SECURINOS · Compartilhamento
Compartilhe o que é necessário. Controle o acesso futuro.
Uma troca de documentos deve deixar claro o que está sendo compartilhado, quem deve recebê-lo e por quanto tempo o acesso deve permanecer aberto.
Organize seus registros · Colete o que está faltando · Compartilhe com propósito
Antes de enviar um link
A troca tem um limite.
Confira a seleção
Escolha as condições de acesso
Revise quem precisa dele
A revogação interrompe o acesso futuro ao serviço. As cópias baixadas ou fotografadas permanecem fora desse controle.
OS DETALHES QUE O TORNAM ÚTIL
Antes do link. Durante a troca. Depois.
Escolher um documento ou pasta
Compartilhe um arquivo para uma solicitação específica ou uma pasta para um projeto mais amplo. Revise o material selecionado antes de enviar o convite.
A seleção é a primeira decisão de acesso. Verifique o conteúdo de uma pasta antes de compartilhar a pasta em si e prefira um único documento quando isso for tudo o que o destinatário precisa.
Definir as condições de acesso
Use expiração e proteção por senha. Escolha se um destinatário pode visualizar o material ou baixar uma cópia. Quando for oferecido acesso de destinatário verificado, use-o ao reconhecer os assuntos do destinatário.
Escolha visualização ou download de acordo com o propósito da troca. Considere a duração e a senha ao lado dessas permissões. Revise os controles disponíveis para o compartilhamento específico que você está criando.
Parar o acesso quando a troca terminar
Revogue um link quando o destinatário não precisar mais dele. A revogação interrompe o acesso futuro ao serviço; não é possível recuperar uma cópia já baixada.
Fechar um link é útil quando uma discussão ou engajamento terminou. Ele altera o acesso futuro através do serviço; uma cópia fora do serviço permanece um registro separado sob o controle do destinatário.
Saiba o que a história significa
Revise os eventos de acesso gravados. Um link aberto não é prova de que uma pessoa leu ou compreendeu um documento, e uma visita anônima não verifica a identidade.
Trate o histórico de atividades como informações sobre eventos gravados. Um evento de acesso pode ajudá-lo a acompanhar uma troca, mas não estabelece que uma pessoa em particular entendeu ou concordou com o que o documento diz.
Um exemplo de negócio
Um consultor envia uma proposta através de um link limitado no tempo. Uma vez que a discussão termina, eles revogam esse link e enviam o contrato acordado através de uma nova troca controlada.
Mantenha propostas e documentos acordados claramente separados. Uma nova troca para o contrato acordado ajuda o destinatário a distinguir o material final da discussão anterior.
TRABALHO DOCUMENTAL, COM AS PESSOAS EM MENTE
Um link é um convite com um propósito.
Um compartilhamento deve explicar qual material o destinatário está recebendo e por quê. A seleção de um arquivo, suas condições de acesso e o destinatário pretendido fazem parte da mesma decisão.
Uma troca limitada no tempo pode ser útil para uma discussão que tenha um fim claro. Revogar o link depois fecha o acesso futuro ao serviço, deixando quaisquer cópias já mantidas fora desse limite.
Para uma nova etapa do trabalho, reveja a seleção e crie uma troca apropriada em vez de assumir que o link anterior ainda se encaixa na tarefa.
SegurançaUM ESPAÇO DE TRABALHO COM CONTEXTO ÚTIL
O acesso ao serviço e a cópia de um destinatário têm limites diferentes.
Analise o que o destinatário pode acessar, por quanto tempo a troca deve permanecer aberta e se o download se encaixa no propósito. Essas condições pertencem ao lado da seleção de documentos.
Fechar um link altera o acesso futuro ao serviço. Ele não recupera material já baixado ou fotografado, e os eventos de acesso gravados não estabelecem leitura ou acordo.
Clientes
SECURINOS, UM PRODUTO WILLFRED
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