Securinos · 使い方
散らばったファイルからクリアなワークスペースへ。
Securinosは,文書を必要とする人々に届けるための場所,目的,制御された方法を与える。
記録を整理し、欠けているものを集め、目的を持って共有する
招待からレビュー
人々が従えるシーケンス
リクエストを準備
ファイルを受け取る
各アイテムを見直す
必要なことを明確に説明することは,受信者の次の行動を容易にする。
それを有用にする詳細は
六つのステップ 人々を考えて
ワークスペースを選択
自分の文書にはPersonal、顧客の業務にはProfessional、スタッフの共同利用にはTeamを選べます。ワークスペースを作成し、プランの詳細を確認してください。
文書を使用するコンテキストから始めます。 家庭収集とプロフェッショナルクライアント交換は異なる構造を必要とする。 まず目的を見直すことで、フォルダとサブスクリプションを選ぶのに役立ちます。
文書の追加と整理
サポートされているファイルをアップロードし、分かりやすい名前を付けて適切なフォルダに保存します。 関連するレコードを見つけやすくするためにタグを追加します。
わかりやすい名前と適切なフォルダは、文書の整理に大きく役立ちます。関連文書に一貫したタグを付け、記憶に頼らずに現行の保険契約と関連する通知を区別できるようにしましょう。
欠けているものを要求
クライアント交換のために、文書チェックリストを作成し、アップロード招待を共有する。 受信者はブラウザで開き,要求されたファイルを提出する。
依頼を受ける人を考えてみてください。 各項目の名前を付け,その期間を特定し,完全な読み取り可能なスキャンのような明らかな要求事項を説明する。 これは彼らに明確な次の行動を与える。
提出を見直す
要求されたすべてのアイテムを欠落、提出または受諾としてマークします。 文書が修正を必要とするとき、理由を付けて置き換えを要求します。
受け入れる前に文書自体を確認します。 ファイル名は、ページが欠けているか、または間違った報告期間が与えられたかを示すことはできません。 返品時に修正を説明し、受取人が何を置き換えるべきかを知らせる。
正しいファイルを共有
共有する文書またはフォルダを選択し、アクセス制御を設定し、既に使用しているチャネルを通してリンクを送信します。
リンクを送る前に、選択したファイルとアクセス条件を一緒に確認してください。 共有の目的,持続時間,ダウンロード可能性はすべて同じ交換を支援する必要がある。
ワークスペースを最新に保つ
代替バージョンを追加し、レビュー活動を行い、更新アクセスを行い、時間に敏感な論文に対してリマインダーを使用します。 必要なコピーは自分の管理の下に 保管しなさい
文書作業は最初のアップロード後も継続します。 状況が変わったときに、現在のバージョン、関連する日付、アクセスをチェックします。 完成したプロジェクトは、リンクと開かれている権限を見直すのに有用なポイントである。
人を考えた文書業務
準備は交換を容易にする。
ファイルを要求する前に、何が必要であり、有用な提出がどのように見えるかを決めましょう。 受信者は、自分のワークスペースの組織化方法を知らずにチェックリストを理解できるべきです。
材料が到着したら,受け取る前にレビューする。 交換の明確な理由は送信者が問題を修正し,交換を動かすのに役立つ。
作業が終わったら、残っている文書、日付、アクセスを見直す。 ワークスペースを最新の状態に保つことは、別々のクリーニングタスクではなく、プロセスの一部である。
保管庫有用なコンテキストを持つワークスペース
文脈から始める 明確な次のステップで終わる
最初のアップロードは文書作業の一段階に過ぎない。 記録がどこに属するか,有用な提出がどのように見えるか,また,どの人が得られた資料を必要とするかを決定する。
レビューが完了したら、アクセス、日付、現在のバージョンを必要に応じて更新します。 重要な独立したコピーを 自分の記録保管責任と並行して保持する。
要求
Securinos、Willfredの製品
あなたの記録に合ったワークフローから始めてください。
文書ワークフローを探索し、作業を行う人々に適したパッケージを選択します。