SECURINOS · Versões
Mantenha o arquivo atual limpo.
Os documentos mudam. O histórico de versões ajuda a distinguir uma substituição do registro que a precedeu.
Organize seus registros · Colete o que está faltando · Compartilhe com propósito
Uma renovação de seguro
Os registros atuais e anteriores permanecem conectados.
A política anterior
Política de substituição
O recorde atual
Revise as datas e as informações da versão antes de compartilhar o documento renovado.
OS DETALHES QUE O TORNAM ÚTIL
Faça uma mudança sem perder o contexto.
Adicionar uma versão de substituição
Carregue um documento revisado em seu registro existente para que o arquivo atual e as versões anteriores permaneçam conectados.
Conecte a substituição com o registro de documento existente em vez de tratar cada revisão como um upload não relacionado. Isso mantém a relação entre o material atual e anterior compreensível.
Identifique o que é atual
Use nomes de arquivos claros e informações de versão. A versão certa é importante quando alguém está verificando um contrato, certificado ou relatório.
Um destinatário precisa saber se um documento é um rascunho, uma renovação ou um registro concluído. Use um contexto de versão claro ao preparar o compartilhamento e ao organizar o vault.
Voltar a um registo anterior
As versões retidas ajudam a explicar como um documento foi alterado. A disponibilidade depende dos limites de retenção de versão do serviço.
Uma versão anterior pode ajudar a explicar uma alteração, mas sua disponibilidade é regida pela retenção. Mantenha registros importantes necessários fora desse histórico sob seu próprio controle.
Compartilhe revisões deliberadamente
Revise a versão do documento e as configurações de acesso antes de compartilhar. Certifique-se de que os destinatários saibam se estão recebendo um rascunho ou um arquivo final.
Antes de compartilhar, verifique a versão pretendida e o acesso do destinatário. Não confie apenas em um nome de arquivo para comunicar se um arquivo é o registro final acordado.
Um exemplo prático
Uma apólice de seguro é renovada. Mantenha a nova política como a versão atual e mantenha a anterior para referência.
A política renovada deve ser fácil de distinguir do período que substitui. Mantenha o contexto da data útil com o documento e revise qualquer lembrete relacionado após a substituição.
Conheça o limite
Manter versões é diferente de editar documentos online ou manter um arquivo legal formal. Mantenha os registros necessários de acordo com suas próprias responsabilidades.
O histórico de versões ajuda a organizar alterações nos registros. Isso não significa que o serviço edite o conteúdo de seus documentos ou cumpra uma obrigação formal de arquivamento para você.
TRABALHO DOCUMENTAL, COM AS PESSOAS EM MENTE
Uma substituição não deve perder seu contexto.
Renovações, revisões e arquivos corrigidos podem criar mais de uma cópia de um registro importante. Manter a conexão entre essas cópias ajuda a explicar qual é a atual.
Use datas e informações de versão para suportar nomes claros. Ao compartilhar, explique se o material é para discussão, revisão ou uso como registro final.
As versões retidas têm limites. Mantenha os registros necessários para outras responsabilidades separados e verifique a retenção aplicável ao gerenciar seu workspace.
CofreUM ESPAÇO DE TRABALHO COM CONTEXTO ÚTIL
Um arquivo atual deve ser fácil de distinguir.
A relação entre uma renovação e seu registro anterior é importante. Mantenha nomes de arquivos úteis, contexto de data e informações de versão conectadas para que uma substituição não perca seu histórico.
Antes de compartilhar, confirme o registro pretendido e explique se é um rascunho ou um documento concluído. As versões retidas suportam a organização; as cópias formais necessárias permanecem sob sua responsabilidade.
Compartilhamento
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