SECURINOS · საცავი
ადგილი თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტებისთვის.
ხშირად საჭირო დოკუმენტები მოწესრიგებულ პირად სამუშაო სივრცეში შეინახეთ და არა ერთმანეთთან დაუკავშირებელი დანართებისა და ჩამოტვირთვების კოლექციაში.
მოაწესრიგეთ ჩანაწერები · შეაგროვეთ ის, რაც აკლია · გააზიარეთ მიზანმიმართულად
ქონების საქაღალდე
სახელები, რომლებიც პოვნას გაგიადვილებთ.
პოლისი · მიმდინარე პერიოდი
განახლების მიმოწერა
დამადასტურებელი სერტიფიკატი
გამოიყენეთ ფაილების სახელები და ტეგები თანმიმდევრულად. დაკავშირებული ჩანაწერები ერთად შეინახეთ ისე, რომ მიმდინარე დოკუმენტი სხვა ვერსიაში არ აგერიოთ.
დეტალები, რომლებიც მას სასარგებლოს ხდის
ორგანიზაცია, რომელიც თქვენს ჩანაწერებს მიჰყვება.
ორგანიზება მოახდინეთ იმით, როგორ იყენებთ მათ
შექმენით საქაღალდეები პირადი, ქონების, დაზღვევის ან ბიზნესის დოკუმენტებისთვის, ან მოაწესრიგეთ ჩანაწერები კლიენტებისა და პროექტების მიხედვით. აირჩიეთ თქვენთვის გასაგები სახელები.
მარტივი საქაღალდის სტრუქტურის შენარჩუნება რთულზე ადვილია. დაიწყეთ თქვენთვის ნაცნობი ფართო კატეგორიებით, შემდეგ კი გამოიყენეთ კლიენტის, ქონების ან პროექტის საქაღალდე, როცა კოლექციას თავისი კონტექსტი სჭირდება.
იპოვეთ სწორი ჩანაწერი
დოკუმენტის მოსაძებნად გამოიყენეთ ფაილის სახელი და ტეგები. დაკავშირებულ ჩანაწერებს ერთნაირი წესით მიანიჭეთ სახელები, რათა სადაზღვევო პოლისი, განახლების წერილი და დამადასტურებელი სერტიფიკატი ერთად ადვილად იპოვოთ.
აირჩიეთ ფაილების სახელები, რომლებიც ჩანაწერებს ერთმანეთისგან განასხვავებს, და ტეგები ერთიანი წესით გამოიყენეთ. ფაილების სახელებისა და ტეგების ძიება კოლექციის გაფილტვრის გზაა და განსხვავდება დოკუმენტის შიგნით სიტყვების ძიებისგან.
შეინარჩუნეთ სასარგებლო კონტექსტი
მიუთითეთ დოკუმენტის გასაგები სახელი და შესაბამისი ვადის ინფორმაცია. სწორად დასახელებული ჩანაწერი მიმდინარე დოკუმენტის ძველი ასლისგან გარჩევაში გეხმარებათ.
როცა რამდენიმე დოკუმენტი ჰგავს ერთმანეთს, კონტექსტს მნიშვნელობა აქვს. სათაური, პერიოდი და შესაბამისი თარიღი ხსნის, რატომ არის ჩანაწერი შენახული და არის თუ არა ის, რაც ახლა გჭირდებათ.
პირადი მაგალითი
ქონების ხელშეკრულება, სადაზღვევო პოლისი და შეკეთების სერტიფიკატები ქონების ერთ საქაღალდეში შეინახეთ. როცა ვინმეს სერტიფიკატი სჭირდება, გააზიარეთ ის დოკუმენტი და არა მთელი საქაღალდე.
ხშირად გასაზიარებლად ერთი კონკრეტული ჩანაწერი საკმარისია. ქონების დოკუმენტების ერთად შენახვა არ ნიშნავს, რომ ყველა მიმღებს სადაზღვევო პოლისი, ხელშეკრულება და სერტიფიკატები ერთდროულად სჭირდება.
შეინარჩუნეთ თქვენი მნიშვნელოვანი ასლები
შეინახეთ ოფიციალური აღრიცხვისთვის ან გრძელვადიანი სარეზერვო ასლისთვის საჭირო დოკუმენტები. გაეცანით არჩეული პაკეტის შენახვის მოცულობას, ვადასა და აღდგენის ინფორმაციას.
თქვენი საცავი ყოველდღიურ მოწესრიგებას ემსახურება. ოფიციალური ჩანაწერებისთვის ან სარეზერვო ასლისთვის საჭირო დოკუმენტები თქვენი კონტროლის ქვეშ შეინახეთ. კოლექციის მართვისას გაითვალისწინეთ პაკეტის შენახვის მოცულობა და ვადები.
დოკუმენტებთან მუშაობა ადამიანების საჭიროებების გათვალისწინებით
შექმენით კოლექცია, რომელზეც შეგიძლიათ დაბრუნდეთ.
საცავი უფრო სასარგებლო ხდება, როცა მისი დასახელებისა და საქაღალდეების წესები ნაცნობია. მსგავსი ჩანაწერებისთვის ერთნაირი ლოგიკა გამოიყენეთ. ქონების, კლიენტის ან პროექტის დოკუმენტები ერთად შეინახეთ, როცა ამ კონტექსტს მნიშვნელობა აქვს.
კოლექციის სასარგებლოდ გამოყენებისთვის მთლიანად გაზიარება საჭირო არ არის. კარგად მოწესრიგებული საქაღალდე დაგეხმარებათ იმ ერთი სერტიფიკატის ან პოლისის პოვნაში, რომელიც სხვა ადამიანს სჭირდება.
დოკუმენტების ჩანაცვლებისას გადახედეთ თარიღებსა და ვერსიებს. დამოუკიდებელი ასლები შეინახეთ, როცა ოფიციალური ჩანაწერები ან სარეზერვო დაცვა ყოველდღიური სამუშაო სივრცის ფარგლებს სცდება.
ვერსიებისამუშაო სივრცე სასარგებლო კონტექსტით
მოწესრიგებული კოლექცია გასაგები უნდა დარჩეს.
ჩანაწერების დაგროვებისას შეინარჩუნეთ სახელებისა და ტეგების ერთიანი წესი. ნაცნობი ქონების, პროექტის ან ოჯახის კატეგორია შეიძლება ყოველი ატვირთვისთვის ახალ დასახელებაზე უფრო გამოსადეგი იყოს.
ჩანაწერის შეცვლისას გადახედეთ მიმდინარე ვერსიასა და თარიღებს. სხვა ადამიანისთვის საჭირო მასალა ადვილად ამოსაცნობი გახადეთ ისე, რომ მას მთელი კოლექცია არ გაუხსნათ.
შეხსენებები
SECURINOS, WILLFRED პროდუქტი
მომდევნო ჩანაწერის პოვნა გაადვილეთ.
გაეცანით დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესს და აირჩიეთ პაკეტი იმ ადამიანებისთვის, რომლებიც ამ სამუშაოს ასრულებენ.