SECURINOS · अनुस्मारक

दस्तावेज़ के बगल में महत्वपूर्ण तारीख़ों को स्थान दें.

एक उपयोगी दस्तावेज़ कार्यक्षेत्र आपको याद रखने में मदद करता है जब एक रिकॉर्ड को ध्यान की आवश्यकता होती है और एक ग्राहक को अभी भी पेश करने की आवश्यकता होती है।

अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित करें · जो लापता है उसे इकट्ठा करें · उद्देश्य के साथ साझा करें

एक महिला एक बाल्कनी डेस्क पर एक कागज तारीख रिकॉर्ड की जांच कर रही है

एक उपयोगी स्मरण

ध्यान, फिर कार्रवाई.

तारीख़ जाँचें

रिकॉर्ड तैयार करें

अगला चरण पूरा करें

एक याद दिलाने के लिए आप को प्रेरित करता है. यह आपके लिए एक नीति को नया नहीं करता है या एक दस्तावेज़ स्वीकार नहीं करता है.

यह उपयोगी बनाने के लिए विवरण

महत्वपूर्ण तिथियां रिकॉर्ड के पास रखें.

समाप्ति और नवीकरण की तारीखें देखें

बीमा कागजात, प्रमाणपत्र या अन्य समय- संवेदनशील रिकॉर्ड में एक समाप्ति तिथि जोड़ें. अगले चरण के लिए तैयार करने के लिए याद दिलाने का उपयोग करें.

एक परिपक्वता तिथि सबसे उपयोगी है जब यह उस रिकॉर्ड से जुड़ा होता है जिसे यह वर्णन करता है। जाँचें कि तारीख़ संबंधित नीति या प्रमाणपत्र को संदर्भित करती है, न कि एक असंबंधित पत्र या अपलोड तिथि को.

बकाया अनुरोधों पर फॉलोअप करें

अनुरोध चेक सूची से जुड़े गुम- दस्तावेज़ स्मरण रखें, ताकि प्राप्तकर्ता को पता हो कि कौन सी वस्तुएँ शेष हैं.

बाकी दस्तावेज़ का रिमाइंडर मूल अनुरोध से जोड़ें। भेजने वाला असंबंधित संदेशों में खोजे बिना बाकी दस्तावेज़ पहचान सके और अगला कदम समझ सके।

प्रॉम्प्ट के रूप में स्मरणों का उपयोग करें

एक स्मरण एक तिथि या गुम वस्तु को आपके ध्यान में लाता है. आप अभी भी तय कर सकते हैं कि क्या कार्य करना है और क्या प्रतिस्थापित दस्तावेज़ स्वीकार्य है.

एक प्रोम्प्ट एक क्रिया की शुरुआत है, इसकी समाप्ति नहीं। आप अभी भी आवश्यकता की समीक्षा करने की जरूरत है, प्रतिस्थापन तैयार या नवीकरण निर्णय बनाने के लिए.

एक व्यक्तिगत उदाहरण

एक संपत्ति बीमा दस्तावेज़ में एक नवीकरण तिथि जोड़ें और इसे समाप्त होने से पहले समर्थन दस्तावेजों को तैयार करें।

नवीनीकरण के लिए उपयोगी संदर्भ रखें। पॉलिसी और सहायक कागज़ व्यवस्थित होने पर रिमाइंडर आने पर आवश्यक रिकॉर्ड आपके पास होते हैं।

एक व्यवसायिक उदाहरण

एक सलाहकार एक अस्पष्ट संदेश भेजने के बजाय अनुरोध कार्यप्रवाह के माध्यम से एक लापता हस्ताक्षरित दस्तावेज पर अनुसरण करता है।

एक अनुरोध-संबंधी याद दिलाना स्पष्ट होता है जब यह पहचानता है कि क्या लापता है। यदि दस्तावेज़ को पहले से ही सुधार की आवश्यकता है तो एक विशिष्ट स्पष्टीकरण के साथ अनुसरण को जोड़ें.

तिथियां सटीक रखें

प्रतिस्थापन संस्करण अपलोड करते समय तिथियां जाँचें. गलत तारीख़ पर आधारित स्मरण अंतर्निहित रिकॉर्ड को सही नहीं कर सकता.

एक दस्तावेज़ को बदलना इसकी तिथि जानकारी को फिर से देखने के लिए एक अच्छा समय है. सटीक तिथियां उपयोगी याद दिलाने का समर्थन करती हैं; एक अधिसूचना रिकॉर्ड के साथ प्रविष्ट एक गलत तिथि को सही नहीं कर सकती है.

एक आदमी पीले रसोई मेज पर दस्तावेजों की जांच कर रहा है

दस्तावेज़ कार्य, लोगों के साथ मन में

एक तारीख़ तब उपयोगी होती है जब वह किसी कार्य की ओर ले जाती है.

एक परिपक्वता या लापता वस्तु याद दिलाने के लिए संबंधित दस्तावेज़ या चेक सूची पर ध्यान देना चाहिए। यह समझने में मदद करता है कि आगे क्या होने की जरूरत है।

प्रॉम्प्ट नवीकरण को पूरा नहीं करता है या यह तय नहीं करता है कि एक प्रस्तुति स्वीकार्य है या नहीं। इसका उपयोग कार्य की योजना बनाने और परिणाम की समीक्षा करने के लिए किया जाता है।

रिकॉर्ड को बदलते समय स्मरण से संबंधित जानकारी जाँचें. एक सटीक तिथि और एक स्पष्ट अनुरोध संदर्भ के बिना एक अधिसूचना की तुलना में अनुसरण को अधिक उपयोगी बनाता है।

निवेदन

उपयोगी संदर्भ वाला कार्यक्षेत्र

तिथि को रिकॉर्ड और क्रिया से जोड़ें.

एक याद दिलाना उपयोगी है जब यह स्पष्ट करता है कि क्या ध्यान की आवश्यकता है। संबंधित दस्तावेज़ के बगल में एक समाप्ति तिथि रखें और इसके अनुरोध के बगल में एक बची हुई वस्तु.

जब सामग्री बदली जाती है तो उन विवरणों को जाँचें. स्मरण आपके ध्यान में कुछ लाता है; नवीकरण, समीक्षा तथा स्वीकृति के लिए अभी भी आपके निर्णय की आवश्यकता है.

भंडार
रोशनी वाले कार्यक्षेत्र में दीवार का कैलेंडर, दस्तावेज़ फ़ोल्डर और डेस्क की घड़ी।

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