SECURINOS · Herinneringen
Geef belangrijke data een plekje naast het document.
Een handige documentwerkruimte helpt u te onthouden wanneer een record aandacht nodig heeft en wat een klant nog moet indienen.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Een nuttige herinnering
Aandacht, dan actie.
Controleer de datum
Bereid de records voor
Voltooi de volgende stap
Een herinnering spoort je aan om te handelen. Het verlengt geen polis of accepteert geen document voor u.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Houd belangrijke data dicht bij het record.
Vervaldatum en verlenging bijhouden
Voeg een vervaldatum toe aan een verzekeringsdocument, certificaat of andere tijdgevoelige record. Gebruik herinneringen om je voor te bereiden op de volgende stap.
Een vervaldatum is het handigst wanneer deze is gekoppeld aan de record die het beschrijft. Controleer of de datum verwijst naar het relevante beleid of certificaat en niet naar een niet-gerelateerde brief of uploaddatum.
Opvolging van openstaande verzoeken
Houd herinneringen voor ontbrekende documenten gekoppeld aan de checklist voor verzoeken, zodat de ontvanger weet welke items nog ontbreken.
Koppel een opvolging van een ontbrekend item aan de oorspronkelijke aanvraag. De afzender moet het openstaande document kunnen identificeren en de volgende actie kunnen begrijpen zonder te zoeken in niet-gerelateerde berichten.
Herinneringen gebruiken als een prompt
Een herinnering brengt een datum of ontbrekend item onder uw aandacht. U bepaalt nog steeds welke actie u moet ondernemen en of het vervangende document acceptabel is.
Een prompt is het begin van een actie, niet de voltooiing ervan. U moet nog steeds de vereiste beoordelen, de vervanging voorbereiden of de beslissing over de verlenging nemen.
Een persoonlijk voorbeeld
Voeg een verlengingsdatum toe aan een eigendomsverzekeringsdocument en bereid de ondersteunende documenten voor voordat deze verloopt.
Geef jezelf nuttige context rond de vernieuwing. Door het beleid en de ondersteunende documenten georganiseerd te houden, kunt u op de herinnering reageren met de gegevens al bij de hand.
Een bedrijfsvoorbeeld
Een consultant volgt een ontbrekend ondertekend document op via de aanvraagworkflow in plaats van een onduidelijk bericht te sturen.
Een aanvraaggerelateerde herinnering is duidelijker wanneer het identificeert wat er ontbreekt. Combineer de follow-up met een specifieke toelichting als het eerder geleverde document correctie behoeft.
Houd datums nauwkeurig
Controleer de datums bij het uploaden van een vervangende versie. Een herinnering op basis van een onjuiste datum kan de onderliggende record niet corrigeren.
Het vervangen van een document is een goed moment om de datuminformatie opnieuw te bekijken. Nauwkeurige datums ondersteunen nuttige herinneringen; een melding kan geen onjuiste datum corrigeren die bij de record is ingevoerd.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Een datum is handig als het leidt tot een actie.
Een vervaldatum of een herinnering aan een ontbrekend item moet de aandacht terugbrengen naar het relevante document of de checklist. Die context helpt uit te leggen wat er vervolgens moet gebeuren.
De prompt voltooit de verlenging niet en bepaalt niet of een inzending aanvaardbaar is. Gebruik het om de actie te plannen en het resultaat te bekijken.
Controleer herinneringsgerelateerde informatie bij het vervangen van een record. Een nauwkeurige datum en een duidelijk verzoek maken de follow-up nuttiger dan een melding zonder context.
VerzoekenEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Verbind de datum met het record en de actie.
Een herinnering is handig wanneer het duidelijk maakt wat aandacht nodig heeft. Bewaar een vervaldatum naast het relevante document en een openstaand item naast de aanvraag.
Controleer die details wanneer het materiaal wordt vervangen. De herinnering brengt iets onder uw aandacht; vernieuwing, herziening en aanvaarding hebben nog een beslissing van u nodig.
Kluis
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Maak ruimte voor de volgende belangrijke datum.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.