保险续保
当前和以前的记录保持连接。
以前的政策
更换政策
当前记录
在共享更新后的文档之前,查看日期和版本信息。
让它有用的细节
在不失去上下文的情况下进行更改。
添加替换版本
在现有记录下上传修订后的文档,以便当前文件和之前的版本保持连接。
将替换与现有文档记录连接,而不是将每个修订版作为不相关的上传。 这使得当前和以前的材料之间的关系可以理解。
确定什么是当前
使用清晰的文件名和版本信息。 当有人检查协议、证书或报告时,正确的版本很重要。
收件人需要知道一份文件是草稿、延期还是已完成的记录。 在准备共享以及组织库时使用清晰的版本上下文。
返回到之前的记录
保留的版本有助于解释文档是如何更改的。 可用性取决于服务的版本保留限制。
较早的版本可以帮助解释更改,但其可用性受保留制约。 保持历史记录之外所需的重要记录在您自己的控制之下。
有意识地分享修订版本
在共享之前查看文档版本和访问设置。 确保收件人知道他们收到的是草稿还是最终文件。
在共享之前,请检查预期版本和收件人的访问权限。 不要仅仅依靠文件名来确定一个文件是否是商定的最终记录。
一个实例
保险单续保后，将新保单保留为当前版本，并留存旧保单供参考。
续保后的保单应易于与旧期间区分。将相关日期背景保留在文档旁，并在更换后检查相关提醒。
了解边界
保留版本不同于在线编辑文档或维护正式的法律档案。 根据自己的责任保留必要的记录。
版本历史记录有助于组织对记录的更改。 这并不意味着该服务会编辑您的文档内容或为您履行正式的存档义务。
以人为本的文件工作
替换不应失去其背景。
更新、修订和更正文件都可以创建一个重要记录的多个副本。 保持这些副本之间的连接有助于解释哪一个是当前的。
使用日期和版本信息来支持清晰的命名。 分享时,请说明材料是供讨论、审查还是用作最终记录。
保留的版本有限制。 将其他职责所需的记录分开保存,并在管理工作空间时检查适用的保留期限。
文档保险库具有有用上下文的工作空间
当前文件应该容易区分。
续展与其早期记录之间的关系很重要。 保留有用的文件名、日期上下文和版本信息,以便替换不会丢失其历史记录。
在共享之前,确认要共享的记录,并解释它是草稿还是已完成的文档。 保留的版本支持组织;所需的正式副本仍然是您的责任。
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