SECURINOS · संस्करण
मौज़ूदा फ़ाइल को साफ रखें.
दस्तावेज़ बदलते हैं. संस्करण इतिहास उस रिकॉर्ड से एक प्रतिस्थापन को अलग करने में मदद करता है जो इससे पहले आया था।
अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित करें · जो लापता है उसे इकट्ठा करें · उद्देश्य के साथ साझा करें
एक बीमा नवीकरण
वर्तमान और पूर्व रिकॉर्ड जुड़े रहते हैं।
पिछला पॉलिसी
बदलने की नीति
मौज़ूदा रिकॉर्ड
अद्यतन दस्तावेज़ को साझा करने से पहले तारीख़ और संस्करण जानकारी की समीक्षा करें.
यह उपयोगी बनाने के लिए विवरण
संदर्भ खोए बिना परिवर्तन करें.
प्रतिस्थापन संस्करण जोड़ें
अपने मौजूदा रिकॉर्ड के तहत एक संशोधित दस्तावेज़ अपलोड करें ताकि मौजूदा फ़ाइल और पहले संस्करण जुड़े रहें.
प्रतिस्थापन को मौजूदा दस्तावेज़ रिकॉर्ड के साथ जोड़ें बजाय प्रत्येक संशोधन को एक असंबंधित अपलोड के रूप में देखने के. यह वर्तमान और पूर्व की सामग्री के बीच संबंध को समझने में मदद करता है।
पहचानें कि क्या वर्तमान है
स्पष्ट फ़ाइल नाम और संस्करण की जानकारी इस्तेमाल करें। अनुबंध, प्रमाणपत्र या रिपोर्ट जाँचते समय सही संस्करण महत्वपूर्ण है।
एक प्राप्तकर्ता को यह जानने की आवश्यकता है कि एक दस्तावेज एक मसौदा, एक नवीकरण या एक पूर्ण रिकॉर्ड है। साझेदारी को तैयार करने के साथ-साथ भंडार को व्यवस्थित करने के लिए स्पष्ट संस्करण संदर्भ का उपयोग करें.
पिछले रिकॉर्ड पर जाएँ
रखे गए संस्करण बताते हैं कि दस्तावेज़ कैसे बदला। उपलब्धता सेवा की संस्करण रखने की सीमाओं पर निर्भर है।
एक पूर्व संस्करण एक परिवर्तन को समझाने में मदद कर सकता है, लेकिन इसकी उपलब्धता संरक्षा द्वारा शासित होती है। इस इतिहास के बाहर आवश्यक महत्वपूर्ण रिकॉर्ड अपने नियंत्रण में रखें.
संशोधनों को जानबूझकर साझा करें
साझा करने से पहले दस्तावेज़ संस्करण तथा पहुँच विन्यास की समीक्षा करें. सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता जानते हैं कि वे एक ड्राफ्ट या अंतिम फ़ाइल प्राप्त कर रहे हैं.
साझा करने से पहले, वांछित संस्करण और प्राप्तकर्ता की पहुँच को जाँचें. एक फ़ाइल का अंतिम रिकॉर्ड है या नहीं यह बताने के लिए केवल फ़ाइलनाम पर भरोसा न करें।
एक व्यावहारिक उदाहरण
एक बीमा पॉलिसी का नवीकरण किया जाता है। नए पॉलिसी को मौज़ूदा संस्करण के रूप में रखें तथा संदर्भ के लिए पिछले को बनाए रखें.
नई पॉलिसी और जिस अवधि की पुरानी पॉलिसी को वह बदलती है, उनमें अंतर स्पष्ट हो। दस्तावेज़ के साथ उपयोगी तारीख रखें और बदलने के बाद संबंधित रिमाइंडर देखें।
सीमा को जानें
संस्करण रखना ऑनलाइन दस्तावेजों को संपादित करने या एक औपचारिक कानूनी अभिलेखागार को बनाए रखने से अलग है। अपने कर्तव्यों के अनुसार आवश्यक रिकॉर्ड बनाए रखें।
संस्करण इतिहास रिकॉर्डों में परिवर्तनों को व्यवस्थित करने में मदद करता है। इसका मतलब यह नहीं है कि सेवा आपके दस्तावेजों की सामग्री को संपादित करती है या आपके लिए एक औपचारिक अभिलेखन दायित्व को पूरा करती है।
दस्तावेज़ कार्य, लोगों के साथ मन में
बदले गए दस्तावेज़ का संदर्भ बना रहना चाहिए।
नवीकरण, संशोधन और सुधारित फ़ाइलें सभी एक महत्वपूर्ण रिकॉर्ड की एक से अधिक प्रतियां बना सकते हैं। इन दोनों के बीच के संबंध को बनाए रखने से यह समझने में मदद मिलती है कि कौन सा वर्तमान है।
साफ नामकरण को समर्थन देने के लिए तारीख़ और संस्करण जानकारी का उपयोग करें. जब साझा करते हैं, तो यह स्पष्ट करें कि सामग्री चर्चा, समीक्षा या अंतिम रिकॉर्ड के रूप में उपयोग के लिए है।
रखे गए संस्करणों की सीमाएँ हैं। अन्य ज़िम्मेदारियों के लिए आवश्यक रिकॉर्ड अलग रखें और कार्यस्थल सँभालते समय लागू रिकॉर्ड रखने की अवधि जाँचें।
भंडारउपयोगी संदर्भ वाला कार्यक्षेत्र
एक मौज़ूदा फ़ाइल को अलग करना आसान होना चाहिए.
नई प्रति और पहले के रिकॉर्ड का संबंध महत्वपूर्ण है। उपयोगी फ़ाइल नाम, तारीख का संदर्भ और संस्करण जानकारी जोड़कर रखें, ताकि नई प्रति का इतिहास न खोए।
साझा करने से पहले, वांछित रिकॉर्ड की पुष्टि करें और यह स्पष्ट करें कि यह एक मसौदा है या पूरा दस्तावेज है. संरक्षित संस्करण समर्थन संगठन; आवश्यक औपचारिक प्रतियाँ आपकी जिम्मेदारी बनी रहती हैं.
साझा करना
SECURINOS, WILLFRED का उत्पाद
यह जानना आवश्यक है कि आप किस रिकॉर्ड के साथ काम कर रहे हैं।
दस्तावेज़ कार्यप्रवाह का पता लगाएँ और वह पैकेज चुनें जो काम करने वाले लोगों के लिए उपयुक्त हो.