SECURINOS · अनुरोध
एक बार पूछो. देखो क्या अभी भी लापता है.
आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची को आप और उन्हें भेजने वाले व्यक्ति के लिए एक स्पष्ट संग्रह प्रक्रिया में बदल दें.
अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित करें · जो लापता है उसे इकट्ठा करें · उद्देश्य के साथ साझा करें
समीक्षा चेक सूची
प्रस्तुत करना एक चरण है, निर्णय नहीं।
गुम
जमा किया गया
स्वीकृत
स्वीकृत स्थिति रिकॉर्ड की आपकी समीक्षा दर्शाती है। नया दस्तावेज़ माँगते समय बताएँ कि किस सुधार की ज़रूरत है।
यह उपयोगी बनाने के लिए विवरण
एक उपयोगी चेकलिस्ट काम को दृश्य बनाता है।
उपयोगी जाँच सूची बनाएँ
आपको जिन दस्तावेजों की आवश्यकता है उनका नाम दें और समझाएँ कि एक स्वीकार्य प्रस्तुति कैसी दिखती है. अनुरोधों को प्राप्तकर्ता के लिए अनुमान लगाने के बिना कार्य करने के लिए पर्याप्त विशिष्ट रखें।
उपयोगी अनुरोध बताता है कि क्या देना है और क्यों। रिकॉर्ड या अवधि स्पष्ट करें और स्वीकार्य दस्तावेज़ सरल भाषा में बताएँ। स्पष्ट निर्देश अनावश्यक दोबारा पूछना कम करते हैं।
प्राप्तकर्ता को एक ब्राउज़र लिंक दें
क्लाइंट एक अपलोड निमंत्रण खोलता है और अनुप्रयोग को स्थापित किए बिना अनुरोधित दस्तावेजों को जमा करता है। उन्हें एक सदस्यता खरीदने की आवश्यकता नहीं है।
संचार चैनल के माध्यम से निमंत्रण भेजें जिसे आप पहले से ही उपयोग कर रहे हैं. ब्राउज़र अपलोड मार्ग प्राप्तकर्ता को एक कर्मचारी सदस्यता खरीदने के बिना दस्तावेज़ अनुरोध का जवाब देने की अनुमति देता है।
प्रत्येक वस्तु को ट्रैक करें
अनुपलब्ध का अर्थ है कि कोई स्वीकार्य दस्तावेज़ जमा नहीं है। जमा का अर्थ है कि फ़ाइल समीक्षा की प्रतीक्षा में है। स्वीकृत का अर्थ है कि उसने आपकी समीक्षा पार कर ली है।
बाकी काम समझने के लिए तीन स्थितियाँ देखें। अनुपलब्ध बाकी दस्तावेज़ बताता है, जमा जाँचने की सामग्री बताता है और स्वीकृत आपकी समीक्षा का परिणाम दर्ज करता है।
प्रतिस्थापन के लिए निवेदन करें
यदि एक स्कैन पढ़ने योग्य नहीं है या एक पृष्ठ गायब है, तो समस्या को स्पष्ट करें और एक सही फ़ाइल के लिए पूछें। इसकी स्वीकृति समीक्षाकर्ता के निर्णय पर निर्भर करती है।
सुधरा दस्तावेज़ माँगते समय स्पष्ट बताएँ। केवल अस्वीकार करने के बजाय अपठनीय स्कैन, गायब पन्ने या गलत अवधि की ओर ध्यान दिलाएँ।
स्पष्ट रूप से अनुसरण करें
बाकी दस्तावेज़ों के लिए रिमाइंडर इस्तेमाल करें और अनुरोध को ग्राहक के स्थान में रखें। रिमाइंडर बताए कि अभी क्या चाहिए।
बाकी दस्तावेज़ का नाम बताने वाला अगला संदेश अधिक उपयोगी है। उसे चेकलिस्ट से जोड़ें ताकि प्राप्तकर्ता कई संदेशों से अनुरोध जोड़ने के बजाय बाकी काम समझ सके।
एक लेखा उदाहरण
एक रिपोर्टिंग अवधि के लिए बैंक स्टेटमेंट, बिल और प्राप्ति का अनुरोध करें। पूर्ण फ़ाइलों को स्वीकार करें और स्पष्ट स्कैन के लिए स्टेटमेंट वापस करें.
हर रिकॉर्ड संग्रह के उद्देश्य के अनुसार जाँचें। बिलों का पूरा समूह अपठनीय बैंक स्टेटमेंट की कमी पूरी नहीं करता; हर दस्तावेज़ पर अलग निर्णय चाहिए।
दस्तावेज़ कार्य, लोगों के साथ मन में
प्रेषक के लिए अगली क्रिया स्पष्ट करें.
एक दस्तावेज़ अनुरोध सबसे अच्छा काम करता है जब चेक सूची विशिष्ट है। रिकॉर्ड, प्रासंगिक अवधि और आवश्यकता की पहचान करें ताकि एक प्राप्तकर्ता विश्वास के साथ कार्य कर सके।
अपठनीय या अधूरे दस्तावेज़ के लिए कारण बताएँ। उस दस्तावेज़ से जुड़ा कारण दोबारा सभी दस्तावेज़ माँगने वाले सामान्य संदेश से अधिक उपयोगी है।
संग्रह को समीक्षा से अलग रखें. प्रस्तुत रिकॉर्डों को अभी भी जांच की आवश्यकता है; स्वीकार किए गए रिकॉर्डों ने आपके अपने निर्णय को प्रतिबिंबित किया है कि क्या सामग्री अनुरोध को पूरा करती है।
ग्राहकउपयोगी संदर्भ वाला कार्यक्षेत्र
एक उपयोगी अनुरोध समीक्षा को भी स्पष्ट करता है।
प्रेषक को एक विशिष्ट चेक सूची की आवश्यकता होती है और समीक्षक को एक समझने योग्य परिणाम की आवश्यकता होती है। प्रत्येक वस्तु की स्थिति को उपलब्ध कराए गए वास्तविक रिकॉर्ड से जुड़ा हुआ रखें.
नई प्रति चाहिए तो समस्या बताएँ। गायब पन्ने, अपठनीय स्कैन और गलत अवधि के लिए अलग सुधार चाहिए; उपयोगी संदेश यह अंतर स्पष्ट करे।
अनुस्मारक
SECURINOS, WILLFRED का उत्पाद
अगले अनुरोध को एक स्पष्ट पथ आगे दें.
दस्तावेज़ कार्यप्रवाह का पता लगाएँ और वह पैकेज चुनें जो काम करने वाले लोगों के लिए उपयुक्त हो.