SECURINOS · Teilen
Teilen Sie, was benötigt wird. Kontrollieren Sie zukünftigen Zugriff.
Ein Dokumentenaustausch sollte deutlich machen, was geteilt wird, wer es erhalten soll und wie lange der Zugriff offen bleiben soll.
Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen · Sammeln Sie, was fehlt · Teilen Sie zweckmäßig
Vor dem Senden eines Links
Der Austausch hat eine Grenze.
Überprüfen Sie die Auswahl
Zugangsbedingungen wählen
Überprüfen, wer es braucht
Der Widerruf stoppt den zukünftigen Servicezugriff. Heruntergeladene oder fotografierte Kopien bleiben außerhalb dieser Kontrolle.
DIE DETAILS, DIE ES NUTZBAR MACHEN
Vor dem Link. Während des Austauschs. Danach.
Dokument oder Ordner auswählen
Teilen Sie eine Datei für eine bestimmte Anfrage oder einen Ordner für ein größeres Projekt. Überprüfen Sie das ausgewählte Material, bevor Sie die Einladung versenden.
Die Auswahl ist die erste Zugangsentscheidung. Überprüfen Sie den Inhalt eines Ordners, bevor Sie den Ordner freigeben, und bevorzugen Sie ein einzelnes Dokument, wenn der Empfänger nur dieses benötigt.
Festlegen der Zugriffsbedingungen
Verwenden Sie Ablauf- und Passwortschutz. Wählen Sie aus, ob ein Empfänger das Material anzeigen oder eine Kopie herunterladen kann. Wenn verifizierter Empfängerzugriff angeboten wird, verwenden Sie diesen, wenn Sie den Empfänger erkennen.
Wählen Sie Anzeigen oder Herunterladen entsprechend dem Zweck des Austauschs. Berücksichtigen Sie neben diesen Berechtigungen auch die Dauer und das Kennwort. Überprüfen Sie die verfügbaren Steuerelemente für die spezifische Freigabe, die Sie erstellen.
Beenden Sie den Zugriff, wenn der Austausch endet
Widerrufen Sie einen Link, wenn der Empfänger ihn nicht mehr benötigt. Durch den Widerruf wird der zukünftige Dienstzugriff gestoppt; eine bereits heruntergeladene Kopie kann nicht abgerufen werden.
Das Schließen eines Links ist nützlich, wenn eine Diskussion oder Interaktion beendet ist. Es ändert den zukünftigen Zugriff über den Dienst; eine Kopie außerhalb des Dienstes bleibt ein separater Datensatz unter der Kontrolle des Empfängers.
Verstehen Sie den Verlauf
Überprüfen Sie aufgezeichnete Zugriffsereignisse. Ein geöffneter Link ist kein Beweis dafür, dass eine Person ein Dokument gelesen oder verstanden hat, und ein anonymer Besuch überprüft keine Identität.
Behandeln Sie den Aktivitätsverlauf als Informationen über aufgezeichnete Ereignisse. Ein Zugriffsereignis kann Ihnen helfen, einen Austausch zu verfolgen, aber es stellt nicht fest, dass eine bestimmte Person verstanden hat oder dem zugestimmt hat, was im Dokument steht.
Ein Geschäftsbeispiel
Ein Berater sendet ein Angebot über einen zeitlich begrenzten Link. Sobald die Diskussion beendet ist, widerrufen sie diesen Link und senden den vereinbarten Vertrag über eine neue kontrollierte Börse.
Halten Sie Vorschläge und vereinbarte Dokumente klar getrennt. Ein neuer Austausch für den vereinbarten Vertrag hilft dem Empfänger, das endgültige Material von der früheren Diskussion zu unterscheiden.
DOKUMENTENARBEIT MIT BLICK AUF DIE MENSCHEN
Ein Link ist eine Einladung mit einem Zweck.
Ein Share sollte erklären, welches Material der Empfänger erhält und warum. Die Auswahl einer Datei, ihre Zugriffsbedingungen und der beabsichtigte Empfänger sind Teile derselben Entscheidung.
Ein zeitlich begrenzter Austausch kann für eine Diskussion, die ein klares Ende hat, nützlich sein. Wenn Sie die Verknüpfung anschließend widerrufen, wird der zukünftige Dienstzugriff geschlossen, während alle Kopien, die bereits außerhalb dieser Grenze aufbewahrt wurden, erhalten bleiben.
Überprüfen Sie für eine neue Phase der Arbeit die Auswahl und erstellen Sie einen geeigneten Austausch, anstatt davon auszugehen, dass der frühere Link immer noch zur Aufgabe passt.
SicherheitEIN ARBEITSRAUM MIT NÜTZLICHEM KONTEXT
Der Dienstzugriff und die Kopie eines Empfängers haben unterschiedliche Grenzen.
Überprüfen Sie, worauf der Empfänger zugreifen kann, wie lange der Austausch offen bleiben sollte und ob das Herunterladen dem Zweck entspricht. Diese Bedingungen gehören neben die Dokumentenauswahl.
Das Schließen einer Verknüpfung ändert den zukünftigen Dienstzugriff. Es wird kein bereits heruntergeladenes oder fotografiertes Material abgerufen, und aufgezeichnete Zugriffsereignisse stellen kein Lesen oder Einverständnis dar.
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SECURINOS, EIN WILLFRED-PRODUKT
Machen Sie Ihr nächstes Teilen bewusst.
Erkunden Sie den Dokumenten-Workflow und wählen Sie das Paket aus, das zu den Personen passt, die die Arbeit ausführen.