发送链接之前
交换有一个边界。
检查选择
选择访问条件
审查谁需要它
撤销将停止未来的服务访问。 下载或拍摄的副本仍然不受这种控制。
让它有用的细节
在链接之前。 在交换期间。 之后。
选择文稿或文件夹
为特定请求共享一个文件或为更广泛的项目共享一个文件夹。 在发送邀请之前审查所选材料。
选择是第一个访问决定。 在共享文件夹本身之前检查文件夹的内容,如果收件人只需要一个文档,则优先选择单个文档。
设置访问条件
使用过期和密码保护。 选择收件人是否可以查看材料或下载副本。 如果提供了经过验证的收件人访问权限,请在确认收件人事项时使用该权限。
根据交换的目的选择查看或下载。 考虑这些权限的持续时间和密码。 查看您正在创建的特定共享的可用控件。
交换结束时停止访问
当收件人不再需要时撤销链接。 撤销会停止未来的服务访问;它无法检索已经下载的副本。
当讨论或互动结束时,关闭链接非常有用。 它改变了未来通过服务的访问;服务之外的副本仍然是接收者控制下的单独记录。
了解历史意味着什么
查看记录的访问事件。 打开的链接并不能证明某人阅读或理解了文档,匿名访问也不能验证身份。
将活动历史视为已记录事件的信息。访问事件可能帮助您了解一次文件交流，但不能证明某个人理解或同意文件的内容。
一个商业实例
顾问通过限时链接发送提案。讨论结束后撤销链接，再通过新的受控交流发送商定合同。
将提案和商定的文件明确分开。 对商定的合同进行新的交换有助于接收者区分最终材料和早先的讨论。
以人为本的文件工作
链接是一种有目的的邀请。
分享应该解释接收者正在接收哪些材料以及为什么。 选择一个文件、其访问条件和预期的收件人都是同一决定的一部分。
对于有明确结束的讨论来说,有时间限制的交流是有用的。 之后撤销链接将关闭未来的服务访问,同时将任何已经保留在边界之外的副本保留下来。
对于工作的新阶段,审查选择并创建适当的交换,而不是假设早期的链接仍然适合该任务。
安全具有有用上下文的工作空间
服务访问和收件人的副本有不同的边界。
检查收件人可以访问哪些内容,交换应该保持打开多长时间,以及下载是否符合目的。 这些条件与文件选择相关。
关闭链接会改变未来的服务访问。 它不会检索已经下载或拍摄的材料,记录的访问事件不会确立阅读或同意。
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