Securinos · バージョン
現在のファイルを明確に。
文書は変わる バージョン履歴は、それ以前のレコードからの置き換えを区別するのに役立つ。
記録を整理し、欠けているものを集め、目的を持って共有する
保険更新
現在の記録と以前の記録は連結されている。
以前の保険証券
更新された保険証券
現在の記録
更新された文書を共有する前に日付とバージョン情報を確認します。
それを有用にする詳細は
文脈を失わずに変更を行う。
置換バージョンを追加
既存のレコードの下に修正された文書をアップロードし、現在のファイルと以前のバージョンを連携させます。
すべてのリビジョンを関係のないアップロードとして扱う代わりに、置換を既存の文書レコードに接続します。 これにより,現在の資料と以前の資料との関係が理解できるようになる。
現在のものを識別
明確なファイル名とバージョン情報を使用します。 契約書や証明書や報告書をチェックするときに正しいバージョンが重要である。
受信者は,文書が草稿,更新,または完了記録であるかを知る必要がある。 共有を準備するときも、ヴァージョンを整理するときも、明確なバージョンコンテキストを使用してください。
前のレコードに戻る
保持されたバージョンは,文書がどのように変化したかを説明する。 利用可能性はサービスのバージョン保持制限に依存する。
前のバージョンは変更を説明するのに役立つが,その利用可能性は保持によって支配される。 その履歴以外に必要な重要な記録を あなた自身のコントロールの下に保持してください。
修正を意図的に共有
共有する前に文書のバージョンとアクセス設定を確認してください。 受信者が草稿か最終ファイルかを知っていることを確認します。
共有する前に,意図したバージョンと受信者のアクセス権限を確認する。 ファイル名のみに依存せず、ファイルが最終レコードであるかどうかを伝達する。
実例
保険契約が更新される。 新しいポリシーを現在のバージョンとして保持し、参照のために以前のものを保持します。
更新した保険契約は、旧契約の対象期間と区別しやすくしておきましょう。文書と一緒に日付の情報を保存し、差し替え後は関連するリマインダーも確認してください。
保護の範囲を確認
バージョン管理はオンラインでの文書編集や正式な法的アーカイブの維持とは異なる。 自分の責任に応じて必要な記録を保持する。
バージョン履歴はレコードの変更を整理するのに役立つ。 これは、サービスがあなたの文書の内容を編集したり、あなたのために正式なアーカイブの義務を果たしたりするということではありません。
人を考えた文書業務
置換はその文脈を失わないべきである。
更新,修正,修正ファイルはすべて重要な記録の複数のコピーを生成する。 これらのコピーの間の関係を保つことは,どれが現在のものかを説明するのに役立つ。
日付とバージョン情報を使って明確な名前をサポートします。 共有するときは,資料が議論のためのものか,レビューのためのものか,最終記録としてのものかを説明する。
保持されたバージョンには限界がある。 他の責任に必要な記録を別々に保存し、ワークスペースを管理するときに適用される保存期間を確認してください。
保管庫有用なコンテキストを持つワークスペース
現在のファイルは分かりやすくなければなりません。
更新とその以前の記録との関係が重要である。 有用なファイル名、日付コンテキスト、バージョン情報を保持し、置き換え時に履歴を失わないようにする。
共有する前に、対象の文書を確認し、草稿か完成済みかを説明してください。過去のバージョンは整理に役立ちますが、正式に必要なコピーの保持は利用者の責任です。
共有
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