Запити SECURINOS
Спроси раз. Подивіться, що ще відсутнє.
Перетворює список потрібних документів у чіткий процес збирання для вас і для особи, яка їх надсилає.
Організуйте ваші записи · Збирайте те, чого не вистачає · Спільно використовуйте
Контрольний список перегляду
Надсилання — це крок, а не рішення.
Відсутній
Надіслано
Прийнято
Прийнято відображає вашу оцінку запису. Поясніть, що потрібно виправити, коли ви просите про заміну.
ДЕТАЛІ, ЩО РОБЛЯТЬ ЦЕ КОРИСНИМ
Корисний контрольний список робить роботу видимою.
Створити корисний контрольний список
Назвіть документи, які вам потрібні, і поясніть, як виглядає прийнятний документ. Зберігати запити достатньо конкретними, щоб отримувач міг діяти без вгадування.
Корисний запит повідомляє відправнику, що надати і чому. Вкажіть запис або період часу і описайте прийнятну подачу простою мовою. Ясна інструкція зменшує небезпеку поворотів туди-назад.
Надати адресату посилання на переглядач
Клієнт відкриває запрошення на вивантаження і надсилає запитані документи без встановлення програми. Їм не потрібно купувати підписку.
Надіслати запрошення за допомогою каналу зв’язку, який ви вже використовуєте. Шлях вивантаження за допомогою переглядача дозволяє отримувачеві відповідати на запит документа без придбання підписки для співробітників.
Відстежувати кожен елемент
Відсутність означає, що не знайдено прийнятних даних для передачі. « Надіслано » означає, що файл очікує перегляду. Прийнято означає, що він пройшов ваш перегляд.
Скористайтеся трьома станами, щоб зрозуміти, що ще залишилося зробити. Відсутній позначає незавершений елемент, Надіслано позначає матеріал, який слід перевірити, а Прийнято записує результат вашого перегляду.
Запитати заміну
Якщо результат сканування неможливо прочитати або відсутня сторінка, поясніть причину проблеми і запитайте про виправлений файл. Прийняття залишається рішенням рецензента.
Будьте конкретними, коли запитуєте про виправлення. Вказувати на нечитальне сканування, відсутню сторінку або неправильну крапку замість простого повідомлення про те, що документ було відхилено.
Ясно продовжувати
Використовувати нагадування для незавершених елементів і зберігати запит у просторі клієнта. Нагадування повинні пояснювати, що ще потрібно.
Підтвердження буде більш корисним, якщо у ньому буде вказано назву незавершеного елемента. Зберігайте його пов’язаним з контрольним списком, щоб адресат міг зрозуміти, що залишилося, замість того, щоб відтворювати запит з декількох повідомлень.
Приклад обліку
Запит банківської виписки, рахунків-фактур і квитанцій за період звітування. Приймати повні файли і повертати команду для більш чіткого сканування.
Перегляньте кожен запис з точки зору призначення збірки. Повний набір рахунків- фактур не компенсує банківську виписку, яку неможливо прочитати; кожен елемент потребує власного рішення.
ДОКУМЕНТАЦІЙНА РОБОТА, З УМОМ НА ЛЮДЕЙ
Зробити наступну дію зрозумілою для відправника.
Запит документа працює найкраще, якщо контрольний список є конкретним. Визначте запис, відповідний період і вимоги, щоб отримувач міг діяти з впевненістю.
Нечитане або неповне надсилання потребує пояснення. Причина, пов’язана з елементом, є більш корисною, ніж загальне продовження, яке знову запитує про документи.
Зберігати збірку окремо від перегляду. Надіслані записи все ще потребують перевірки; прийняті записи відображають ваше власне рішення про те, чи відповідає матеріал вимогам запиту.
КлієнтиРОБОЧИЙ ПРОСТОР З КОРИСНИМ КОНТЕКСТОМ
Корисний запит також робить перегляд більш зрозумілим.
Відправнику потрібен певний контрольний список, а переглядачеві потрібен зрозумілий результат. Зберігати стан кожного елемента, пов’язаного з фактичним записом, який було надано.
Коли потрібна заміна, поясніть причину. Відсутні сторінки, нечитабельне сканування і неправильний період — це різні виправлення, і корисне повідомлення має показувати цю різницю.
Нагадування
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Надати наступному запитові вільний шлях уперед.
Досліджуйте потоки роботи з документами і обирайте пакунок, який підходить для людей, які виконують цю роботу.