SECURINOS · Як це працює
Від розрізнених файлів до впорядкованого простору.
Securinos дає документам місце, мету і контрольований спосіб дістатися до людей, які їх потребують.
Організуйте ваші записи · Збирайте те, чого не вистачає · Спільно використовуйте
Від запрошення до перегляду
Послідовність, за якою люди можуть слідувати.
Підготувати запит
Отримати файли
Переглянути кожен елемент
Ясне пояснення того, що потрібно, робить наступну дію отримувача простішою.
ДЕТАЛІ, ЩО РОБЛЯТЬ ЦЕ КОРИСНИМ
Шість кроків, з людьми в голові.
Виберіть робочий простір
Виберіть Особистий для ваших власних записів, Професійний для роботи з клієнтами або Команда для спільного доступу до персоналу. Створити ваш робочий простір і переглянути подробиці плану.
Почніть із того, як використовуватимете документи. Домашній колекції та професійному обміну з клієнтами потрібна різна структура. Розуміння мети допомагає обрати папки й відповідну підписку.
Додати та впорядкувати документи
Вивантажити файл, який підтримується, надати йому розпізнавальну назву і помістити його у потрібну теку. Додати мітки, щоб полегшити пошук пов’язаних записів.
Розпізнана назва і відповідна тека виконують більшу частину роботи з організації. Використовувати мітки послідовно для пов’язаних записів. Ви повинні мати змогу визначити, чи підтримує поточне правило кореспонденцію, не покладаючись на пам’ять.
Запитати, чого бракує
Для обміну клієнтами створіть контрольний список документів і поділіться запрошенням на вивантаження. Отримувач відкриває його у переглядачі і надсилає запитані файли.
Подумайте про людину, яка отримує запит. Назвіть кожен елемент, вкажіть період часу, який він має охоплювати, і поясніть будь- які очевидні вимоги, наприклад, повне сканування з можливістю читання. Це дає їм чітку наступну дію.
Переглянути подачу
Позначити кожен запит як Відсутній, Надіслано або Прийнято. Якщо документ потребує виправлення, надішліть запит на заміну з поясненням причини.
Переглянути сам документ перед його прийняттям. Назва файла не дає змоги визначити, чи відсутня сторінка або було вказано неправильний період звіту. Пояснювати виправлення під час повернення елемента, щоб отримувач знав, що замінити.
Спільний доступ до відповідних файлів
Виберіть документи або теки для спільного використання, встановіть параметри керування доступом і надішліть посилання за допомогою каналу, який ви вже використовуєте.
Перед надсиланням посилання перегляньте вибрані файли і умови доступу разом. Ціль спільного ресурсу, його тривалість і можливість звантаження повинні підтримувати один і той самий обмін.
Зберігати поточний робочий простір
Додати версію заміни, переглянути діяльність, оновити права доступу і використовувати нагадування для важливих документів. Зберігайте копії, які вам потрібні, поза службою під вашим власним контролем.
Робота над документом продовжується після першого вивантаження. Перевіряє поточну версію, відповідні дати і доступ, коли змінюються обставини. Завершений проект є корисним місцем для перегляду посилань і прав доступу, які залишилися відкритими.
ДОКУМЕНТАЦІЙНА РОБОТА, З УМОМ НА ЛЮДЕЙ
Підготовка полегшує обмін.
Перед тим, як надсилати запит на файли, визначте, що вам потрібно і як виглядає корисне надсилання. Отримувач повинен мати змогу зрозуміти контрольний список, не знаючи, як ви впорядковуєте свій робочий простір.
Коли матеріал прийде, перегляньте його, перш ніж прийняти. Ясна причина для заміни допомагає відправнику виправити проблему і підтримувати обмін у руху.
Після завершення роботи перегляньте документи, дати і права доступу, які залишилися. Підтримка поточного стану робочого простору є частиною процесу, а не окремим завданням очищення.
СховищеРОБОЧИЙ ПРОСТОР З КОРИСНИМ КОНТЕКСТОМ
Почніть з контексту. Завершити з ясним наступним кроком.
Перше вивантаження є лише одним з етапів роботи над документом. Визначте, куди належить запис, як виглядає корисне надсилання і якій особі потрібні отримані матеріали.
Після завершення перегляду, оновіть доступ, дати і поточні версії, якщо це потрібно. Зберігайте важливі незалежні копії разом з вашими обов’язками з ведення обліку.
Запити
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Почати з потоку робіт, який відповідає вашим записам.
Досліджуйте потоки роботи з документами і обирайте пакунок, який підходить для людей, які виконують цю роботу.