SECURINOS · Versions
Identifiez clairement le fichier actuel.
Les documents changent. L'historique des versions permet de distinguer un remplacement de l'enregistrement qui l'a précédé.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
Un renouvellement d’assurance
Les enregistrements actuels et antérieurs restent connectés.
Police d’assurance précédente
Politique de remplacement
Document actuel
Vérifiez les dates et les informations de version avant de partager le document renouvelé.
LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Faire un changement sans perdre le contexte.
Ajouter une version de remplacement
Téléchargez un document révisé sous son enregistrement existant afin que le fichier actuel et les versions antérieures restent connectés.
Connectez le remplacement à l'enregistrement de document existant plutôt que de traiter chaque révision comme un téléchargement non lié. Cela permet de garder la relation entre le matériel actuel et antérieur compréhensible.
Identifier ce qui est actuel
Utilisez des noms de fichiers et des informations de version clairs. La bonne version est importante lorsque quelqu'un vérifie un accord, un certificat ou un rapport.
Un destinataire doit savoir si un document est une ébauche, un renouvellement ou un document terminé. Utilisez un contexte de version clair lors de la préparation du partage ainsi que lors de l'organisation du coffre-fort.
Retour à un enregistrement précédent
Les versions conservées aident à expliquer comment un document a été modifié. La disponibilité dépend des limites de rétention de version du service.
Une version antérieure peut aider à expliquer un changement, mais sa disponibilité est régie par la conservation. Gardez les dossiers importants requis en dehors de cet historique sous votre propre contrôle.
Partager des révisions délibérément
Vérifiez la version du document et les paramètres d’accès avant de le partager. Assurez-vous que les destinataires savent s’ils reçoivent un fichier brouillon ou final.
Avant de partager, vérifiez la version prévue et l’accès du destinataire. Ne vous fiez pas uniquement au nom d'un fichier pour savoir s'il s'agit du document final convenu.
Un exemple pratique
Une police d’assurance est renouvelée. Gardez la nouvelle politique comme version actuelle et conservez la précédente pour référence.
La politique renouvelée devrait être facilement distinguable de la période qu'elle remplace. Gardez le contexte de la date utile avec le document et passez en revue tout rappel associé après le remplacement.
Connaître la limite
La conservation des versions est différente de la modification de documents en ligne ou de la tenue d’une archive juridique formelle. Tenir les dossiers requis selon vos propres responsabilités.
L'historique des versions permet d'organiser les modifications apportées aux enregistrements. Cela ne signifie pas que le service modifie le contenu de vos documents ou remplit une obligation formelle d’archivage pour vous.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
Un remplacement ne doit pas perdre son contexte.
Les renouvellements, les révisions et les dossiers corrigés peuvent tous créer plus d'une copie d'un document important. Le maintien de la connexion entre ces copies aide à expliquer laquelle est actuelle.
Utilisez les dates et les informations de version pour prendre en charge la dénomination claire. Lors du partage, expliquez si le matériel est destiné à la discussion, à l’examen ou à l’utilisation comme document final.
Les versions conservées ont des limites. Conservez séparément les enregistrements dont vous avez besoin pour d'autres responsabilités et vérifiez le délai de conservation applicable lorsque vous gérez votre espace de travail.
Coffre-fortUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Un fichier courant devrait être facile à distinguer.
La relation entre un renouvellement et son dossier antérieur est importante. Gardez les noms de fichiers utiles, le contexte de la date et les informations de version connectées afin qu'un remplacement ne perde pas son historique.
Avant de partager, confirmez l’enregistrement prévu et expliquez s’il s’agit d’un brouillon ou d’un document terminé. Les versions conservées soutiennent l'organisation; les copies formelles requises restent sous votre responsabilité.
Partage
SECURINOS, UN PRODUIT WILLFRED
Sachez avec quel enregistrement vous travaillez.
Explorez le flux de travail des documents et choisissez le package qui convient aux personnes qui effectuent le travail.