SECURINOS · Cassaforte
Un posto per i tuoi documenti importanti.
Conserva i documenti a cui ritorni in un'area di lavoro privata organizzata, invece di affidarti a una raccolta di allegati e download non correlati.
Organizza i tuoi record · Raccogli ciò che manca · Condividi con uno scopo
Una cartella di proprietà
Nomi che ti aiutano a trovarlo.
Politica · periodo corrente
Corrispondenza di rinnovo
Certificato di supporto
Utilizzare nomi di file e tag in modo coerente. Mantenere i record correlati insieme senza confondere il documento corrente.
I DETTAGLI CHE LO RENDONNO UTILE
Organizzazione che segue i tuoi record.
Organizzali in base a come li usi
Creare cartelle per Personale, Proprietà, Assicurazioni o Business, o organizzare i record per cliente e progetto. Scegli dei nomi che abbiano un senso per te.
Una struttura di cartelle semplice è più facile da mantenere di una struttura elaborata. Inizia con le categorie generali che già conosci, quindi usa una cartella cliente, proprietà o progetto quando la raccolta ha bisogno di un contesto specifico.
Trova il disco giusto
Utilizzare nomi di file e tag per individuare un documento. Etichetta i record correlati in modo coerente in modo che una polizza, una lettera di rinnovo e un certificato di supporto siano facili da trovare insieme.
Scegliere nomi di file che distinguano un record da un altro e applicare i tag in modo coerente. La ricerca dei nomi dei file e dei tag è un modo per restringere la raccolta; è diverso dalla ricerca delle parole all'interno di un documento.
Mantieni un contesto utile
Utilizzare un nome chiaro del documento e le informazioni di scadenza pertinenti. Un record ben etichettato consente di distinguere il documento corrente da una copia precedente.
Il contesto è importante quando diversi documenti sembrano simili. Un titolo, un periodo e una data pertinente aiutano a spiegare perché un record esiste e se è quello di cui hai bisogno ora.
Un esempio personale
Mantenere un contratto di proprietà, polizza assicurativa e certificati di riparazione in una cartella di proprietà. Quando qualcuno ha bisogno di un certificato, condividere quel documento anziché l'intera cartella.
L'unità utile di condivisione è spesso un record specifico. Mantenere una collezione di proprietà insieme non significa che ogni destinatario abbia bisogno della polizza assicurativa, dell'accordo e dei certificati allo stesso tempo.
Conserva le tue copie importanti
Mantenere le copie necessarie per i record formali o il backup a lungo termine. Esaminare le informazioni di archiviazione, conservazione e recupero per il piano selezionato.
Il tuo vault supporta l'organizzazione quotidiana. Mantenere le copie necessarie per i record formali o il backup sotto il proprio controllo e considerare le regole di archiviazione e conservazione del piano quando si gestisce la raccolta.
LAVORO DOCUMENTALE, CON LE PERSONE IN MENTE
Costruisci una collezione a cui puoi tornare.
Un vault diventa più utile man mano che le sue convenzioni di denominazione e cartelle diventano familiari. Utilizza la stessa logica per record simili e mantieni una proprietà, un cliente o un progetto insieme quando il contesto è importante.
Non è necessario condividere un'intera raccolta per renderla utile. Una cartella ben organizzata può aiutarti a trovare il certificato o il criterio di cui un'altra persona ha bisogno.
Rivedere le date e le versioni quando i documenti vengono sostituiti. Conservare copie indipendenti in caso di necessità di documenti formali o di backup oltre l'uso quotidiano dell'area di lavoro.
VersioniUNO SPAZIO DI LAVORO CON UN CONTESTO UTILE
Una raccolta organizzata deve rimanere comprensibile.
Mantenere nomi e tag coerenti man mano che i record si accumulano. Una categoria familiare di proprietà, progetto o famiglia può essere più utile di un nuovo schema di denominazione per ogni caricamento.
Quando un record cambia, esaminare la versione corrente e il contesto della data. Tenere il materiale specifico di cui un'altra persona ha bisogno facile da identificare senza aprire l'intera collezione a loro.
Promemoria
SECURINOS, UN PRODOTTO WILLFRED
Rendere il record successivo più facile da trovare.
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