SECURINOS · 如何工作
从分散的文件到清晰的工作空间。
Securinos 为文档提供了一个位置、一个目的和一种可控的方式,以便将文档传递给需要它们的人。
整理您的记录 · 收集缺失的信息 · 有目的地分享
从邀请到审查
一个人们可以遵循的序列。
准备请求
接收文件
审查每个项目
对所需内容的明确解释使接收者的下一步行动变得更加容易。
让它有用的细节
六步,以人为本。
选择您的工作空间
选择个人用于您自己的记录,专业用于客户工作,或团队共享员工访问权限。 创建您的工作空间并查看计划详细信息。
从您将在其中使用文档的上下文开始。 家庭收集和专业客户交换需要不同的结构。 首先查看您的目的,有助于您选择合理的文件夹和订阅。
添加和整理文稿
上传一个支持的文件,给它一个可识别的名称,并将其放置在正确的文件夹中。 添加标签,使相关记录更容易找到。
清晰的文件名和合理的文件夹能完成大部分整理工作。为相关记录使用一致的标签。您应当无需依赖记忆，就能分辨当前保单与相关往来函件。
请求什么是缺失的
对于客户交流,创建文档清单并共享上传邀请。 收件人在浏览器中打开它并提交所请求的文件。
想想接受请求的人。 给每个项目命名,确定它应涵盖的时期,并解释任何明显的要求,如完整的可读扫描。 这给了他们一个明确的下一步行动。
审查提交的材料
将每个请求的项目标记为缺失、提交或接受。 当文档需要更正时,请求更换并说明理由。
在接受文档之前,请先查看文档本身。 文件名不能告诉您是否缺少某个页面或是否提供了错误的报告期。 在退回物品时解释更正,以便收件人知道要更换什么。
共享正确的文件
选择要共享的文档或文件夹,设置访问控制,并通过已使用的渠道发送链接。
在发送链接之前,请一起查看所选文件和访问条件。 共享的目的、持续时间和下载能力都应支持相同的交换。
保持工作空间最新
添加替换版本,审查活动,更新访问权限,并使用提醒时间敏感的论文。 将您需要的服务外部副本保留在您自己的控制之下。
文档工作在第一次上传后继续进行。 在情况发生变化时,请检查当前版本、相关日期和访问权限。 完成的项目是查看仍然开放的链接和权限的有用点。
以人为本的文件工作
准备使交流变得更加容易。
在请求文件之前,确定您需要什么以及有用的提交内容应该是什么样子。 收件人应该能够理解清单,而无需知道您如何组织自己的工作空间。
当材料到达时,在接受之前审查它。 更换的明确理由有助于发件人纠正问题并保持交换运行。
工作完成后,查看剩余的文档、日期和访问权限。 保持工作区的最新状态是该流程的一部分,而不是单独的清理任务。
文档保险库具有有用上下文的工作空间
从上下文开始。 用一个明确的下一步完成。
第一次上传只是文档工作的一个阶段。 决定记录属于哪里,一个有用的提交看起来像什么,以及谁需要由此产生的材料。
审查完成后,根据需要更新访问权限、日期和当前版本。 保持重要的独立副本与您自己的记录保存责任.
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