SECURINOS · Contatti
Chiedi una volta. Vedi cosa manca ancora.
Trasforma un elenco di documenti richiesti in un processo di raccolta chiaro per te e per la persona che li invia.
Organizza i tuoi record · Raccogli ciò che manca · Condividi con uno scopo
La checklist di revisione
La sottomissione è un passo, non una decisione.
Mancante
Inviato
Accettato
Accettato riflette la tua recensione del record. Spiega cosa deve essere corretto quando chiedi una sostituzione.
I DETTAGLI CHE LO RENDONNO UTILE
Un'utile checklist rende il lavoro visibile.
Creare una lista di controllo utile
Indica i documenti di cui hai bisogno e spiega come si presenta una presentazione accettabile. Mantieni le richieste abbastanza specifiche da permettere al destinatario di agire senza indovinare.
Una richiesta utile dice al mittente cosa fornire e perché. Specificare il record o il periodo e descrivere una presentazione accettabile in linguaggio semplice. Un'istruzione chiara riduce gli avanti e indietro evitabili.
Fornire al destinatario un collegamento al browser
Il cliente apre un invito di caricamento e invia i documenti richiesti senza installare un'applicazione. Non hanno bisogno di acquistare un abbonamento.
Invia l’invito attraverso il canale di comunicazione che già utilizzi. Il percorso di caricamento tramite browser consente al destinatario di rispondere alla richiesta di documento senza acquistare un abbonamento per il personale.
Traccia ogni articolo
Mancante significa che non è disponibile alcuna presentazione accettabile. Inviato significa che il file è in attesa di revisione. Accettato significa che ha superato la tua recensione.
Utilizzare i tre stati per comprendere il lavoro rimanente. Mancante identifica un elemento in sospeso, Inviato identifica il materiale da controllare e Accettato registra il risultato della revisione.
Richiedi una sostituzione
Se una scansione è illeggibile o manca una pagina, spiega il problema e chiedi un file corretto. L’accettazione rimane una decisione del revisore.
Essere specifici quando si chiede una presentazione corretta. Segnala una scansione illeggibile, una pagina mancante o un periodo errato piuttosto che semplicemente dire che il documento è stato rifiutato.
Seguire chiaramente
Utilizzare promemoria per gli elementi in sospeso e mantenere la richiesta nel suo spazio cliente. I promemoria dovrebbero spiegare ciò che è ancora necessario.
Un follow-up è più utile quando nomina l'elemento in sospeso. Mantenetelo collegato alla checklist in modo che il destinatario possa capire cosa rimane piuttosto che ricostruire la richiesta da diversi messaggi.
Un esempio contabile
Richiedi un estratto conto bancario, fatture e ricevute per un periodo di riferimento. Accettare i file completi e restituire la dichiarazione per una scansione più chiara.
Esaminare ogni record in base allo scopo della raccolta. Una serie completa di fatture non compensa un estratto conto bancario che non può essere letto; ogni elemento ha bisogno di una propria decisione.
LAVORO DOCUMENTALE, CON LE PERSONE IN MENTE
Fai in modo che l'azione successiva sia chiara al mittente.
Una richiesta di documento funziona meglio quando la lista di controllo è specifica. Identificare il record, il periodo rilevante e il requisito in modo che un destinatario possa agire con fiducia.
Una presentazione illeggibile o incompleta richiede una spiegazione. Un motivo legato alla voce è più utile di un follow-up generale che chiede nuovamente i documenti.
Mantenere la raccolta separata dalla revisione. I record inviati devono ancora essere controllati; i record accettati riflettono la tua decisione sul fatto che il materiale soddisfi la richiesta.
ClientiUNO SPAZIO DI LAVORO CON UN CONTESTO UTILE
Una richiesta utile rende anche la recensione più chiara.
Il mittente ha bisogno di una lista di controllo specifica e il revisore ha bisogno di un risultato comprensibile. Mantenere lo stato di ogni elemento connesso al record effettivo che è stato fornito.
Quando è necessaria una sostituzione, spiegare il problema. Pagine mancanti, una scansione illeggibile e il periodo sbagliato sono correzioni diverse, e un messaggio utile dovrebbe rendere chiara questa distinzione.
Promemoria
SECURINOS, UN PRODOTTO WILLFRED
Dare alla richiesta successiva un percorso chiaro.
Esplora il flusso di lavoro dei documenti e scegli il pacchetto adatto alle persone che eseguono il lavoro.