SECURINOS · Comment ça marche
D'un fichier éparpillé à un espace de travail clair.
Securinos donne aux documents un lieu, un but et un moyen contrôlé d’atteindre les personnes qui en ont besoin.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
De l’invitation à la vérification
Une séquence que les gens peuvent suivre.
Préparer la demande
Recevoir les fichiers
Examinez chaque article
Une explication claire de ce qui est nécessaire facilite l’action suivante du destinataire.
LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Six étapes, avec les gens à l’esprit.
Choisissez votre espace de travail
Choisissez Personnel pour vos propres dossiers, Professionnel pour le travail client ou Équipe pour un accès partagé du personnel. Créez votre espace de travail et passez en revue les détails du plan.
Commencez par le contexte dans lequel vous utiliserez les documents. Une collecte domestique et un échange de clients professionnels nécessitent des structures différentes. La révision de votre objectif vous aide d'abord à choisir des dossiers et un abonnement qui ont du sens ensemble.
Ajouter et organiser des documents
Téléchargez un fichier pris en charge, donnez-lui un nom reconnaissable et placez-le dans le bon dossier. Ajoutez des étiquettes pour rendre les enregistrements connexes plus faciles à trouver.
Un nom reconnaissable et un dossier raisonnable font une grande partie du travail d'organisation. Utilisez des balises de manière cohérente pour les enregistrements connexes. Vous devriez être en mesure de distinguer une politique actuelle d'une correspondance de support sans compter sur la mémoire.
Demander ce qui manque
Pour un échange client, créez une liste de contrôle de documents et partagez une invitation de téléchargement. Le destinataire l'ouvre dans un navigateur et soumet les fichiers demandés.
Pensez à la personne qui reçoit la demande. Nommez chaque élément, identifiez la période qu'il doit couvrir et expliquez toute exigence évidente, comme une numérisation lisible complète. Cela leur donne une action suivante claire.
Examiner la soumission
Marquez chaque élément demandé comme Manquant, Soumis ou Accepté. Demander un remplacement avec une raison lorsqu'un document a besoin d'être corrigé.
Examinez le document lui-même avant de l'accepter. Un nom de fichier ne peut pas vous dire si une page est manquante ou si la mauvaise période de déclaration a été fournie. Expliquez la correction lorsque vous retournez un article afin que le destinataire sache ce qu'il doit remplacer.
Partagez les bons fichiers
Choisissez les documents ou le dossier à partager, définissez les contrôles d'accès et envoyez le lien via le canal que vous utilisez déjà.
Avant d’envoyer un lien, passez en revue ensemble les fichiers sélectionnés et les conditions d’accès. Le but d'un partage, sa durée et la possibilité de télécharger devraient tous prendre en charge le même échange.
Gardez l'espace de travail à jour
Ajoutez une version de remplacement, vérifiez l'activité, mettez à jour l'accès et utilisez des rappels pour les documents urgents. Gardez les copies dont vous avez besoin en dehors du service sous votre propre contrôle.
Le travail sur le document se poursuit après le premier téléchargement. Vérifiez la version actuelle, les dates pertinentes et l'accès lorsque les circonstances changent. Un projet terminé est un point utile pour passer en revue les liens et les autorisations qui restent ouverts.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
La préparation facilite l’échange.
Avant de demander des fichiers, décidez de ce dont vous avez besoin et à quoi ressemble une soumission utile. Le destinataire doit pouvoir comprendre la liste de contrôle sans savoir comment vous organisez votre propre espace de travail.
Lorsque le matériel arrive, examinez-le avant de l'accepter. Une raison claire pour un remplacement aide l'expéditeur à corriger le problème et à maintenir l'échange en mouvement.
Une fois le travail terminé, examinez les documents, les dates et les accès qui restent. Maintenir l’espace de travail à jour fait partie du processus, plutôt qu’une tâche de nettoyage distincte.
Coffre-fortUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Commencez par le contexte. Terminez avec une étape suivante claire.
Le premier téléchargement n'est qu'une étape du travail sur le document. Décider où le document appartient, à quoi ressemble une soumission utile et quelle personne a besoin du matériel résultant.
Une fois l'examen terminé, mettez à jour l'accès, les dates et les versions actuelles si nécessaire. Conservez des copies indépendantes importantes parallèlement à vos propres responsabilités de tenue de dossiers.
Demandes
SECURINOS, UN PRODUIT WILLFRED
Commencez par le flux de travail qui correspond à vos enregistrements.
Explorez le flux de travail des documents et choisissez le package qui convient aux personnes qui effectuent le travail.