SECURINOS · Cofre
Um lugar para os seus documentos importantes.
Mantenha os documentos que você retorna em um espaço de trabalho privado organizado, em vez de depender de uma coleção de anexos e downloads não relacionados.
Organize seus registros · Colete o que está faltando · Compartilhe com propósito
Uma pasta de propriedades
Nomes que o ajudam a encontrá-lo.
Política · período atual
Correspondência de renovação
Certificado de apoio
Use nomes de arquivos e tags de forma consistente. Mantenha registros relacionados juntos sem confundir o documento atual.
OS DETALHES QUE O TORNAM ÚTIL
Organização que segue seus registros.
Organize por como você os usa
Crie pastas para Pessoal, Propriedade, Seguro ou Negócios, ou organize registros por cliente e projeto. Escolha nomes que façam sentido para você.
Uma estrutura de pastas simples é mais fácil de manter do que uma estrutura elaborada. Comece com categorias amplas que você já reconhece e, em seguida, use uma pasta de cliente, propriedade ou projeto quando a coleção precisar de seu próprio contexto.
Encontre o registro certo
Use nomes de arquivos e tags para localizar um documento. Etiquete registros relacionados de forma consistente para que uma apólice, carta de renovação e certificado de suporte sejam fáceis de encontrar juntos.
Escolha nomes de arquivos que distingam um registro de outro e aplique tags de forma consistente. Pesquisar nomes de arquivos e tags é uma maneira de restringir a coleção; é diferente de pesquisar as palavras dentro de um documento.
Mantenha um contexto útil
Use um nome de documento claro e informações de validade relevantes. Um registro bem rotulado ajuda você a distinguir o documento atual de uma cópia mais antiga.
O contexto importa quando vários artigos parecem semelhantes. Um título, período e data relevante ajudam a explicar por que um registro está lá e se é o que você precisa agora.
Um exemplo pessoal
Mantenha um contrato de propriedade, apólice de seguro e certificados de reparo em uma pasta de propriedade. Quando alguém precisar de um certificado, compartilhe esse documento em vez da pasta inteira.
A unidade útil de compartilhamento é muitas vezes um registro específico. Manter uma coleção de propriedades em conjunto não significa que todos os destinatários precisam da apólice de seguro, do contrato e dos certificados ao mesmo tempo.
Mantenha suas próprias cópias importantes
Mantenha cópias necessárias para registros formais ou backup de longo prazo. Revise as informações de armazenamento, retenção e recuperação do plano selecionado.
Seu cofre suporta a organização diária. Mantenha as cópias necessárias para registros formais ou backup sob seu próprio controle e considere as regras de armazenamento e retenção do seu plano ao gerenciar a coleção.
TRABALHO DOCUMENTAL, COM AS PESSOAS EM MENTE
Crie uma coleção para a qual você possa retornar.
Um cofre se torna mais útil à medida que suas convenções de nomenclatura e pasta se tornam familiares. Use a mesma lógica para registros semelhantes e mantenha uma propriedade, um cliente ou um projeto juntos quando esse contexto for importante.
Você não precisa compartilhar uma coleção inteira para torná-la útil. Uma pasta bem organizada pode ajudá-lo a encontrar o certificado ou a política que outra pessoa precisa.
Revise datas e versões à medida que os papéis são substituídos. Mantenha cópias independentes onde você precisar de registros formais ou backup além do uso diário do espaço de trabalho.
VersõesUM ESPAÇO DE TRABALHO COM CONTEXTO ÚTIL
Uma coleção organizada deve permanecer compreensível.
Mantenha nomes e tags consistentes à medida que os registros se acumulam. Uma categoria familiar de propriedade, projeto ou agregado familiar pode ser mais útil do que um novo esquema de nomenclatura para cada upload.
Quando um registro for alterado, revise sua versão atual e o contexto da data. Mantenha o material específico que outra pessoa precisa fácil de identificar sem abrir toda a coleção para eles.
Lembretes
SECURINOS, UM PRODUTO WILLFRED
Torne o próximo registro mais fácil de encontrar.
Explore o fluxo de trabalho de documentos e escolha o pacote que se adequa às pessoas que fazem o trabalho.