SECURINOS · साझा करना
आवश्यक सामग्री साझा करें। भविष्य की पहुँच नियंत्रित करें।
एक दस्तावेज़ आदान-प्रदान स्पष्ट होना चाहिए कि क्या साझा किया जा रहा है, इसे कौन प्राप्त करना चाहिए और कितनी देर तक पहुंच खुला रहना चाहिए।
अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित करें · जो लापता है उसे इकट्ठा करें · उद्देश्य के साथ साझा करें
लिंक भेजने से पहले
साझा करने की एक सीमा है।
चयन चेक करें
पहुँच शर्तों को चुनें
समीक्षा जिसे इसकी आवश्यकता है
पहुँच रद्द करने से भविष्य में सेवा का उपयोग रुकता है। डाउनलोड की गई या फ़ोटो में ली गई प्रतियाँ इस नियंत्रण से बाहर रहती हैं।
यह उपयोगी बनाने के लिए विवरण
लिंक से पहले. विनिमय के दौरान. बाद में।
दस्तावेज़ या फ़ोल्डर चुनें
एक विशिष्ट अनुरोध के लिए एक फ़ाइल या एक विस्तृत परियोजना के लिए एक फ़ोल्डर साझा करें. निमंत्रण भेजने से पहले चयनित सामग्री की समीक्षा करें.
चुनना ही पहुँच का पहला निर्णय है। फ़ोल्डर साझा करने से पहले सामग्री जाँचें। केवल एक दस्तावेज़ की ज़रूरत हो तो वही साझा करना बेहतर है।
पहुँच शर्तों को सेट करें
परिपक्वता तथा पासवर्ड सुरक्षा इस्तेमाल करें. चुनें कि क्या एक प्राप्तकर्ता सामग्री को देख सकता है या एक प्रतिलिपि डाउनलोड कर सकता है. जहाँ सत्यापित प्राप्तकर्ता पहुँच की पेशकश की जाती है, प्राप्तकर्ता मामलों को पहचानने के लिए इसका उपयोग करें।
उद्देश्य के अनुसार देखने या डाउनलोड करने की अनुमति दें। साथ में अवधि और पासवर्ड सोचें। खास साझा लिंक के लिए उपलब्ध नियंत्रण देखें।
एक्सचेंज समाप्त होने पर पहुँच रोकें
जब प्राप्तकर्ता को इसकी ज़रूरत न रहे तो लिंक को रद्द करें. वापस लेना भविष्य की सेवा पहुँच को रोकता है; यह पहले से ही डाउनलोड की गई एक प्रतिलिपि प्राप्त नहीं कर सकता है.
एक लिंक को बंद करना उपयोगी होता है जब एक चर्चा या बातचीत समाप्त हो जाती है। यह सेवा के माध्यम से भविष्य की पहुंच को बदलता है; सेवा के बाहर की एक प्रतिलिपि प्राप्तकर्ता के नियंत्रण के तहत एक अलग रिकॉर्ड बनी रहती है।
रिकॉर्ड का अर्थ समझें
रिकॉर्ड किए गए एक्सेस घटनाओं की समीक्षा करें. एक खुली लिंक इस बात का प्रमाण नहीं है कि एक व्यक्ति ने एक दस्तावेज को पढ़ा या समझा है, और एक बेनामी यात्रा पहचान की पुष्टि नहीं करती है।
रिकॉर्ड की गई घटनाओं के बारे में जानकारी के रूप में गतिविधि इतिहास को देखें. एक एक्सेस घटना आपको एक आदान-प्रदान का पालन करने में मदद कर सकती है, लेकिन यह यह स्थापित नहीं करती है कि एक विशेष व्यक्ति समझता है या दस्तावेज़ क्या कहता है उससे सहमत है।
एक व्यवसायिक उदाहरण
एक सलाहकार एक समय-सीमित लिंक के माध्यम से एक प्रस्ताव भेजता है। एक बार चर्चा समाप्त हो जाने पर, वे उस लिंक को रद्द कर देते हैं और एक नए नियंत्रित विनिमय के माध्यम से अनुमोदित अनुबंध भेज देते हैं।
प्रस्तावों और सहमत दस्तावेजों को स्पष्ट रूप से अलग रखें। समझौते के लिए एक नया आदान-प्रदान प्राप्तकर्ता को पहले की चर्चा से अंतिम सामग्री को अलग करने में मदद करता है।
दस्तावेज़ कार्य, लोगों के साथ मन में
एक लिंक एक उद्देश्य के साथ एक निमंत्रण है.
एक शेयर यह बताना चाहिए कि प्राप्तकर्ता कौन सी सामग्री प्राप्त कर रहा है और क्यों। एक फ़ाइल का चयन, इसकी पहुँच की शर्तें और इच्छित प्राप्तकर्ता एक ही निर्णय के भाग हैं।
एक समय-सीमित आदान-प्रदान एक स्पष्ट अंत के साथ चर्चा के लिए उपयोगी हो सकता है। इसके बाद लिंक को रद्द करना भविष्य की सेवा पहुँच को बंद कर देता है जबकि पहले से ही उस सीमा के बाहर रखी गई किसी भी प्रतिलिपि को छोड़ देता है।
काम के एक नए चरण के लिए, चयन की समीक्षा करें और एक उपयुक्त आदान-प्रदान बनाएं, बजाय पहले के लिंक को अभी भी कार्य में फिट होने के बजाय।
सुरक्षाउपयोगी संदर्भ वाला कार्यक्षेत्र
सेवा पहुँच और एक प्राप्तकर्ता की प्रतिलिपि के अलग-अलग सीमाएं हैं।
देखें कि प्राप्तकर्ता क्या खोल सकता है, आदान-प्रदान कितनी देर खुला रहे और डाउनलोड उद्देश्य के अनुरूप है या नहीं। ये शर्तें दस्तावेज़ चुनने के साथ तय होती हैं।
एक लिंक को बंद करना भविष्य की सेवा पहुँच को बदलता है। यह पहले से ही डाउनलोड या फोटोग्राफी की गई सामग्री को पुनर्प्राप्त नहीं करता है, और रिकॉर्ड की गई पहुंच घटनाएं पढ़ने या समझौते की स्थापना नहीं करती हैं।
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