SECURINOS · Caractéristiques
Les outils autour de vos documents.
Securinos combine l’organisation des documents, la collecte client et le partage contrôlé afin qu’un fichier important ait une place claire tout au long de son utilisation.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
Conserver · Collecter · Partager
Trois parties de travail de document.
Donnez-lui une place
Demandez l'article manquant
Sélectionnez le bon matériau
Choisissez l’outil qui correspond à l’étape, tout en gardant le document connecté à son contexte.
EXPLORER CHAQUE PARTIE
Un regard plus attentif sur les outils.
Coffre-fort
Conservez les documents auxquels vous revenez dans un espace de travail privé organisé, plutôt que de compter sur une collection de pièces jointes et de téléchargements non liés.
Explorez le coffre-fort →Partage
Un échange de documents doit indiquer clairement ce qui est partagé, qui doit le recevoir et combien de temps l'accès doit rester ouvert.
Explorez le partage →Demandes
Transformez une liste de documents requis en un processus de collecte clair pour vous et la personne qui les envoie.
Explorer les demandes →Clients
Un espace client conserve les demandes, les documents soumis et les résultats partagés, de sorte que chaque pièce de travail reste connectée à la bonne personne ou au bon projet.
Explorer les clients →Versions
Les documents changent. L'historique des versions permet de distinguer un remplacement de l'enregistrement qui l'a précédé.
Explorer les versions →Rappels
Un espace de travail de document utile vous aide à vous rappeler quand un enregistrement a besoin d'attention et ce qu'un client doit encore soumettre.
Explorer les rappels →Équipes
Le plan Équipe rassemble trois employés dans un espace de travail de documents partagé avec des rôles et un historique des activités.
Explorer les équipes →LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Le workflow documentaire complet.
Coffre-fort privé
Conservez les documents dans des dossiers, ajoutez des étiquettes et des balises et recherchez des noms de fichiers et des balises. Commencez par une structure qui correspond à votre ménage, à vos clients ou à vos projets.
L’organisation fonctionne mieux lorsqu’elle suit un schéma reconnaissable. Choisissez des noms de dossiers et des balises qui restent utiles à mesure que la collection s’agrandit, plutôt que de créer une convention de nommage différente pour chaque nouveau fichier.
Le partage contrôlé
Créez des liens pour les documents ou dossiers sélectionnés. Définissez l'expiration et la protection par mot de passe, choisissez les autorisations de visualisation ou de téléchargement et révoquez l'accès futur.
Les outils de partage sont là pour rendre un échange délibéré. Choisissez d'abord le matériel, puis passez en revue la durée et les autorisations. La résiliation ultérieure de l'accès au service ne supprime pas les copies qu'un destinataire a déjà conservées.
Demandes de documents
Créez une liste de contrôle, invitez un destinataire à télécharger et suivez les éléments manquants, soumis et acceptés. Demandez des remplacements avec une explication.
Une liste de contrôle fait la différence entre une demande générale de documents et un ensemble d'instructions utiles. Traitez Soumis comme une file d'attente de révision et Accepté comme le résultat de votre propre vérification.
Les espaces clients
Regroupez les demandes, les documents et les travaux terminés de chaque client. Un espace séparé réduit la confusion entre les échanges non liés.
Le contexte client permet d'éviter de mélanger des documents provenant d'engagements non liés. Gardez le matériel entrant, les demandes et les résultats que vous partagez connectés au client ou au projet auquel ils appartiennent.
Versions et rappels
Conserver les versions antérieures des documents et identifier le fichier actuel. Ajoutez des dates d'expiration et des rappels pour les enregistrements qui nécessitent une attention particulière.
Une version indique quel fichier est actuel ; un rappel attire l'attention lorsque quelque chose nécessite une action. Utilisez les deux outils avec des informations précises sur le document plutôt que de vous attendre à ce que l'un ou l'autre interprète le document pour vous.
Accès de l'équipe
Donnez l'accès à trois membres du personnel sous le plan Équipe, avec des rôles et un historique des activités. Les clients externes participent à travers leurs invitations.
Le travail partagé nécessite que les gens comprennent leurs responsabilités. L'accès du personnel et les invitations externes servent à des fins différentes. Utilisez l'accès pertinent au travail et révisez-le lorsque les responsabilités changent.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
Un document, plusieurs décisions utiles.
Le stockage, la collecte et le partage sont des éléments connexes du travail documentaire. Un document d’appui peut arriver par une demande, appartenir à un espace client et faire partie d’un échange avec un autre destinataire.
Les outils ont des emplois différents. Les dossiers fournissent du contexte, les états aident à organiser la révision, l'historique des versions relie les remplacements et les paramètres d'accès façonnent le partage.
Utilisez les pages de fonctionnalités détaillées pour comprendre ces distinctions et choisissez un plan en fonction de votre travail, plutôt que de supposer que chaque outil d'application appartient à chaque abonnement.
Coffre-fortUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Des outils avec des tâches distinctes, travaillant autour du même enregistrement.
Un dossier organise, une demande collecte et un lien partagé donne accès. Les versions relient les remplacements, tandis que les rappels attirent l'attention sur la prochaine date ou l'élément en suspens.
Choisissez l'outil pour la tâche et suivez le guide correspondant. Un flux de travail complet dépend de ces distinctions ainsi que du package que vous sélectionnez.
Demandes
SECURINOS, UN PRODUIT WILLFRED
Trouvez les outils pour votre prochain échange de documents.
Explorez le flux de travail des documents et choisissez le package qui convient aux personnes qui effectuent le travail.