SECURINOS · Pedidos
Pergunte uma vez. Veja o que ainda falta.
Transforme uma lista de documentos necessários em um processo de coleta claro para você e a pessoa que os envia.
Organize seus registros · Colete o que está faltando · Compartilhe com propósito
A lista de verificação de revisão
A submissão é um passo, não uma decisão.
Faltando
Enviado
Aceito
Aceitado reflete sua revisão do registro. Explique o que precisa ser corrigido ao pedir uma substituição.
OS DETALHES QUE O TORNAM ÚTIL
Uma lista de verificação útil torna o trabalho visível.
Crie uma lista de verificação útil
Nomeie os documentos que você precisa e explique como é um envio aceitável. Mantenha as solicitações específicas o suficiente para que o destinatário aja sem adivinhar.
Uma solicitação útil diz ao remetente o que fornecer e por quê. Especifique o registro ou período e descreva um envio aceitável em linguagem simples. Uma instrução clara reduz o ir e vir evitável.
Dê ao destinatário um link para o navegador
O cliente abre um convite de upload e envia os documentos solicitados sem instalar um aplicativo. Eles não precisam comprar uma assinatura.
Envie o convite através do canal de comunicação que já utiliza. A rota de upload do navegador permite que o destinatário responda à solicitação de documento sem comprar uma assinatura de funcionário.
Acompanhe cada item
Ausente significa que nenhuma submissão aceitável está disponível. Enviado significa que o arquivo aguarda revisão. Aceitado significa que passou na sua avaliação.
Use os três status para entender o trabalho restante. Faltando identifica um item pendente, Enviado identifica o material a ser verificado e Aceito registra o resultado da revisão.
Solicitar uma substituição
Se uma digitalização for ilegível ou uma página estiver faltando, explique o problema e peça um arquivo corrigido. A aceitação permanece a decisão do revisor.
Seja específico ao pedir um envio corrigido. Indique uma digitalização ilegível, página ausente ou período errado em vez de simplesmente dizer que o documento foi rejeitado.
Acompanhe claramente
Use lembretes para itens pendentes e mantenha o pedido em seu espaço de cliente. Os lembretes devem explicar o que ainda é necessário.
Um acompanhamento é mais útil quando ele nomeia o item pendente. Mantenha-o conectado à lista de verificação para que o destinatário possa entender o que resta, em vez de reconstruir a solicitação a partir de várias mensagens.
Um exemplo de contabilidade
Solicite um extrato bancário, faturas e recibos para um período de relatório. Aceite os arquivos completos e devolva a declaração para uma verificação mais clara.
Analise cada registro em relação ao propósito da coleção. Um conjunto completo de faturas não compensa um extrato bancário que não pode ser lido; cada item precisa de sua própria decisão.
TRABALHO DOCUMENTAL, COM AS PESSOAS EM MENTE
Deixe a próxima ação clara para o remetente.
Uma solicitação de documento funciona melhor quando a lista de verificação é específica. Identifique o registro, o período relevante e o requisito para que o destinatário possa agir com confiança.
Uma submissão ilegível ou incompleta precisa de uma explicação. Uma razão ligada ao item é mais útil do que um acompanhamento geral pedindo documentos novamente.
Mantenha a coleta separada da revisão. Os registros enviados ainda precisam ser verificados; Os registros aceitos refletem sua própria decisão sobre se o material atende à solicitação.
ClientesUM ESPAÇO DE TRABALHO COM CONTEXTO ÚTIL
Um pedido útil também torna a avaliação mais clara.
O remetente precisa de uma lista de verificação específica e o revisor precisa de um resultado compreensível. Manter o status de cada item conectado ao registro real que foi fornecido.
Quando uma substituição for necessária, explique o problema. Páginas ausentes, uma digitalização ilegível e o período errado são correções diferentes, e uma mensagem útil deve deixar essa distinção clara.
Lembretes
SECURINOS, UM PRODUTO WILLFRED
Dê ao próximo pedido um caminho claro para a frente.
Explore o fluxo de trabalho de documentos e escolha o pacote que se adequa às pessoas que fazem o trabalho.