Версии SECURINOS
Понятно обозначайте актуальный файл.
Документы меняются. История версий помогает отличить замену от записи, которая была до нее.
Организуйте свои записи · Соберите то, что не хватает · Делитесь с целью
Возобновление страхования
Текущие и предыдущие записи остаются связанными.
Предыдущая политика
Политика замены
Текущая запись
Перед совместным использованием обновленного документа просмотрите даты и сведения о версиях.
ДЕТАЛИ, КОТОРЫЕ ДЕЛАЮТ ЕГО ПОЛЕЗНЫМ
Внесение изменений без потери контекста.
Добавить версию замены
Загрузить пересмотренный документ под его существующую запись, чтобы текущий файл и предыдущие версии оставались связанными.
Связать замену с существующей записью документа вместо того, чтобы рассматривать каждую ревизию как не связанную загрузку. Это позволяет понять взаимосвязь между текущим и предыдущим материалом.
Определить, что является текущим
Используйте четкие имена файлов и информацию о версиях. Правильная версия имеет значение, когда кто-то проверяет соглашение, сертификат или отчет.
Получатель должен знать, является ли тот или иной документ проектом, обновлением или завершенной записью. Используйте четкий контекст версии при подготовке общего ресурса, а также при организации хранилища.
Возвращение к предыдущей записи
Сохраненные версии помогают объяснить, как документ изменился. Доступность зависит от ограничений службы на сохранение версий.
Более ранняя версия может помочь объяснить изменение, но ее доступность регулируется сохранением. Храните важные записи, требуемые за пределами этой истории под вашим собственным контролем.
Преднамеренный обмен изменениями
Перед общим доступом проверьте версию документа и параметры доступа. Убедитесь, что получатели знают, получают ли они черновой или окончательный файл.
Перед совместным использованием проверьте предполагаемую версию и доступ получателя. Не полагайтесь исключительно на имя файла для определения того, является ли тот или иной файл согласованной окончательной записью.
Практический пример
Страховой полис продлён. Сохраните новый полис как актуальную версию, а предыдущий — для справки.
Продлённый страховой полис должен ясно отличаться от предыдущего периода. Сохраняйте даты с документом и проверьте связанные напоминания после замены.
Знать границу
Сохранение версий отличается от редактирования документов в режиме онлайн или ведения официального юридического архива. Ведите необходимую отчетность в соответствии со своими обязанностями.
История версий помогает организовать изменения в записях. Это не означает, что служба редактирует содержание ваших документов или выполняет для вас официальное обязательство по архивированию.
ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ РАБОТА С УЧЕТОМ ИНТЕРЕСОВ ЧЕЛОВЕКА
Замена не должна терять своего контекста.
Возобновления, пересмотры и исправления файлов могут создать более одной копии важной записи. Сохранение связи между этими копиями помогает объяснить, какая из них является текущей.
Используйте даты и сведения о версиях для поддержки четкого именования. При обмене объясните, предназначен ли материал для обсуждения, обзора или использования в качестве окончательного отчета.
Сохраненные версии имеют ограничения. Храните записи, необходимые для других обязанностей, отдельно и проверяйте соответствующий период хранения при управлении рабочим пространством.
ХранилищеРАБОЧЕЕ МЕСТО С ПОЛЕЗНЫМ КОНТЕКСТОМ
Текущий файл должен быть легко различим.
Важное значение имеет взаимосвязь между возобновлением и его предыдущей регистрацией. Сохраняйте полезные имена файлов, контекст даты и информацию о версии, чтобы замена не потеряла свою историю.
Перед совместным использованием подтвердите предполагаемую запись и объясните, является ли она черновиком или завершенным документом. Сохраненные версии поддерживают организацию; требуемые официальные копии остаются вашей ответственностью.
Общий доступ
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Знайте, с какой записью вы работаете.
Исследуйте рабочий поток документов и выберите пакет, который подходит для людей, выполняющих работу.