SECURINOS · Clientes
Dê a cada troca de cliente seu próprio lugar.
Um espaço de cliente mantém solicitações, documentos enviados e resultados compartilhados juntos, para que cada peça de trabalho permaneça conectada à pessoa ou ao projeto certo.
Organize seus registros · Colete o que está faltando · Compartilhe com propósito
Um espaço de cliente
Um engajamento, seu próprio contexto.
Pedidos de entrada
Documentos de apoio
Resultados compartilhados
Mantenha clientes e compromissos não relacionados separados, mesmo quando precisarem de tipos de documentos semelhantes.
OS DETALHES QUE O TORNAM ÚTIL
Mantenha o engajamento conectado.
Separe trabalhos não relacionados
Crie um espaço para cada cliente, compromisso ou projeto. Organize os documentos e solicitações relevantes dentro desse espaço.
Use um nome de cliente ou compromisso que a equipe possa reconhecer e mantenha o trabalho relacionado nesse contexto. Um espaço separado ajuda a explicar qual solicitação, envio e resultado pertencem juntos.
Recolha e devolução de documentos
Solicite arquivos de suporte, revise envios e compartilhe relatórios ou acordos concluídos através da mesma troca organizada.
O trabalho com documentos é executado em ambas as direções. Colete o material de origem que você precisa, verifique-o e, em seguida, compartilhe o resultado com o destinatário que precisa dele. Manter o contexto junto torna essa sequência mais fácil de seguir.
Ajude os clientes a entender o próximo passo
Uma lista de verificação clara mostra o que enviar. As mensagens de revisão explicam o que precisa ser corrigido. O espaço de trabalho dá ao intercâmbio um contexto útil.
Boas instruções são tão importantes quanto um lugar para fazer o upload. Uma lista de verificação descreve a próxima ação e uma mensagem de revisão explica a alteração quando algo precisa ser reenviado.
Mantenha o acesso apropriado
Compartilhe apenas o material relevante para um destinatário. Revise a equipe e o acesso externo quando um projeto muda ou termina.
O contexto do cliente também é um limite de acesso. Revise o material selecionado para um convite externo e a equipe que precisa trabalhar no compromisso. Revise essas decisões à medida que o projeto se desenvolve.
Um exemplo de consultoria
Um consultor reúne documentos de fundo, compartilha um rascunho do relatório e fornece uma versão final após a revisão. Cada compromisso tem o seu próprio espaço.
Um projeto de relatório e um relatório concluído têm propósitos diferentes. Dê ao destinatário contexto suficiente para reconhecer a versão que está recebendo e a ação esperada dele.
Um exemplo de contabilidade
Um contador usa um espaço separado do cliente para declarações, registros de apoio e relatórios preenchidos, reduzindo a confusão entre os clientes.
Separe os clientes, mesmo quando seus tipos de documentos são semelhantes. Um rótulo de período de relatório é útil dentro de um espaço de cliente, mas não deve substituir o próprio contexto do cliente.
TRABALHO DOCUMENTAL, COM AS PESSOAS EM MENTE
O contexto pertence aos documentos.
Um espaço de cliente dá a um compromisso um lar reconhecível. Solicitações, informações de fundo e resultados compartilhados são mais fáceis de acompanhar quando permanecem conectados ao trabalho que apoiam.
Um cliente pode precisar apenas de um convite para fornecer um conjunto de registros ou receber um resultado. Esse acesso é diferente da equipe que trabalha em todo o envolvimento.
Revise o espaço de trabalho quando um projeto mudar. Uma nova etapa de trabalho é um ponto útil para verificar tanto os documentos atuais quanto as pessoas que ainda precisam de acesso.
SolicitaçõesUM ESPAÇO DE TRABALHO COM CONTEXTO ÚTIL
Mantenha o engajamento visível da coleta ao resultado.
Espaços de cliente separados fornecem contexto para registros de entrada e resultados compartilhados. Uma proposta, documento fonte e relatório final pertencem ao trabalho que eles suportam.
Revise as pessoas que ainda precisam de acesso quando o envolvimento mudar. A participação do espaço de trabalho da equipe e o convite de documento de um destinatário são tipos diferentes de acesso.
Compartilhamento
SECURINOS, UM PRODUTO WILLFRED
Mantenha o próximo engajamento em contexto.
Explore o fluxo de trabalho de documentos e escolha o pacote que se adequa às pessoas que fazem o trabalho.