SECURINOS · Запросы
Спросите раз. Посмотрите, чего еще не хватает.
Превратите список требуемых документов в четкий процесс сбора для вас и лица, отправляющего их.
Организуйте свои записи · Соберите то, что не хватает · Делитесь с целью
Контрольный перечень вопросов для обзора
Отправка документов — шаг, а не решение.
Отсутствует
Отправлено
Принято
Принято отражает ваше рассмотрение записи. Объясните, что необходимо исправить, когда просите о замене.
ДЕТАЛИ, КОТОРЫЕ ДЕЛАЮТ ЕГО ПОЛЕЗНЫМ
Полезный контрольный список делает работу видимой.
Создание полезного контрольного списка
Укажите документы, которые вам нужны, и объясните, как выглядит приемлемое представление. Запросы должны быть достаточно конкретными, чтобы получатель мог действовать, не догадываясь.
Полезный запрос говорит отправителю, что предоставить и почему. Укажите запись или период и опишите приемлемое представление простым языком. Четкая инструкция снижает количество ненужных переходов туда-сюда.
Дайте получателю ссылку для браузера
Клиент открывает приглашение к загрузке и отправляет запрошенные документы без установки приложения. Им не нужно покупать подписку.
Отправьте приглашение по каналу связи, который вы уже используете. Путь загрузки через браузер позволяет получателю отвечать на запрос документа без приобретения подписки для сотрудников.
Отслеживание каждого элемента
«Отсутствует» — приемлемого документа нет. «Отправлено» — файл ожидает проверки. «Принято» — он прошёл вашу проверку.
Три статуса показывают оставшуюся работу. «Отсутствует» — документ ещё нужен, «Отправлено» — материал нужно проверить, «Принято» — результат вашей проверки.
Запросить замену
Если отсканированный документ нечитаемый или отсутствует какая-либо страница, объясните причину и попросите предоставить исправленный файл. Решение о принятии остается за рецензентом.
При обращении с просьбой о представлении исправленного документа указывайте конкретные данные. Укажите на неразборчивое сканирование, отсутствующую страницу или неправильный период, а не просто скажите, что документ был отклонен.
Понятные напоминания
Используйте напоминания для незавершенных элементов и держите запрос в своем клиентском пространстве. В напоминаниях следует разъяснять, что еще необходимо сделать.
Последующая деятельность является более полезной, если в ней указывается нерешенный вопрос. Держите его связанным с контрольным списком, чтобы получатель мог понять, что осталось, а не реконструировать запрос из нескольких сообщений.
Пример бухгалтерского учета
Запросите банковскую выписку, счета и квитанции за отчётный период. Примите полные файлы и верните выписку для более чёткого сканирования.
Рассмотрите каждую запись с учетом цели сбора данных. Полный набор счетов-фактур не компенсирует нечитаемую банковскую выписку; для каждой позиции требуется свое собственное решение.
ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ РАБОТА С УЧЕТОМ ИНТЕРЕСОВ ЧЕЛОВЕКА
Сделайте следующее действие ясно для отправителя.
Запрос документа работает наилучшим образом, когда контрольный список является конкретным. Определить запись, соответствующий период и требование, чтобы получатель мог действовать с уверенностью.
Неразборчивое или неполное представление требует разъяснения. Причина, связанная с пунктом повестки дня, более полезна, чем общий последующий запрос документов вновь.
Сбор данных следует проводить отдельно от обзора. Представленные записи все еще нуждаются в проверке; Принятые записи отражают ваше собственное решение о том, соответствует ли материал запросу.
КлиентыРАБОЧЕЕ МЕСТО С ПОЛЕЗНЫМ КОНТЕКСТОМ
Полезный запрос также делает обзор более ясным.
Отправителю требуется конкретный контрольный перечень, а рецензенту - понятный результат. Сохранять статус каждого элемента, связанного с фактической записью, которая была предоставлена.
Если требуется замена, объясните причину. Отсутствующие страницы, неразборчивое сканирование и неправильный период - это разные исправления, и это различие должно быть четко указано в полезном сообщении.
Напоминания
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Дайте следующему запросу четкий путь вперед.
Исследуйте рабочий поток документов и выберите пакет, который подходит для людей, выполняющих работу.