SECURINOS · Demandes
Demandez une fois. Voyez ce qui manque encore.
Transformez une liste de documents requis en un processus de collecte clair pour vous et la personne qui les envoie.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
La liste de contrôle de l'examen
La soumission est une étape, pas une décision.
Manquant
Envoyé
Acceptée
Accepté reflète votre examen du dossier. Expliquez ce qui doit être corrigé lorsque vous demandez un remplacement.
LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Une liste de contrôle utile rend le travail visible.
Créer une checklist utile
Indiquez les documents dont vous avez besoin et expliquez à quoi ressemble une soumission acceptable. Faites des demandes suffisamment spécifiques pour que le destinataire puisse agir sans deviner.
Une requête utile indique à l'expéditeur ce qu'il doit fournir et pourquoi. Précisez l'enregistrement ou la période et décrivez une présentation acceptable en langage clair. Une instruction claire réduit les allers-retours évitables.
Donner au destinataire un lien de navigateur
Le client ouvre une invitation de téléchargement et soumet les documents demandés sans installer d'application. Ils n'ont pas besoin d'acheter un abonnement.
Envoyez l’invitation par le canal de communication que vous utilisez déjà. Le chemin de téléchargement par navigateur permet au destinataire de répondre à la demande de document sans acheter un abonnement personnel.
Suivre chaque article
Manquant signifie qu'aucune soumission acceptable n'est disponible. Soumis signifie que le fichier est en attente d'examen. Accepté signifie qu'il a passé votre évaluation.
Utilisez les trois états pour comprendre le travail restant. Manquant identifie un élément en suspens, Soumis identifie le matériel à vérifier et Accepté enregistre le résultat de votre examen.
Demander un remplacement
Si une numérisation est illisible ou si une page est manquante, expliquez le problème et demandez un fichier corrigé. L’acceptation demeure la décision de l’examinateur.
Soyez précis lorsque vous demandez une soumission corrigée. Indiquez une numérisation illisible, une page manquante ou une période erronée plutôt que de simplement dire que le document a été rejeté.
Faire un suivi clair
Utilisez des rappels pour les éléments en suspens et gardez la demande dans son espace client. Les rappels devraient expliquer ce qui est encore nécessaire.
Un suivi est plus utile lorsqu’il désigne l’élément en suspens. Gardez-le connecté à la liste de contrôle afin que le destinataire puisse comprendre ce qui reste plutôt que de reconstruire la demande à partir de plusieurs messages.
Un exemple comptable
Demander un relevé bancaire, des factures et des reçus pour une période de déclaration. Acceptez les fichiers complets et renvoyez la déclaration pour une analyse plus claire.
Examinez chaque document en fonction de l'objectif de la collecte. Un ensemble complet de factures ne compense pas un relevé bancaire qui ne peut pas être lu; chaque élément nécessite sa propre décision.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
Indiquez clairement la prochaine action à l'expéditeur.
Une demande de document fonctionne mieux lorsque la liste de contrôle est spécifique. Identifier le dossier, la période pertinente et l'exigence afin qu'un bénéficiaire puisse agir en toute confiance.
Une soumission illisible ou incomplète nécessite une explication. Une raison liée à l'élément est plus utile qu'un suivi général demandant à nouveau des documents.
Gardez la collecte séparée de l'examen. Les documents soumis doivent encore être vérifiés; les documents acceptés reflètent votre propre décision quant à savoir si le matériel répond à la demande.
ClientsUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Une requête utile rend l'examen plus clair aussi.
L'expéditeur a besoin d'une liste de contrôle spécifique et l'examinateur a besoin d'un résultat compréhensible. Gardez l'état de chaque élément connecté à l'enregistrement réel qui a été fourni.
Lorsqu’un remplacement est nécessaire, expliquez le problème. Des pages manquantes, une numérisation illisible et la mauvaise période sont des corrections différentes, et un message utile devrait faire cette distinction claire.
Rappels
SECURINOS, UN PRODUIT WILLFRED
Donnez à la requête suivante un chemin clair.
Explorez le flux de travail des documents et choisissez le package qui convient aux personnes qui effectuent le travail.