SECURINOS · Gebruiksgevallen
Nuttige documenten, in reële situaties.
Securinos ondersteunt uitwisselingen waarbij een persoon documenten georganiseerd moet houden, ondersteunende documenten moet ontvangen of geselecteerd materiaal met een andere persoon moet delen.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Huishouden of professioneel
Het doel geeft vorm aan de collectie.
De vereiste records een naam geven
Houd de context duidelijk
Deel wat nodig is
Voer uw eigen administratieve verantwoordelijkheden uit naast het gemak van een georganiseerde uitwisseling.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Kies de workflow voor de situatie.
Persoonlijke en huishoudelijke gegevens
Houd verzekeringen, eigendomspapieren en certificaten bij elkaar. Deel de specifieke record die iemand anders nodig heeft in plaats van elk document in de map te verzenden.
Een eigendoms- of huishoudmap kan gerelateerde records samenbrengen terwijl u nog steeds één certificaat kunt delen. Houd de reikwijdte van elke uitwisseling verbonden met de reden waarom een andere persoon het nodig heeft.
Accountants en boekhouders
Verzamel afschriften, facturen en bonnetjes via een checklist. Bekijk inzendingen en deel voltooide rapporten in elke klantruimte.
Een rapportageperiode geeft de collectie een nuttige grens. Noem de vereiste overzichten, facturen en bonnetjes, bekijk de ingediende bestanden en vraag om correcties waar een record onvolledig is.
Consultants en kleine professionele bedrijven
Verzamel achtergronddocumenten, organiseer een opdracht en deel concepten en definitieve documenten met de juiste toegang.
Een opdracht gaat van achtergrondinformatie naar werk in uitvoering en een voltooid resultaat. Gebruik clientcontext en duidelijke versienamen om deze fasen gemakkelijk te onderscheiden.
Makelaars in onroerend goed
Scheid aanvraag- of eigendomsdocumenten in duidelijke ruimtes. Volg inzendingen en deel overeenkomsten met de relevante ontvanger.
Houd de toepassings- of eigendomscontext bij de documenten. Selecteer de relevante ontvanger en vermijd het mengen van niet-gerelateerde applicaties of het delen van een bredere collectie dan de uitwisseling vereist.
Werving en selectiebureaus
Verzamel cv's en certificaten, bekijk ontbrekende items en beperk de toegang tot het personeel dat de sollicitatie behandelt.
Gebruik een specifieke checklist voor de records die nodig zijn in de applicatie. Bekijk ontbrekende items en houd de toegang van het personeel relevant voor de mensen die het werk uitvoeren.
Teams voor kleine bedrijven
Gebruik een gedeelde werkruimte voor offertes, contracten en ondersteunende documenten. Houd klantuitwisselingen gescheiden en volg opgenomen activiteiten.
Een gedeelde werkruimte voor klanten profiteert van duidelijke verantwoordelijkheid en consistente beoordeling. Scheid aanvragen, conceptmateriaal en voltooide documenten zonder de betrokkenheid waarbij ze horen te verliezen.
Kies het juiste archiefsysteem
Houd formele dossiers en vereiste back-ups bij volgens uw eigen verplichtingen.
Een georganiseerde uitwisseling is handig naast uw eigen administratieve verantwoordelijkheden. Bewaar vereiste kopieën en beoordeel professionele of wettelijke behoeften los van het gemak van een documentwerkruimte.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Verschillende situaties. Een consistente aanpak.
Een huishoudboekje en een professionele cliëntenuitwisseling kunnen verschillende doelen hebben, maar beide profiteren van een duidelijke organisatie en een bewuste materiaalkeuze.
Een verzoek moet uitleggen wat er nodig is. Een beoordeling moet bepalen of het volledig is. Een share moet de betreffende persoon toegang geven tot het geselecteerde resultaat.
Gebruik deze onderscheidingen om een workflow te kiezen die past bij de situatie, naast uw eigen verantwoordelijkheden voor formele documenten en vereiste kopieën.
VerzoekenEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Laat de situatie de documentworkflow vormgeven.
Een huishoudmap en een professionele opdracht kunnen dezelfde basisonderscheidingen gebruiken: de dossiers organiseren, verzamelen wat ontbreekt en het geselecteerde materiaal delen.
Noem het doel van de uitwisseling en geef de volgende persoon een duidelijke actie. Pas uw eigen formele vereisten voor het bijhouden van gegevens toe naast die praktische workflow.
Klanten
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Een nuttige documentworkflow begint met uw doel.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.