SECURINOS · Coffre-fort
Un endroit pour vos papiers importants.
Conservez les documents auxquels vous revenez dans un espace de travail privé organisé, plutôt que de compter sur une collection de pièces jointes et de téléchargements non liés.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
Un dossier de propriétés
Des noms qui vous aident à le trouver.
Police d’assurance · période actuelle
Correspondance relative au renouvellement
Certificat justificatif
Utilisez les noms de fichiers et les balises de manière cohérente. Gardez les enregistrements liés ensemble sans confondre le document en cours.
LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Organisation qui suit vos dossiers.
Organiser par la façon dont vous les utilisez
Créez des dossiers pour Personnel, Propriété, Assurance ou Affaires, ou organisez les dossiers par client et projet. Choisissez des noms qui ont du sens pour vous.
Une structure de dossier simple est plus facile à maintenir qu'une structure élaborée. Commencez par des catégories générales que vous reconnaissez déjà, puis utilisez un dossier client, propriété ou projet lorsque la collection a besoin de son propre contexte.
Trouvez le bon document
Utilisez les noms de fichiers et les balises pour localiser un document. Étiquetez les dossiers connexes de façon cohérente afin qu’une police, une lettre de renouvellement et un certificat à l’appui soient faciles à trouver ensemble.
Choisissez des noms de fichiers qui distinguent un enregistrement d'un autre et appliquez les balises de manière cohérente. La recherche de noms de fichiers et de balises est un moyen de restreindre la collection; c'est différent de la recherche de mots à l'intérieur d'un document.
Gardez un contexte utile
Utilisez un nom de document clair et des informations d'expiration pertinentes. Un enregistrement bien étiqueté vous aide à distinguer le document actuel d’une copie plus ancienne.
Le contexte est important lorsque plusieurs documents se ressemblent. Un titre, une période et une date pertinente aident à expliquer pourquoi un document est là et s'il est celui dont vous avez besoin maintenant.
Un exemple personnel
Gardez un contrat de propriété, une police d'assurance et des certificats de réparation dans un dossier de propriété. Lorsque quelqu'un a besoin d'un certificat, partagez ce document au lieu du dossier entier.
L'unité utile de partage est souvent un enregistrement spécifique. Le fait de conserver une collection de biens ne signifie pas que chaque bénéficiaire a besoin de la police d'assurance, de l'entente et des certificats en même temps.
Gardez vos propres copies importantes
Conserver les copies nécessaires pour les dossiers officiels ou la sauvegarde à long terme. Consultez les informations de stockage, de conservation et de récupération pour le plan sélectionné.
Votre coffre-fort soutient l'organisation quotidienne. Gardez les copies nécessaires pour les dossiers officiels ou la sauvegarde sous votre propre contrôle et tenez compte des règles de stockage et de conservation de votre régime lors de la gestion de la collection.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
Construisez une collection à laquelle vous pourrez revenir.
Un coffre-fort devient plus utile à mesure que ses conventions de nommage et de dossier deviennent familières. Utilisez la même logique pour des enregistrements similaires et conservez une propriété, un client ou un projet ensemble lorsque le contexte est important.
Vous n'avez pas besoin de partager une collection entière pour la rendre utile. Un dossier bien organisé peut vous aider à trouver le certificat ou la politique dont une autre personne a besoin.
Vérifiez les dates et les versions à mesure que les documents sont remplacés. Conservez des copies indépendantes lorsque vous avez besoin de documents formels ou de sauvegardes au-delà de l'utilisation quotidienne de l'espace de travail.
VersionsUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Une collecte organisée doit rester compréhensible.
Gardez les noms et les étiquettes cohérents à mesure que les enregistrements s'accumulent. Une catégorie familière de propriété, de projet ou de ménage peut être plus utile qu'un nouveau schéma de nommage pour chaque téléchargement.
Lorsqu'un enregistrement change, vérifiez sa version actuelle et son contexte de date. Gardez le matériel spécifique dont une autre personne a besoin facile à identifier sans ouvrir la collection entière à eux.
Rappels
SECURINOS, UN PRODUIT WILLFRED
Rendez le prochain enregistrement plus facile à trouver.
Explorez le flux de travail des documents et choisissez le package qui convient aux personnes qui effectuent le travail.