SECURINOS · Jak działa
Od rozproszonego pliku do czystego obszaru roboczego.
Securinos nadaje dokumentom miejsce, cel i kontrolowany sposób dotarcia do osób, które ich potrzebują.
Organizuj swoje zapisy · Zbierz to, czego brakuje · Dziel się z przeznaczeniem
Od zaproszenia do recenzji
Sekwencja, którą ludzie mogą podążać.
Przygotuj wniosek
Odbierz pliki
Przejrzyj każdy element
Jasne wyjaśnienie tego, co jest potrzebne, ułatwia odbiorcy następne działanie.
SZCZEGÓŁY, KTÓRE SPRAWIAJĄ, ŻE JEST PRZYDATNY
Sześć kroków, z myślą o ludziach.
Wybierz swoją przestrzeń roboczą
Wybierz Osobisty dla własnych rekordów, Profesjonalny dla pracy z klientami lub Zespół dla wspólnego dostępu personelu. Utwórz obszar roboczy i przejrzyj szczegóły planu.
Zacznij od kontekstu, w którym będziesz korzystać z dokumentów. Zbiórka gospodarstwa domowego i profesjonalna wymiana klientów wymagają różnych struktur. Przejrzenie celu w pierwszej kolejności pomaga wybrać foldery i subskrypcję, które mają sens razem.
Dodawanie i organizowanie dokumentów
Prześlij obsługiwany plik, nadaj mu rozpoznawalną nazwę i umieść go w odpowiednim folderze. Dodaj tagi, aby powiązane rekordy były łatwiejsze do znalezienia.
Rozpoznawalna nazwa i rozsądny folder wykonują dużą część pracy organizacyjnej. Używaj znaczników konsekwentnie dla powiązanych rekordów. Powinieneś być w stanie odróżnić bieżącą politykę od obsługi korespondencji bez polegania na pamięci.
Poproś o to, czego brakuje
W przypadku wymiany z klientem utwórz listę kontrolną dokumentów i udostępnij zaproszenie do przesłania. Odbiorca otwiera go w przeglądarce i przesyła żądane pliki.
Pomyśl o osobie otrzymującej prośbę. Nazwij każdy element, określ okres, który powinien obejmować i wyjaśnij wszelkie oczywiste wymagania, takie jak pełne czytelne skanowanie. To daje im jasne kolejne działanie.
Przejrzyj zgłoszenie
Oznacz każdy żądany element jako Brakujący, Przesłany lub Zaakceptowany. Poproś o wymianę z powodem, gdy dokument wymaga korekty.
Przejrzyj sam dokument przed jego zaakceptowaniem. Nazwa pliku nie może powiedzieć, czy brakuje strony lub podano nieprawidłowy okres raportowania. Wyjaśnij poprawkę przy zwrocie przedmiotu, aby odbiorca wiedział, co należy wymienić.
Udostępnianie odpowiednich plików
Wybierz dokumenty lub folder do udostępnienia, ustaw kontrolę dostępu i wyślij link za pośrednictwem kanału, z którego już korzystasz.
Przed wysłaniem linku, przejrzyj wybrane pliki i warunki dostępu razem. Cel udostępnienia, jego czas trwania i możliwość pobierania powinny wspierać tę samą wymianę.
Utrzymuj przestrzeń roboczą na bieżąco
Dodaj wersję zastępczą, przeglądaj aktywność, aktualizuj dostęp i używaj przypomnień dla dokumentów wymagających szybkiego wykonania. Przechowuj kopie, których potrzebujesz poza usługą pod własną kontrolą.
Praca nad dokumentem jest kontynuowana po pierwszym przesłaniu. Sprawdź aktualną wersję, odpowiednie daty i dostęp, gdy zmienią się okoliczności. Ukończony projekt jest przydatnym punktem do przejrzenia linków i uprawnień, które pozostają otwarte.
PRACUJEMY Z DOKUMENTAMI, MAJĄC NA UWADZE LUDZI
Przygotowanie ułatwia wymianę.
Zanim poprosisz o pliki, zdecyduj, czego potrzebujesz i jak wygląda przydatne zgłoszenie. Odbiorca powinien być w stanie zrozumieć listę kontrolną, nie wiedząc, jak zorganizować własną przestrzeń roboczą.
Po otrzymaniu materiału sprawdź go przed zaakceptowaniem. Jasne uzasadnienie potrzeby zastąpienia dokumentu pomaga nadawcy poprawić problem i kontynuować wymianę.
Po zakończeniu pracy przejrzyj dokumenty, daty i dostęp, które pozostały. Utrzymywanie aktualności obszaru roboczego jest częścią tego procesu, a nie osobnym zadaniem oczyszczania.
SejfPRZESTRZEŃ PRACY Z PRZYDATNYM KONTEKSTEM
Zacznij od kontekstu. Zakończ jasnym następnym krokiem.
Pierwsze przesłanie to tylko jeden etap pracy nad dokumentem. Zdecyduj, gdzie należy rekord, jak wygląda użyteczne zgłoszenie i która osoba potrzebuje powstałego materiału.
Po zakończeniu przeglądu w razie potrzeby zaktualizuj dostęp, daty i bieżące wersje. Przechowuj ważne niezależne kopie obok własnych obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji.
Wnioski
SECURINOS, PRODUKT WILLFRED
Zacznij od przepływu pracy, który pasuje do Twoich rekordów.
Poznaj obieg dokumentów i wybierz pakiet, który pasuje do osób wykonujących pracę.