SECURINOS · Delen
Deel wat nodig is. Controleer toekomstige toegang.
Een documentuitwisseling moet duidelijk maken wat er wordt gedeeld, wie het moet ontvangen en hoe lang de toegang open moet blijven.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Voordat u een koppeling verzendt
De uitwisseling heeft een grens.
Bekijk de selectie
Kies toegangsvoorwaarden
Bekijk wie het nodig heeft
Door intrekking wordt toekomstige toegang tot de service stopgezet. Gedownloade of gefotografeerde kopieën blijven buiten die controle.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Vóór de link. Tijdens de uitwisseling. Nadien.
Een document of map kiezen
Deel één bestand voor een specifieke aanvraag of een map voor een breder project. Bekijk het geselecteerde materiaal voordat u de uitnodiging verzendt.
De selectie is de eerste toegangsbeslissing. Controleer de inhoud van een map voordat u de map zelf deelt, en geef de voorkeur aan één document als de ontvanger alleen dat nodig heeft.
Stel de toegangsvoorwaarden in
Gebruik vervaldatum en wachtwoordbeveiliging. Kies of een ontvanger het materiaal kan bekijken of een kopie kan downloaden. Wanneer geverifieerde ontvangerstoegang wordt aangeboden, gebruikt u deze bij het herkennen van de ontvanger.
Kies voor bekijken of downloaden afhankelijk van het doel van de uitwisseling. Houd rekening met de duur en het wachtwoord naast die machtigingen. Bekijk de beschikbare besturingselementen voor de specifieke share die u maakt.
Stop toegang wanneer de uitwisseling eindigt
Een link intrekken wanneer de ontvanger deze niet meer nodig heeft. Door intrekking wordt toekomstige toegang tot de service stopgezet; een reeds gedownload exemplaar kan niet worden opgehaald.
Het sluiten van een link is handig wanneer een discussie of betrokkenheid is beëindigd. Het verandert toekomstige toegang via de service; een kopie buiten de service blijft een afzonderlijk record onder controle van de ontvanger.
Weet wat de geschiedenis betekent
Bekijk opgenomen toegangsgebeurtenissen. Een geopende link is geen bewijs dat een persoon een document heeft gelezen of begrepen, en een anoniem bezoek verifieert geen identiteit.
Behandel de activiteitengeschiedenis als informatie over opgenomen gebeurtenissen. Een toegangsgebeurtenis kan u helpen een uitwisseling te volgen, maar het stelt niet vast dat een bepaalde persoon heeft begrepen of heeft ingestemd met wat er in het document staat.
Een bedrijfsvoorbeeld
Een consultant stuurt een voorstel via een tijdelijke link. Zodra de discussie voorbij is, herroepen ze die link en sturen ze het overeengekomen contract via een nieuwe gecontroleerde beurs.
Houd voorstellen en overeengekomen documenten duidelijk gescheiden. Een nieuwe uitwisseling voor het overeengekomen contract helpt de ontvanger om het uiteindelijke materiaal te onderscheiden van de eerdere discussie.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Een link is een uitnodiging met een doel.
Een share moet uitleggen welk materiaal de ontvanger ontvangt en waarom. De selectie van een bestand, de toegangsvoorwaarden en de beoogde ontvanger maken deel uit van dezelfde beslissing.
Een tijdelijke uitwisseling kan handig zijn voor een discussie die een duidelijk einde heeft. Als u de koppeling vervolgens intrekt, wordt toekomstige toegang tot de dienst afgesloten, terwijl alle kopieën die al buiten die grens zijn bewaard, worden achtergelaten.
Voor een nieuwe fase van het werk, bekijk de selectie en maak een geschikte uitwisseling in plaats van ervan uit te gaan dat de eerdere link nog steeds past bij de taak.
BeveiligingEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Servicetoegang en de kopie van een ontvanger hebben verschillende grenzen.
Bekijk wat de ontvanger kan openen, hoe lang de uitwisseling open moet blijven en of downloaden past bij het doel. Die voorwaarden horen bij de documentselectie.
Het sluiten van een koppeling verandert de toekomstige toegang tot de service. Het haalt geen materiaal op dat al is gedownload of gefotografeerd, en opgenomen toegangsgebeurtenissen vormen geen bewijs van lezing of overeenstemming.
Klanten
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Zorg ervoor dat je je volgende bericht bewust deelt.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.