SECURINOS · Skarbiec
Miejsce na ważne dokumenty.
Przechowuj dokumenty, do których wracasz, w uporządkowanej prywatnej przestrzeni roboczej, zamiast polegać na zbiorze niepowiązanych załączników i plików do pobrania.
Organizuj swoje zapisy · Zbierz to, czego brakuje · Dziel się z przeznaczeniem
Folder właściwości
Nazwy, które pomogą Ci go znaleźć.
Polityka · okres bieżący
Odnowienie korespondencji
Certyfikat uzupełniający
Używaj nazw plików i tagów konsekwentnie. Utrzymuj powiązane rekordy razem bez mylenia bieżącego dokumentu.
SZCZEGÓŁY, KTÓRE SPRAWIAJĄ, ŻE JEST PRZYDATNY
Organizacja, która śledzi Twoje zapisy.
Organizuj według sposobu ich używania
Twórz foldery dla danych osobowych, nieruchomości, ubezpieczeń lub biznesu lub organizuj rekordy według klienta i projektu. Wybierz nazwy, które mają dla Ciebie sens.
Prosta struktura folderów jest łatwiejsza w utrzymaniu niż skomplikowana. Zacznij od ogólnych kategorii, które już rozpoznajesz, a następnie użyj folderu klienta, właściwości lub projektu, gdy kolekcja potrzebuje własnego kontekstu.
Znajdź właściwy rekord
Użyj nazw plików i tagów, aby zlokalizować dokument. Spójnie etykietuj powiązane rekordy, aby łatwo było znaleźć razem polisę, list odnowienia i certyfikat potwierdzający.
Wybierz nazwy plików, które odróżniają jeden rekord od drugiego i konsekwentnie stosuj tagi. Wyszukiwanie nazw plików i tagów jest sposobem na zawężenie kolekcji; różni się od wyszukiwania słów wewnątrz dokumentu.
Zachowaj przydatny kontekst
Użyj jasnej nazwy dokumentu i odpowiednich informacji o wygaśnięciu. Dobrze oznakowany rekord pomaga odróżnić bieżący dokument od starszej kopii.
Kontekst ma znaczenie, gdy kilka dokumentów wygląda podobnie. Tytuł, okres i odpowiednia data pomagają wyjaśnić, dlaczego rekord jest tam i czy jest to ten, którego potrzebujesz teraz.
Osobisty przykład
Przechowuj umowę nieruchomości, polisę ubezpieczeniową i certyfikaty napraw w jednym folderze nieruchomości. Gdy ktoś potrzebuje certyfikatu, udostępnij ten dokument zamiast całego folderu.
Użyteczną jednostką udostępniania jest często jeden konkretny rekord. Utrzymywanie zbioru mienia razem nie oznacza, że każdy odbiorca potrzebuje polisy ubezpieczeniowej, umowy i certyfikatów w tym samym czasie.
Zachowaj własne ważne kopie
Utrzymuj kopie potrzebne do formalnych zapisów lub długoterminowych kopii zapasowych. Przejrzyj informacje o przechowywaniu, przechowywaniu i odzyskiwaniu dla wybranego planu.
Twój skarbiec wspiera codzienną organizację. Przechowuj kopie potrzebne do formalnych zapisów lub kopii zapasowych pod własną kontrolą i weź pod uwagę zasady przechowywania i przechowywania planu podczas zarządzania kolekcją.
PRACUJEMY Z DOKUMENTAMI, MAJĄC NA UWADZE LUDZI
Zbuduj kolekcję, do której możesz wrócić.
Przechowalnia staje się bardziej przydatna, gdy jej konwencje nazewnictwa i folderów stają się znane. Używaj tej samej logiki dla podobnych rekordów i utrzymuj właściwość, klienta lub projekt razem, gdy ten kontekst ma znaczenie.
Nie musisz udostępniać całej kolekcji, aby była ona przydatna. Dobrze zorganizowany folder może pomóc w znalezieniu jednego certyfikatu lub polityki, której potrzebuje inna osoba.
Przeglądaj daty i wersje, gdy papiery są wymieniane. Przechowuj niezależne kopie tam, gdzie potrzebujesz formalnych zapisów lub kopii zapasowych poza codziennym użytkowaniem przestrzeni roboczej.
WersjePRZESTRZEŃ PRACY Z PRZYDATNYM KONTEKSTEM
Zorganizowany zbiór powinien pozostać zrozumiały.
Zachowaj spójność nazw i tagów w miarę gromadzenia rekordów. Znajoma kategoria nieruchomości, projektu lub gospodarstwa domowego może być bardziej przydatna niż nowy schemat nazewnictwa dla każdego przesyłania.
Gdy rekord ulega zmianie, należy sprawdzić jego bieżącą wersję i kontekst daty. Zachowaj konkretny materiał, którego inna osoba potrzebuje, aby łatwo go zidentyfikować bez otwierania całej kolekcji.
Przypomnienia
SECURINOS, PRODUKT WILLFRED
Spraw, aby następny rekord był łatwiejszy do znalezienia.
Poznaj obieg dokumentów i wybierz pakiet, który pasuje do osób wykonujących pracę.