SECURINOS · Clients
Donnez à chaque échange client sa propre place.
Un espace client conserve les demandes, les documents soumis et les résultats partagés, de sorte que chaque pièce de travail reste connectée à la bonne personne ou au bon projet.
Organisez vos dossiers · Collectez ce qui manque · Partagez avec un but
Un espace client
Un engagement, son propre contexte.
Demandes reçues
Documents justificatifs
Résultats partagés
Séparez les clients et les missions non liés, même lorsqu'ils ont besoin de types de documents similaires.
LES DÉTAILS QUI LE RENDENT UTILE
Gardez l'engagement connecté.
Séparer les travaux non liés
Créez un espace pour chaque client, engagement ou projet. Organisez les documents et les demandes pertinents dans cet espace.
Utilisez un nom de client ou de mission que le personnel peut reconnaître et conserver le travail connexe dans ce contexte. Un espace séparé aide à expliquer quelle demande, soumission et résultat appartiennent ensemble.
Recueillir et retourner des documents
Demandez des dossiers justificatifs, examinez les soumissions et partagez des rapports ou des accords complétés via le même échange organisé.
Le travail documentaire se déroule dans les deux sens. Recueillez le matériel source dont vous avez besoin, vérifiez-le, puis partagez le résultat avec le destinataire qui en a besoin. Garder le contexte ensemble rend cette séquence plus facile à suivre.
Aider les clients à comprendre l’étape suivante
Une liste de contrôle claire indique ce qu'il faut envoyer. Les messages de révision expliquent ce qui doit être corrigé. L’espace de travail donne un contexte utile à l’échange.
De bonnes instructions sont aussi importantes que l'endroit où les télécharger. Une liste de contrôle décrit l'action suivante et un message d'examen explique le changement lorsque quelque chose doit être soumis à nouveau.
Gardez l'accès approprié
Partagez uniquement le matériel pertinent pour un destinataire. Examinez le personnel et l'accès externe lorsqu'un projet change ou se termine.
Le contexte client est également une frontière d'accès. Examiner le matériel sélectionné pour une invitation externe et le personnel qui doit travailler sur la mission. Revoyez ces décisions au fur et à mesure que le projet se développe.
Un exemple de consultation
Un consultant recueille les documents de base, partage une ébauche de rapport et fournit une version finale après examen. Chaque engagement a son propre espace.
Un projet de rapport et un rapport terminé ont des objectifs différents. Donnez au destinataire suffisamment de contexte pour reconnaître la version qu’il reçoit et l’action attendue de sa part.
Un exemple comptable
Un comptable utilise un espace client séparé pour les états, les dossiers justificatifs et les rapports complétés, ce qui réduit la confusion entre les clients.
Séparez les clients même lorsque leurs types de documents sont similaires. Une étiquette de période de déclaration est utile dans un espace client, mais elle ne doit pas remplacer le contexte client lui-même.
DOCUMENTATION, AVEC LES PERSONNES À L’ESPRIT
Le contexte appartient aux documents.
Un espace client donne à un engagement une maison reconnaissable. Les demandes, les renseignements généraux et les résultats partagés sont plus faciles à suivre lorsqu’ils restent liés au travail qu’ils soutiennent.
Un client peut n'avoir besoin que d'une invitation pour fournir un seul ensemble d'enregistrements ou recevoir un seul résultat. Cet accès est différent de celui du personnel travaillant dans l’ensemble de la mission.
Examinez l'espace de travail lorsqu'un projet change. Une nouvelle étape de travail est un point utile pour vérifier à la fois les documents actuels et les personnes qui ont encore besoin d'y accéder.
DemandesUN ESPACE DE TRAVAIL AVEC UN CONTEXTE UTILE
Gardez l'engagement visible de la collecte au résultat.
Des espaces clients séparés fournissent un contexte pour les enregistrements entrants et les résultats partagés. Une proposition, un document source et un rapport final font partie des travaux qu’ils soutiennent.
Passez en revue les personnes qui ont encore besoin d’un accès lorsque l’engagement change. La participation de l’espace de travail du personnel et l’invitation d’un destinataire à un document sont des types d’accès différents.
Partage
SECURINOS, UN PRODUIT WILLFRED
Gardez le prochain engagement dans le contexte.
Explorez le flux de travail des documents et choisissez le package qui convient aux personnes qui effectuent le travail.