SECURINOS · Klanten
Geef elke client exchange een eigen plek.
In een klantenruimte worden verzoeken, ingediende documenten en gedeelde resultaten bij elkaar gehouden, zodat elk werkstuk verbonden blijft met de juiste persoon of het juiste project.
Organiseer uw gegevens · Verzamel wat ontbreekt · Deel met een doel
Een klantruimte
Eén engagement, een eigen context.
Inkomende verzoeken
Bewijsstukken
De gedeelde resultaten
Houd niet-gerelateerde klanten en opdrachten gescheiden, zelfs als ze vergelijkbare documenttypen nodig hebben.
DE DETAILS DIE HET NUTTIG MAKEN
Houd de verbintenis verbonden.
Niet-gerelateerd werk scheiden
Creëer een ruimte voor elke klant, opdracht of project. Organiseer de relevante documenten en verzoeken binnen die ruimte.
Gebruik een klant- of opdrachtnaam die medewerkers kunnen herkennen en houd het gerelateerde werk binnen die context. Een aparte ruimte helpt uit te leggen welke aanvraag, indiening en resultaat bij elkaar horen.
Documenten ophalen en retourneren
Vraag om ondersteunende bestanden, bekijk inzendingen en deel voltooide rapporten of overeenkomsten via dezelfde georganiseerde uitwisseling.
Documentwerk verloopt in beide richtingen. Verzamel het bronmateriaal dat u nodig hebt, controleer het en deel het resultaat met de ontvanger die het nodig heeft. Door de context bij elkaar te houden is die volgorde makkelijker te volgen.
Help cliënten de volgende stap te begrijpen
Een duidelijke checklist laat zien wat je moet versturen. Beoordelingsberichten leggen uit wat moet worden gecorrigeerd. De werkruimte geeft de uitwisseling nuttige context.
Goede instructies zijn net zo belangrijk als een plek om te uploaden. Een checklist beschrijft de volgende actie en een beoordelingsbericht legt de wijziging uit wanneer iets opnieuw moet worden ingediend.
Houd de toegang passend
Deel alleen het materiaal dat relevant is voor een ontvanger. Bekijk personeel en externe toegang wanneer een project verandert of eindigt.
De clientcontext is ook een toegangsgrens. Bekijk het materiaal dat is geselecteerd voor een externe uitnodiging en de medewerkers die aan de opdracht moeten werken. Bekijk deze beslissingen opnieuw terwijl het project zich ontwikkelt.
Een adviesvoorbeeld
Een consultant verzamelt achtergronddocumenten, deelt een conceptrapport en levert na beoordeling een definitieve versie. Elk engagement heeft zijn eigen ruimte.
Een conceptrapport en een voltooid rapport hebben verschillende doelen. Geef de ontvanger voldoende context om de versie te herkennen die hij ontvangt en de actie die van hem wordt verwacht.
Een boekhoudkundige voorbeeld
Een accountant gebruikt een aparte klantruimte voor overzichten, ondersteunende gegevens en ingevulde rapporten, waardoor verwarring tussen klanten wordt verminderd.
Scheid klanten, zelfs als hun documenttypen vergelijkbaar zijn. Een rapportageperiodelabel is handig binnen een klantruimte, maar mag de klantcontext zelf niet vervangen.
DOCUMENTWERK, MET MENSEN IN HET VERSTAND
Context hoort bij de documenten.
Een klantruimte geeft een engagement een herkenbaar thuis. Verzoeken, achtergrondinformatie en gedeelde resultaten zijn gemakkelijker te volgen als ze verbonden blijven met het werk dat ze ondersteunen.
Een klant heeft mogelijk slechts één uitnodiging nodig om één set records te leveren of één resultaat te ontvangen. Die toegang verschilt van personeel dat over de hele opdracht heen werkt.
Bekijk de werkruimte wanneer een project wordt gewijzigd. Een nieuwe werkfase is een handig punt om zowel de huidige documenten als de mensen die nog toegang nodig hebben te controleren.
VerzoekenEEN WERKRUIMTE MET EEN NUTTIGE CONTEXT
Houd de engagement zichtbaar van collectie tot resultaat.
Afzonderlijke cliëntruimten bieden context voor inkomende records en gedeelde resultaten. Een voorstel, brondocument en eindverslag behoren tot het werk dat zij ondersteunen.
Bekijk de personen die nog steeds toegang nodig hebben wanneer de betrokkenheid verandert. Deelname aan de werkruimte voor personeel en de documentuitnodiging van een ontvanger zijn verschillende soorten toegang.
Delen
SECURINOS, EEN WILLFRED PRODUCT
Houd de volgende betrokkenheid in context.
Verken de documentworkflow en kies het pakket dat past bij de mensen die het werk doen.