul documento. Decidere dove appartiene il record, come appare una presentazione utile e quale persona ha bisogno del materiale risultante.
Una volta completata la revisione, aggiorna l'accesso, le date e le versioni correnti, se necessario. Mantenere copie indipendenti importanti accanto alle proprie responsabilità di archiviazione.
Richieste
SECURINOS, UN PRODOTTO WILLFRED
Inizia con il flusso di lavoro adatto ai tuoi record.
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