SECURINOS · Tresor
Ein Platz für Ihre wichtigen Papiere.
Bewahren Sie die Dokumente, auf die Sie zurückgreifen, in einem organisierten privaten Arbeitsbereich auf, anstatt sich auf eine Sammlung von nicht zusammenhängenden Anhängen und Downloads zu verlassen.
Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen · Sammeln Sie, was fehlt · Teilen Sie zweckmäßig
Ein Immobilienordner
Namen, die Ihnen helfen, es zu finden.
Police · aktueller Zeitraum
Erneuerungskorrespondenz
Unterstützendes Zertifikat
Verwenden Sie Dateinamen und Tags konsequent. Halten Sie verwandte Datensätze zusammen, ohne das aktuelle Dokument zu verwirren.
DIE DETAILS, DIE ES NUTZBAR MACHEN
Organisation, die Ihren Aufzeichnungen folgt.
Ordnen Sie nach der Art und Weise, wie Sie sie verwenden
Erstellen Sie Ordner für Personen, Immobilien, Versicherungen oder Unternehmen oder ordnen Sie Datensätze nach Kunden und Projekten an. Wähle Namen, die für dich Sinn machen.
Eine einfache Ordnerstruktur ist leichter zu pflegen als eine aufwendige. Beginnen Sie mit allgemeinen Kategorien, die Sie bereits kennen, und verwenden Sie dann einen Kunden-, Property- oder Projektordner, wenn die Sammlung einen eigenen Kontext benötigt.
Finden Sie den richtigen Datensatz
Verwenden Sie Dateinamen und Tags, um ein Dokument zu finden. Kennzeichnen Sie verwandte Datensätze einheitlich, sodass eine Police, ein Verlängerungsschreiben und ein unterstützendes Zertifikat leicht zusammen zu finden sind.
Wählen Sie Dateinamen, die einen Datensatz von einem anderen unterscheiden, und wenden Sie Tags konsequent an. Die Suche nach Dateinamen und Tags ist eine Möglichkeit, die Sammlung einzugrenzen; sie unterscheidet sich von der Suche nach Wörtern innerhalb eines Dokuments.
Nützlichen Kontext beibehalten
Verwenden Sie einen eindeutigen Dokumentennamen und relevante Ablaufdaten. Ein gut beschrifteter Datensatz hilft Ihnen, das aktuelle Dokument von einer älteren Kopie zu unterscheiden.
Kontext ist wichtig, wenn mehrere Papiere ähnlich aussehen. Ein Titel, ein Zeitraum und ein relevantes Datum helfen zu erklären, warum ein Datensatz vorhanden ist und ob er derjenige ist, den Sie jetzt benötigen.
Ein persönliches Beispiel
Bewahren Sie einen Eigentumsvertrag, eine Versicherungspolice und Reparaturbescheinigungen in einem Eigentumsordner auf. Wenn jemand ein Zertifikat benötigt, geben Sie dieses Dokument anstelle des gesamten Ordners frei.
Die nützliche Einheit des Teilens ist oft ein bestimmter Datensatz. Eine Sammelsammlung zusammenzuhalten bedeutet nicht, dass jeder Empfänger die Versicherungspolice, die Vereinbarung und die Zertifikate gleichzeitig benötigt.
Halten Sie Ihre eigenen wichtigen Kopien
Pflegen Sie Kopien, die für offizielle Aufzeichnungen oder langfristige Sicherungen benötigt werden. Überprüfen Sie Speicher-, Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsinformationen für Ihren ausgewählten Plan.
Ihr Tresor unterstützt Sie bei der täglichen Organisation. Halten Sie Kopien, die für offizielle Aufzeichnungen oder Backups benötigt werden, unter Ihrer eigenen Kontrolle und berücksichtigen Sie die Speicher- und Aufbewahrungsregeln Ihres Plans, wenn Sie die Sammlung verwalten.
DOKUMENTENARBEIT MIT BLICK AUF DIE MENSCHEN
Erstellen Sie eine Sammlung, zu der Sie zurückkehren können.
Ein Tresor wird nützlicher, wenn Sie sich mit seinen Namens- und Ordnerkonventionen vertraut machen. Verwenden Sie dieselbe Logik für ähnliche Datensätze und halten Sie eine Immobilie, einen Kunden oder ein Projekt zusammen, wenn dieser Kontext wichtig ist.
Sie müssen nicht eine ganze Sammlung teilen, um sie nützlich zu machen. Ein gut organisierter Ordner kann Ihnen helfen, das Zertifikat oder die Richtlinie zu finden, die eine andere Person benötigt.
Überprüfen Sie Datumsangaben und Versionen, wenn Papiere ersetzt werden. Bewahren Sie unabhängige Kopien auf, wenn Sie formale Aufzeichnungen oder Backups benötigen, die über die tägliche Nutzung des Arbeitsbereichs hinausgehen.
VersionenEIN ARBEITSRAUM MIT NÜTZLICHEM KONTEXT
Eine organisierte Sammlung sollte verständlich bleiben.
Halten Sie Namen und Tags konsistent, wenn sich Datensätze ansammeln. Eine bekannte Immobilien-, Projekt- oder Haushaltskategorie kann nützlicher sein als ein neues Namensschema für jeden Upload.
Wenn sich ein Datensatz ändert, überprüfen Sie die aktuelle Version und den Datumskontext. Halten Sie das spezifische Material, das eine andere Person benötigt, leicht zu identifizieren, ohne die gesamte Sammlung für sie zu öffnen.
Erinnerungen
SECURINOS, EIN WILLFRED-PRODUKT
Machen Sie den nächsten Datensatz leichter zu finden.
Erkunden Sie den Dokumenten-Workflow und wählen Sie das Paket aus, das zu den Personen passt, die die Arbeit ausführen.