SECURINOS · Wersje
Zachowaj bieżący plik czysty.
Dokumenty się zmieniają. Historia wersji pomaga odróżnić zastąpienie od rekordu, który go poprzedził.
Organizuj swoje zapisy · Zbierz to, czego brakuje · Dziel się z przeznaczeniem
Odnowienie ubezpieczenia
Bieżące i wcześniejsze rekordy pozostają połączone.
Poprzednia polityka
Polityka wymiany
Aktualny rekord
Przejrzyj daty i informacje o wersji przed udostępnieniem odnowionego dokumentu.
SZCZEGÓŁY, KTÓRE SPRAWIAJĄ, ŻE JEST PRZYDATNY
Dokonaj zmiany bez utraty kontekstu.
Dodaj wersję zastępczą
Przekaż zmieniony dokument pod istniejącym rekordem, aby bieżący plik i wcześniejsze wersje pozostały połączone.
Połącz zastąpienie z istniejącym rekordem dokumentu, zamiast traktować każdą wersję jako niepowiązane przesłanie. Dzięki temu relacja między aktualnym a wcześniejszym materiałem jest zrozumiała.
Zidentyfikuj, co jest aktualne
Używaj jasnych nazw plików i informacji o wersji. Właściwa wersja ma znaczenie, gdy ktoś sprawdza umowę, certyfikat lub raport.
Odbiorca musi wiedzieć, czy dokument jest wersją roboczą, odnowieniem czy rekordem ukończonym. Używaj jasnego kontekstu wersji podczas przygotowywania udziału, a także podczas organizowania przechowalni.
Powrót do poprzedniego rekordu
Zachowane wersje pomagają wyjaśnić, jak zmienił się dokument. Dostępność zależy od limitów przechowywania wersji usługi.
Wcześniejsza wersja może pomóc w wyjaśnieniu zmiany, ale jej dostępność jest regulowana przez przechowywanie. Przechowuj ważne zapisy wymagane poza tą historią pod własną kontrolą.
Udostępnianie wersji celowo
Przed udostępnieniem sprawdź wersję dokumentu i ustawienia dostępu. Upewnij się, że odbiorcy wiedzą, czy otrzymują wersję roboczą, czy ostateczny plik.
Przed udostępnieniem sprawdź zamierzoną wersję i dostęp odbiorcy. Nie należy polegać wyłącznie na nazwie pliku, aby określić, czy plik jest uzgodnionym ostatecznym rekordem.
Praktyczny przykład
Polityka ubezpieczeniowa jest odnawiana. Zachowaj nową politykę jako bieżącą wersję i zachowaj poprzednią jako odniesienie.
Odnowiona polityka powinna być łatwa do odróżnienia od okresu, który zastępuje. Zachowaj przydatny kontekst daty z dokumentem i przejrzyj wszelkie powiązane przypomnienia po zastąpieniu.
Poznaj granicę
Przechowywanie wersji różni się od edytowania dokumentów w trybie online lub prowadzenia formalnego archiwum prawnego. Przechowywać wymagane zapisy zgodnie z własnymi obowiązkami.
Historia wersji pomaga organizować zmiany w rekordach. Nie oznacza to, że usługa edytuje treść Twoich dokumentów lub spełnia dla Ciebie formalny obowiązek archiwizacji.
PRACUJEMY Z DOKUMENTAMI, MAJĄC NA UWADZE LUDZI
Zastąpienie nie powinno tracić swojego kontekstu.
Odnowienia, poprawki i poprawione pliki mogą tworzyć więcej niż jedną kopię ważnego rekordu. Zachowanie połączenia między tymi kopiami pomaga wyjaśnić, która z nich jest aktualna.
Użyj dat i informacji o wersji, aby wspierać jasne nazewnictwo. Podczas udostępniania wyjaśnij, czy materiał jest przeznaczony do dyskusji, przeglądu czy użycia jako ostateczny zapis.
Zatrzymane wersje mają ograniczenia. Przechowuj oddzielnie rekordy potrzebne do innych obowiązków i sprawdź odpowiedni okres przechowywania podczas zarządzania obszarem roboczym.
SejfPRZESTRZEŃ PRACY Z PRZYDATNYM KONTEKSTEM
Bieżący plik powinien być łatwy do odróżnienia.
Relacja między odnowieniem a jego wcześniejszym rekordem ma znaczenie. Zachowaj przydatne nazwy plików, kontekst daty i informacje o wersji, aby zastąpienie nie straciło swojej historii.
Przed udostępnieniem potwierdź zamierzony rekord i wyjaśnij, czy jest to wersja robocza, czy ukończony dokument. Zatrzymane wersje wspierają organizację; wymagane oficjalne kopie pozostają Twoją odpowiedzialnością.
Udostępnianie
SECURINOS, PRODUKT WILLFRED
Dowiedz się, z jakim rekordem pracujesz.
Poznaj obieg dokumentów i wybierz pakiet, który pasuje do osób wykonujących pracę.