SECURINOS · Hoe het werkt
Van een verspreid bestand naar een overzichtelijke werkruimte.
Securinos geeft documenten een plaats, een doel en een gecontroleerde manier om de mensen te bereiken die ze nodig hebben.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Van uitnodiging tot beoordeling
Een volgorde die mensen kunnen volgen.
Bereid de aanvraag voor
Ontvang de bestanden
Bekijk elk item
Een duidelijke uitleg van wat er nodig is maakt de volgende actie van de ontvanger gemakkelijker.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Zes stappen, met de mens in gedachten.
Kies je werkplek
Kies Persoonlijk voor uw eigen records, Professioneel voor klantenwerk of Team voor gedeelde toegang voor personeel. Maak je werkruimte aan en bekijk de details van het plan.
Begin met de context waarin je de documenten gaat gebruiken. Een huishoudelijke incasso en een professionele klantenuitwisseling hebben verschillende structuren nodig. Als u eerst uw doel bekijkt, kunt u mappen en een abonnement kiezen die samen zinvol zijn.
Documenten toevoegen en ordenen
Upload een ondersteund bestand, geef het een herkenbare naam en plaats het in de juiste map. Voeg tags toe om gerelateerde records gemakkelijker te vinden.
Een herkenbare naam en een verstandige map doen veel van het organisatorische werk. Gebruik tags consequent voor gerelateerde records. U moet in staat zijn om een actueel beleid te onderscheiden van ondersteunende correspondentie zonder te vertrouwen op geheugen.
Vraag wat er ontbreekt
Maak voor een uitwisseling met een klant een documentchecklist en deel een uploaduitnodiging. De ontvanger opent het in een browser en verzendt de gevraagde bestanden.
Denk aan de persoon die het verzoek ontvangt. Geef elk item een naam, identificeer de periode die het moet bestrijken en leg duidelijke vereisten uit, zoals een volledige leesbare scan. Dit geeft hen een duidelijke volgende actie.
Bekijk de inzending
Markeer elk gevraagd item als ontbrekend, ingediend of geaccepteerd. Vraag een vervanging aan met een reden wanneer een document moet worden gecorrigeerd.
Bekijk het document zelf voordat u het accepteert. Een bestandsnaam kan u niet vertellen of een pagina ontbreekt of dat de verkeerde rapportageperiode is opgegeven. Leg de correctie uit bij het retourneren van een artikel, zodat de ontvanger weet wat hij moet vervangen.
De juiste bestanden delen
Kies de documenten of map die u wilt delen, stel toegangsbeheer in en verzend de link via het kanaal dat u al gebruikt.
Voordat u een link verzendt, bekijkt u de geselecteerde bestanden en de toegangsvoorwaarden samen. Het doel van een share, de duur ervan en de mogelijkheid om te downloaden moeten allemaal dezelfde uitwisseling ondersteunen.
De werkruimte actueel houden
Voeg een vervangende versie toe, bekijk activiteiten, werk toegang bij en gebruik herinneringen voor tijdgevoelige documenten. Bewaar kopieën die u nodig hebt buiten de service onder uw eigen controle.
Documentwerk gaat verder na de eerste upload. Controleer de huidige versie, relevante data en toegang wanneer de omstandigheden veranderen. Een afgerond project is een handig punt om de koppelingen en machtigingen te bekijken die open blijven.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Voorbereiding maakt de uitwisseling makkelijker.
Voordat u bestanden aanvraagt, moet u bepalen wat u nodig hebt en hoe een nuttige inzending eruitziet. De ontvanger moet de checklist kunnen begrijpen zonder te weten hoe u uw eigen werkruimte inricht.
Wanneer materiaal binnenkomt, bekijk het dan voordat je het accepteert. Een duidelijke reden voor een vervanging helpt de afzender het probleem op te lossen en houdt de uitwisseling in beweging.
Nadat het werk is voltooid, bekijkt u de documenten, data en toegangen die overblijven. Het up-to-date houden van de werkruimte is onderdeel van het proces en geen afzonderlijke opruimtaak.
KluisEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Begin met context. Eindig met een duidelijke volgende stap.
De eerste upload is slechts één fase van het documentwerk. Bepaal waar het record hoort, hoe een nuttige inzending eruit ziet en welke persoon het resulterende materiaal nodig heeft.
Zodra de beoordeling is voltooid, werkt u toegang, datums en huidige versies waar nodig bij. Bewaar belangrijke onafhankelijke kopieën naast uw eigen verantwoordelijkheden voor het bijhouden van gegevens.
Verzoeken
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Begin met de workflow die bij uw records past.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.