SECURINOS · Kluis
Een plek voor uw belangrijke papieren.
Bewaar de documenten waarnaar u terugkeert in een georganiseerde privéwerkruimte, in plaats van te vertrouwen op een verzameling niet-gerelateerde bijlagen en downloads.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Een eigenschappenmap
Namen die je helpen het te vinden.
Beleid · lopende periode
Verlengingscorrespondentie
Ondersteunend certificaat
Gebruik consistent bestandsnamen en tags. Houd gerelateerde records bij elkaar zonder het huidige document te verwarren.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Organisatie die uw dossiers volgt.
Organiseer op basis van hoe je ze gebruikt
Maak mappen aan voor Persoonlijk, Vastgoed, Verzekeringen of Zakelijk, of sorteer gegevens per klant en project. Kies namen die voor jou zinvol zijn.
Een eenvoudige mappenstructuur is makkelijker te onderhouden dan een uitgebreide. Begin met brede categorieën die u al herkent en gebruik vervolgens een klant-, eigendoms- of projectmap wanneer de collectie een eigen context nodig heeft.
Vind de juiste plaat
Gebruik bestandsnamen en tags om een document te vinden. Label gerelateerde records op consistente wijze, zodat een polis, verlengingsbrief en ondersteunend certificaat gemakkelijk samen te vinden zijn.
Kies bestandsnamen die de ene record van de andere onderscheiden en pas consistent tags toe. Het zoeken op bestandsnamen en tags is een manier om de collectie te verfijnen; het is anders dan het zoeken op de woorden in een document.
Houd nuttige context
Gebruik een duidelijke documentnaam en relevante vervaldatuminformatie. Een goed gelabelde record helpt u het huidige document te onderscheiden van een ouder exemplaar.
Context is van belang wanneer verschillende papers er hetzelfde uitzien. Een titel, periode en relevante datum helpen uit te leggen waarom een record er is en of het de record is die je nu nodig hebt.
Een persoonlijk voorbeeld
Bewaar een vastgoedovereenkomst, verzekeringspolis en reparatiecertificaten in één vastgoedmap. Wanneer iemand een certificaat nodig heeft, deelt u dat document in plaats van de hele map.
De nuttige eenheid van het delen is vaak één specifiek record. Het bij elkaar houden van een vermogenscollectie betekent niet dat iedere ontvanger tegelijkertijd de verzekeringspolis, overeenkomst en certificaten nodig heeft.
Bewaar uw eigen belangrijke kopieën
Bewaar kopieën die nodig zijn voor formele documenten of back-ups op lange termijn. Bekijk informatie over opslag, behoud en herstel voor het geselecteerde abonnement.
Uw kluis ondersteunt de dagelijkse organisatie. Houd kopieën die nodig zijn voor formele documenten of back-ups onder uw eigen controle en houd rekening met de opslag- en bewaarregels van uw plan bij het beheren van de collectie.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Bouw een collectie waar je naar terug kunt keren.
Een kluis wordt nuttiger naarmate de naamgevings- en mapconventies vertrouwd worden. Gebruik dezelfde logica voor vergelijkbare records en houd een eigendom, klant of project bij elkaar wanneer die context belangrijk is.
Je hoeft niet een hele collectie te delen om het bruikbaar te maken. Een goed georganiseerde map kan u helpen het certificaat of beleid te vinden dat iemand anders nodig heeft.
Controleer datums en versies wanneer papieren worden vervangen. Bewaar onafhankelijke kopieën wanneer u formele documenten of back-ups nodig hebt buiten het dagelijkse gebruik van de werkruimte.
VersiesEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Een georganiseerde inzameling moet begrijpelijk blijven.
Houd namen en tags consistent terwijl records zich opstapelen. Een bekende woning-, project- of huishoudencategorie kan handiger zijn dan een nieuw naamgevingsschema voor elke upload.
Wanneer een record wordt gewijzigd, controleert u de huidige versie en datumcontext. Houd het specifieke materiaal dat een andere persoon nodig heeft gemakkelijk te identificeren zonder de hele collectie te openen voor hen.
Herinneringen
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Maak de volgende record gemakkelijker te vinden.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.