SECURINOS · Как это работает
От разбросанного файла к чистому рабочему пространству.
Securinos предоставляет документам место, цель и контролируемый способ достижения людей, которым они нужны.
Организуйте свои записи · Соберите то, что не хватает · Делитесь с целью
От приглашения к обзору
Последовательность, которой люди могут следовать.
Подготовка запроса
Получить файлы
Рассмотрение каждого пункта
Четкое объяснение того, что нужно, облегчает следующее действие получателя.
ДЕТАЛИ, КОТОРЫЕ ДЕЛАЮТ ЕГО ПОЛЕЗНЫМ
Шесть шагов, с учетом интересов людей.
Выберите рабочее пространство
Выберите Personal для своих документов, Professional для работы с клиентами или Team для общего доступа сотрудников. Создайте пространство и проверьте условия тарифа.
Начните с того, как вы будете использовать документы. Домашней коллекции и профессиональному обмену с клиентами нужна разная структура. Понимание цели помогает подобрать папки и подходящую подписку.
Добавление и организация документов
Загрузите поддерживаемый файл, дайте ему распознаваемое имя и поместите его в соответствующую папку. Добавить метки, чтобы сделать связанные записи легче найти.
Понятное название и подходящая папка помогают организовать документы. Используйте единые теги для связанных записей. Действующий полис должен легко отличаться от сопроводительной переписки, без необходимости полагаться на память.
Запросить то, что отсутствует
Для обмена клиентами создайте контрольный список документов и распространите приглашение к загрузке. Получатель открывает его в браузере и отправляет запрашиваемые файлы.
Подумайте о человеке, получающем запрос. Назовите каждую позицию, укажите период, который она должна охватывать, и разъясните любые очевидные требования, такие как полное четкое сканирование. Это дает им четкое представление о следующем действии.
Проверьте присланные документы
Отметьте каждый запрошенный документ как «Отсутствует», «Отправлено» или «Принято». Если нужны исправления, запросите замену с указанием причины.
Просмотрите сам документ, прежде чем принять его. Имя файла не может сказать вам, отсутствует ли страница или был указан неверный отчетный период. Объясните исправление при возвращении предмета, чтобы получатель знал, что заменить.
Обмен нужными файлами
Выберите документы или папку для совместного использования, установите контроль доступа и отправьте ссылку через канал, который вы уже используете.
Перед отправкой ссылки просмотрите выбранные файлы и условия доступа вместе. Цель общего доступа, его продолжительность и возможность загрузки должны поддерживать один и тот же обмен.
Сохранение рабочего пространства в текущем состоянии
Добавить альтернативную версию, просмотреть деятельность, обновить доступ и использовать напоминания для чувствительных к времени документов. Храните нужные вам копии за пределами службы под вашим собственным контролем.
Работа над документом продолжается после первой загрузки. Проверяйте текущую версию, соответствующие даты и доступ при изменении обстоятельств. Завершенный проект является полезной точкой для просмотра связей и разрешений, которые остаются открытыми.
ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ РАБОТА С УЧЕТОМ ИНТЕРЕСОВ ЧЕЛОВЕКА
Подготовка облегчает обмен.
Прежде чем запрашивать файлы, определитесь, что вам нужно и как выглядит полезное представление. Получатель должен быть в состоянии понять контрольный список, не зная, как вы организовали свое рабочее пространство.
Когда материал поступает, проверьте его, прежде чем принять его. Четкая причина для замены помогает отправителю исправить проблему и поддерживать обмен в движении.
После завершения работы просмотрите оставшиеся документы, даты и права доступа. Сохранение рабочего пространства в текущем состоянии является частью процесса, а не отдельной задачей очистки.
ХранилищеРАБОЧЕЕ МЕСТО С ПОЛЕЗНЫМ КОНТЕКСТОМ
Начните с контекста. Завершите с четким следующим шагом.
Первая загрузка является лишь одним из этапов работы над документом. Решайте, куда относится запись, как выглядит полезное представление и кому нужен полученный материал.
После завершения обзора обновите доступ, даты и текущие версии, если это необходимо. Храните важные независимые копии наряду со своими собственными обязанностями по ведению учета.
Запросы
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Начните с рабочего процесса, который подходит для ваших записей.
Исследуйте рабочий поток документов и выберите пакет, который подходит для людей, выполняющих работу.