SECURINOS · Versies
Houd het huidige bestand leeg.
Documenten veranderen. Versiegeschiedenis helpt een vervanging te onderscheiden van de record die eraan voorafging.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Een verzekeringsverlenging
Huidige en eerdere records blijven verbonden.
Het vorige beleid
Beleid inzake vervanging
Het huidige record
Controleer datums en versiegegevens voordat u het vernieuwde document deelt.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Maak een verandering zonder de context te verliezen.
Een vervangende versie toevoegen
Upload een herzien document onder de bestaande record, zodat het huidige bestand en eerdere versies verbonden blijven.
Koppel de vervanging aan de bestaande documentrecord in plaats van elke revisie te behandelen als een niet-gerelateerde upload. Hierdoor blijft de relatie tussen het huidige en het eerdere materiaal begrijpelijk.
Identificeer wat actueel is
Gebruik duidelijke bestandsnamen en versiegegevens. De juiste versie is van belang wanneer iemand een overeenkomst, certificaat of rapport controleert.
Een ontvanger moet weten of een document een concept, een vernieuwing of een voltooide record is. Gebruik een duidelijke versiecontext bij het voorbereiden van de share en bij het organiseren van de kluis.
Terugkeren naar een eerdere record
Bewaarde versies helpen uit te leggen hoe een document is gewijzigd. Beschikbaarheid is afhankelijk van de limieten voor versiebehoud van de service.
Een eerdere versie kan helpen een wijziging te verklaren, maar de beschikbaarheid ervan wordt bepaald door behoud. Houd belangrijke gegevens die buiten die geschiedenis vallen onder uw eigen controle.
Opzettelijk revisies delen
Controleer de documentversie en toegangsinstellingen voordat u het document deelt. Zorg ervoor dat ontvangers weten of ze een concept of een definitief bestand ontvangen.
Controleer voor het delen de beoogde versie en de toegang van de ontvanger. Vertrouw niet alleen op een bestandsnaam om te communiceren of een bestand de overeengekomen definitieve record is.
Een praktisch voorbeeld
Een verzekeringspolis wordt vernieuwd. Houd het nieuwe beleid als de huidige versie en bewaar de vorige versie ter referentie.
Het vernieuwde beleid moet gemakkelijk te onderscheiden zijn van de periode die het vervangt. Houd nuttige datumcontext bij het document en bekijk alle gerelateerde herinneringen na de vervanging.
Ken de grens
Het bijhouden van versies verschilt van het online bewerken van documenten of het bijhouden van een formeel juridisch archief. Houd de vereiste gegevens bij volgens uw eigen verantwoordelijkheden.
Versiegeschiedenis helpt bij het organiseren van wijzigingen in records. Het betekent niet dat de dienst de inhoud van uw documenten bewerkt of een formele archiveringsplicht voor u vervult.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Een vervanging mag zijn context niet verliezen.
Verlengingen, herzieningen en gecorrigeerde bestanden kunnen allemaal meer dan één kopie van een belangrijke record maken. Het behouden van de verbinding tussen die kopieën helpt uit te leggen welke kopie actueel is.
Gebruik datums en versie-informatie om duidelijke naamgeving te ondersteunen. Wanneer je het materiaal deelt, leg dan uit of het bedoeld is voor discussie, beoordeling of gebruik als definitief verslag.
Behouden versies hebben beperkingen. Bewaar de records die u nodig hebt voor andere verantwoordelijkheden apart en controleer de toepasselijke bewaartermijn wanneer u uw werkruimte beheert.
KluisEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Een actueel bestand moet gemakkelijk te onderscheiden zijn.
De relatie tussen een vernieuwing en de eerdere record is van belang. Houd nuttige bestandsnamen, datumcontext en versie-informatie verbonden, zodat een vervanging zijn geschiedenis niet verliest.
Bevestig voordat u de beoogde record deelt en leg uit of het een concept of een voltooid document is. Bewaarde versies ondersteunen de organisatie; vereiste formele kopieën blijven uw verantwoordelijkheid.
Delen
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Weet met welk record je werkt.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.