SECURINOS · Como funciona
De um arquivo espalhado para um espaço de trabalho limpo.
A Securinos dá aos documentos um lugar, um propósito e uma forma controlada de chegar às pessoas que precisam deles.
Organize seus registros · Colete o que está faltando · Compartilhe com propósito
Do convite à avaliação
Uma sequência que as pessoas possam seguir.
Prepare o pedido
Receba os arquivos
Revise cada item
Uma explicação clara do que é necessário facilita a próxima ação do destinatário.
OS DETALHES QUE O TORNAM ÚTIL
Seis passos, com as pessoas em mente.
Escolha o seu espaço de trabalho
Escolha Pessoal para seus próprios registros, Profissional para o trabalho do cliente ou Equipe para acesso compartilhado da equipe. Crie seu workspace e revise os detalhes do plano.
Comece com o contexto em que você usará os documentos. Uma cobrança doméstica e uma troca de clientes profissionais precisam de estruturas diferentes. Analisar seu propósito primeiro ajuda você a escolher pastas e uma assinatura que façam sentido juntas.
Adicionar e organizar documentos
Carregue um arquivo suportado, dê-lhe um nome reconhecível e coloque-o na pasta certa. Adicione tags para tornar os registros relacionados mais fáceis de encontrar.
Um nome reconhecível e uma pasta sensata fazem muito do trabalho de organização. Use tags de forma consistente para registros relacionados. Você deve ser capaz de dizer uma política atual de correspondência de suporte sem depender da memória.
Solicitar o que está faltando
Para uma troca de clientes, crie uma lista de verificação de documentos e compartilhe um convite de upload. O destinatário o abre em um navegador e envia os arquivos solicitados.
Pense na pessoa que está recebendo o pedido. Nomeie cada item, identifique o período que ele deve cobrir e explique qualquer requisito óbvio, como uma digitalização legível completa. Isso lhes dá uma próxima ação clara.
Revise a submissão
Marque cada item solicitado como Ausente, Enviado ou Aceito. Solicite uma substituição com um motivo quando um documento precisar ser corrigido.
Revise o próprio documento antes de aceitá-lo. Um nome de arquivo não pode dizer se uma página está faltando ou se o período de relatório errado foi fornecido. Explique a correção ao devolver um item para que o destinatário saiba o que substituir.
Compartilhe os arquivos certos
Escolha os documentos ou pasta para compartilhar, defina os controles de acesso e envie o link pelo canal que você já usa.
Antes de enviar um link, revise os arquivos selecionados e as condições de acesso juntos. O propósito de um compartilhamento, sua duração e a capacidade de baixar devem suportar o mesmo intercâmbio.
Manter o espaço de trabalho atualizado
Adicione uma versão de substituição, revise a atividade, atualize o acesso e use lembretes para trabalhos urgentes. Mantenha as cópias que você precisa fora do serviço sob seu próprio controle.
O trabalho do documento continua após o primeiro upload. Verifique a versão atual, datas relevantes e acesso quando as circunstâncias mudarem. Um projeto concluído é um ponto útil para rever os links e permissões que permanecem abertos.
TRABALHO DOCUMENTAL, COM AS PESSOAS EM MENTE
A preparação torna a troca mais fácil.
Antes de solicitar arquivos, decida o que você precisa e como é um envio útil. O destinatário deve ser capaz de entender a lista de verificação sem saber como você organiza seu próprio espaço de trabalho.
Quando o material chegar, revise-o antes de aceitá-lo. Um motivo claro para uma substituição ajuda o remetente a corrigir o problema e mantém a troca em movimento.
Após a conclusão do trabalho, reveja os documentos, datas e acessos que restam. Manter o espaço de trabalho atualizado faz parte do processo e não é uma tarefa de limpeza separada.
CofreUM ESPAÇO DE TRABALHO COM CONTEXTO ÚTIL
Comece com o contexto. Termine com um próximo passo claro.
O primeiro upload é apenas um estágio do trabalho do documento. Decida onde o registro pertence, como é uma submissão útil e qual pessoa precisa do material resultante.
Quando a revisão estiver concluída, atualize o acesso, as datas e as versões atuais, se necessário. Mantenha cópias independentes importantes ao lado de suas próprias responsabilidades de manutenção de registros.
Solicitações
SECURINOS, UM PRODUTO WILLFRED
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