SECURINOS · Хранилище
Место для ваших важных документов.
Храните документы, к которым вы возвращаетесь, в организованном частном рабочем пространстве, а не полагаясь на коллекцию несвязанных вложений и загрузок.
Организуйте свои записи · Соберите то, что не хватает · Делитесь с целью
Папка объекта недвижимости
Имена, которые помогут вам найти его.
Политика · текущий период
Переписка о возобновлении
Подтверждающее свидетельство
Используйте имена файлов и метки последовательно. Сохраняйте связанные записи вместе, не путая их с текущим документом.
ДЕТАЛИ, КОТОРЫЕ ДЕЛАЮТ ЕГО ПОЛЕЗНЫМ
Организация, которая следит за вашими записями.
Организуйте по тому, как вы их используете
Создайте папки для персональных, имущественных, страховых или бизнес-данных, или организовать записи по клиентам и проектам. Выбирайте имена, которые имеют смысл для вас.
Простую структуру папок легче поддерживать, чем сложную структуру. Начните с широких категорий, которые вы уже знаете, а затем используйте папку клиента, свойства или проекта, когда коллекция нуждается в собственном контексте.
Найти нужную запись
Используйте имена файлов и метки для поиска документа. Последовательно помечайте соответствующие записи, чтобы легко было найти вместе полис, письмо о возобновлении и подтверждающий сертификат.
Выбирайте имена файлов, которые отличают одну запись от другой, и последовательно применяйте метки. Поиск по именам файлов и меткам является способом сужения коллекции; это отличается от поиска слов внутри документа.
Сохранять полезный контекст
Используйте четкое название документа и соответствующую информацию об истечении срока действия. Хорошо помеченная запись помогает отличить текущий документ от более старой копии.
Контекст имеет значение, когда несколько документов выглядят похоже. Название, период и соответствующая дата помогают объяснить, почему запись существует и нужна ли она вам сейчас.
Личный пример
Храните договор аренды, страховой полис и сертификаты на ремонт в одной папке. Когда кому-то нужен сертификат, предоставляйте общий доступ к этому документу, а не к всей папке.
Полезной единицей совместного использования зачастую является одна конкретная запись. Совместное хранение имущества не означает, что каждому получателю необходимо одновременно иметь страховой полис, соглашение и сертификаты.
Сохраняйте свои важные копии
Сохранять копии, необходимые для официальной отчетности или долгосрочного резервного копирования. Просмотрите информацию о хранении, сохранении и восстановлении для выбранного плана.
Ваш хранилище поддерживает повседневную организацию. Храните копии, необходимые для официальных записей или резервного копирования под вашим собственным контролем, и учитывайте правила хранения и сохранения вашего плана при управлении коллекцией.
ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ РАБОТА С УЧЕТОМ ИНТЕРЕСОВ ЧЕЛОВЕКА
Создайте коллекцию, к которой вы сможете вернуться.
Хранилище становится более полезным по мере знакомства с его именами и правилами работы с папками. Используйте ту же логику для схожих записей и сохраняйте свойство, клиента или проект вместе, когда контекст имеет значение.
Вам не нужно делиться всей коллекцией, чтобы сделать ее полезной. Хорошо организованная папка может помочь найти сертификат или политику, необходимые другому пользователю.
Проверяйте даты и версии по мере замены документов. Держите независимые копии, где вам нужны официальные записи или резервное копирование за пределами повседневного использования рабочего пространства.
ВерсииРАБОЧЕЕ МЕСТО С ПОЛЕЗНЫМ КОНТЕКСТОМ
Организованный сбор должен оставаться понятным.
Сохраняйте имена и метки последовательными по мере накопления записей. Знакомая категория собственности, проекта или домохозяйства может быть более полезной, чем новая схема именования для каждой загрузки.
При изменении записи просмотрите ее текущую версию и контекст даты. Держите конкретный материал другой человек нуждается легко идентифицировать без открытия всей коллекции для них.
Напоминания
SECURINOS, ПРОДУКТ WILLFRED
Сделайте следующую запись легче найти.
Исследуйте рабочий поток документов и выберите пакет, который подходит для людей, выполняющих работу.