SECURINOS · Verzoeken
Vraag het eens. Kijk wat er nog ontbreekt.
Maak van een lijst met vereiste documenten een duidelijk incassoproces voor u en de verzender.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
De beoordelingschecklist
Overgave is een stap, geen beslissing.
Ontbreekt
Ingediend
Geaccepteerd
Geaccepteerd geeft uw beoordeling van de record weer. Leg uit wat gecorrigeerd moet worden wanneer je om een vervanging vraagt.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Een handige checklist maakt het werk zichtbaar.
Maak een handige checklist
Noem de documenten die je nodig hebt en leg uit hoe een acceptabele inzending eruit ziet. Houd verzoeken specifiek genoeg voor de ontvanger om te handelen zonder te raden.
Een nuttig verzoek vertelt de afzender wat hij moet leveren en waarom. Geef het record of de periode op en beschrijf een aanvaardbare inzending in duidelijke taal. Een duidelijke instructie vermindert het vermijdbare heen en weer lopen.
Geef de ontvanger een browserkoppeling
De klant opent een uploaduitnodiging en verzendt de gevraagde documenten zonder een applicatie te installeren. Ze hoeven geen abonnement aan te schaffen.
Stuur de uitnodiging via het communicatiekanaal dat je al gebruikt. Met de browser-uploadroute kan de ontvanger reageren op de documentaanvraag zonder een personeelsabonnement aan te schaffen.
Volg elk item
Ontbreekt betekent dat er geen aanvaardbare inzending beschikbaar is. Verzonden betekent dat het bestand wacht op beoordeling. Geaccepteerd betekent dat het is geslaagd voor uw beoordeling.
Gebruik de drie statussen om het resterende werk te begrijpen. Ontbrekend geeft een openstaand item aan, Verzonden geeft materiaal aan dat moet worden gecontroleerd en Geaccepteerd registreert het resultaat van uw beoordeling.
Een vervanging aanvragen
Als een scan onleesbaar is of een pagina ontbreekt, leg het probleem dan uit en vraag om een gecorrigeerd bestand. Aanvaarding blijft de beslissing van de reviewer.
Wees specifiek wanneer u om een gecorrigeerde inzending vraagt. Wijs op een onleesbare scan, ontbrekende pagina of verkeerde periode in plaats van gewoon te zeggen dat het document is afgekeurd.
Duidelijk opvolgen
Gebruik herinneringen voor openstaande items en bewaar de aanvraag in de klantruimte. Herinneringen moeten uitleggen wat er nog nodig is.
Een follow-up is nuttiger als het het uitstaande item noemt. Houd het verbonden met de checklist, zodat de ontvanger kan begrijpen wat er overblijft in plaats van het verzoek uit verschillende berichten te reconstrueren.
Een boekhoudkundige voorbeeld
Vraag een bankafschrift, facturen en ontvangsten op voor een verslagperiode. Accepteer de volledige bestanden en retourneer de verklaring voor een duidelijkere scan.
Bekijk elke record tegen het doel van de verzameling. Een complete set facturen compenseert niet voor een bankafschrift dat niet leesbaar is; elk item heeft zijn eigen beslissing nodig.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Maak de volgende actie duidelijk aan de afzender.
Een documentaanvraag werkt het beste als de checklist specifiek is. Identificeer de record, relevante periode en vereiste zodat een ontvanger met vertrouwen kan handelen.
Een onleesbare of onvolledige inzending heeft een toelichting nodig. Een reden die verband houdt met het item is nuttiger dan een algemene follow-up waarbij opnieuw om documenten wordt gevraagd.
Houd verzamelen gescheiden van beoordelen. Ingezonden records moeten nog worden gecontroleerd; Geaccepteerde records weerspiegelen uw eigen beslissing of het materiaal voldoet aan de aanvraag.
KlantenEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Een nuttig verzoek maakt de beoordeling ook duidelijker.
De afzender heeft een specifieke checklist nodig en de reviewer een begrijpelijke uitkomst. Houd de status van elk item gekoppeld aan de daadwerkelijke record die is geleverd.
Wanneer een vervanging nodig is, leg dan het probleem uit. Ontbrekende pagina's, een onleesbare scan en de verkeerde periode zijn verschillende correcties, en een nuttig bericht moet dat onderscheid duidelijk maken.
Herinneringen
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Geef de volgende aanvraag een duidelijk pad vooruit.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.