SECURINOS · Rappels
Donnez aux dates importantes une place à côté du document.
Un espace de travail de document utile vous aide à vous rappeler quand un enregistrement a besoin d'attention et ce qu'un client doit encore soumettre.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
Un rappel utile
Attention, puis action.
Vérifiez la date
Préparer les dossiers
Passer à l'étape suivante
Un rappel vous invite à agir. Il ne renouvelle pas une police ni n’accepte un document pour vous.
LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Gardez les dates importantes près du dossier.
Suivi de l'expiration et du renouvellement
Ajouter une date d'expiration à un document d'assurance, un certificat ou un autre document sensible au temps. Utilisez des rappels pour vous préparer à l’étape suivante.
Une date d'expiration est plus utile lorsqu'elle est liée à l'enregistrement qu'elle décrit. Vérifiez que la date se réfère à la police ou au certificat pertinent plutôt qu'à une lettre ou une date de téléchargement sans rapport.
Suivi des demandes en suspens
Gardez les rappels de documents manquants connectés à la liste de contrôle de la demande, afin que le destinataire sache quels éléments restent.
Connectez un suivi d'élément manquant à la demande originale. L'expéditeur doit être en mesure d'identifier le document en attente et de comprendre l'action suivante sans avoir à chercher dans des messages non liés.
Utiliser les rappels comme une invite
Un rappel attire votre attention sur une date ou un élément manquant. Vous décidez toujours de la mesure à prendre et si le document de remplacement est acceptable.
Une invite est le début d'une action, pas la fin de celle-ci. Vous devez encore examiner l'exigence, préparer le remplacement ou prendre la décision de renouvellement.
Un exemple personnel
Ajoutez une date de renouvellement à un document d’assurance de biens et préparez les documents justificatifs avant son expiration.
Donnez-vous un contexte utile autour du renouvellement. Le fait de garder la police et les documents justificatifs organisés vous aide à répondre au rappel avec les dossiers déjà à portée de main.
Un exemple d'entreprise
Un consultant effectue le suivi d’un document signé manquant dans le flux de travail de la demande au lieu d’envoyer un message peu clair.
Un rappel lié à une demande est plus clair lorsqu'il identifie ce qui manque. Combinez le suivi avec une explication spécifique si le document fourni précédemment doit être corrigé.
Gardez les dates exactes
Vérifiez les dates lorsque vous téléchargez une version de remplacement. Un rappel basé sur une date incorrecte ne peut pas corriger l'enregistrement sous-jacent.
Le remplacement d'un document est un bon moment pour revoir ses informations de date. Les dates exactes permettent de recevoir des rappels utiles; une notification ne peut pas corriger une date incorrecte saisie avec l'enregistrement.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
Une date est utile quand elle conduit à une action.
Un rappel d'expiration ou d'élément manquant devrait attirer l'attention sur le document ou la liste de contrôle pertinents. Ce contexte aide à expliquer ce qui doit se passer ensuite.
L'invite n'achève pas le renouvellement ni ne décide si une soumission est acceptable. Utilisez-le pour planifier l'action et examiner le résultat.
Vérifiez les informations relatives aux rappels lors du remplacement d'un enregistrement. Une date précise et une demande claire rendent le suivi plus utile qu’une notification sans contexte.
DemandesUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Connectez la date à l'enregistrement et à l'action.
Un rappel est utile lorsqu’il indique clairement ce qui nécessite une attention. Gardez une date d'expiration à côté du document pertinent et un élément en suspens à côté de sa demande.
Vérifiez ces détails lorsque le matériel est remplacé. Le rappel attire votre attention sur quelque chose; le renouvellement, l'examen et l'acceptation nécessitent toujours une décision de votre part.
Coffre-fort
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