SECURINOS · Версії
Чітко позначайте поточний файл.
Документи змінюються. Історія версій допомагає відрізнити нову версію від попередньої.
Організуйте ваші записи · Збирайте те, чого не вистачає · Спільно використовуйте
Продовження страхування.
Поточні і попередні записи залишаються з’єднаними.
Попередній поліс
Новий поліс на заміну
Поточний запис
Переглянути дати і інформацію про версію перед спільним використанням оновленого документа.
ДЕТАЛІ, ЩО РОБЛЯТЬ ЦЕ КОРИСНИМ
Вносити зміни без втрати контексту.
Додати версію заміни
Вивантажити переглянутий документ під існуючим записом, щоб поточний файл і попередні версії залишалися пов’язаними.
Зв’язати заміну з існуючим записом документа, замість розглядання кожної редагування як не пов’язаного вивантаження. Це зберігає зв’язок між поточним і попереднім матеріалом зрозумілим.
Встановити, що є поточним
Використовувати чіткі назви файлів і інформацію про версію. Правильна версія має значення, коли хтось перевіряє угоду, сертифікат або звіт.
Отримувач повинен знати, чи є документ чернетом, поновленням або завершеним записом. Використовувати чистий контекст версії під час підготовки спільного ресурсу, а також під час впорядкування сховища.
Повернутися до попереднього запису
Збережені версії допомагають пояснити, яким чином змінювався документ. Доступність залежить від обмежень зберігання версії служби.
Раніше версія може допомогти пояснити зміну, але її доступність регулюється зберіганням. Тримайте важливі записи, необхідні поза цією історією, під власним контролем.
Спільно використовувати редагування навмисно
Переглянути версію документа і параметри доступу до спільного використання. Переконайтеся, що адресати знають, чи отримують вони чернетку, чи остаточний файл.
Перед тим, як розпочати спільний доступ, перевірте версію файла і права доступу отримувача. Не покладайтеся лише на назву файла для передачі інформації про те, чи є файл остаточним записом.
Практичний приклад
Страховий поліс відновлюється. Зберегти нове правило як поточну версію і зберегти попереднє правило для посилання.
Відновлену політику має бути легко відрізнити від періоду, який вона замінює. Зберігати у документі контекст корисної дати і переглядати всі пов’язані нагадування після заміни.
Знай межу
Зберігання версій відрізняється від редагування документів у мережі або зберігання офіційного юридичного архіву. Зберігайте необхідні записи відповідно до своїх обов’язків.
Історія версій допомагає впорядковувати зміни до записів. Це не означає, що служба редагує вміст ваших документів або виконує офіційні зобов’язання щодо архівування.
ДОКУМЕНТАЦІЙНА РОБОТА, З УМОМ НА ЛЮДЕЙ
Заміна не повинна втрачати свого контексту.
Відновлення, перегляди і виправлення файлів можуть створити декілька копій важливого запису. Збереження зв’язку між цими копіями допомагає пояснити, яка з них є поточною.
Використовувати дати і інформацію про версію для підтримки чіткого присвоєння назв. Під час спільного використання поясніть, чи слід використовувати матеріал для обговорення, перегляду або як остаточний запис.
Збережені версії мають обмеження. Зберігайте записи, які вам потрібні для виконання інших обов’язків, окремо і перевіряйте відповідний термін зберігання під час керування вашим робочим простором.
СховищеРОБОЧИЙ ПРОСТОР З КОРИСНИМ КОНТЕКСТОМ
Поточний файл має бути легко розпізнаним.
Відношення між відновленням і його попереднім записом має значення. Зберігати корисні назви файлів, контекст дати і відомості про версію, щоб заміна не призвела до втрати історії.
Перед тим, як розпочати спільний доступ до запису, підтвердіть його і поясніть, чи йдеться про чернетку, чи про завершений документ. Організація підтримки збережених версій; необхідні офіційні копії залишаються вашою відповідальністю.
Спільний доступ
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Знаєте, з яким записом ви працюєте.
Досліджуйте потоки роботи з документами і обирайте пакунок, який підходить для людей, які виконують цю роботу.