SECURINOS · Funktionen
Die Tools rund um Ihre Dokumente.
Securinos kombiniert Dokumentenorganisation, Kundensammlung und kontrollierte Freigabe, sodass eine wichtige Datei während ihrer gesamten Nutzung einen klaren Platz hat.
Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen · Sammeln Sie, was fehlt · Teilen Sie zweckmäßig
Speichern · Sammeln · teilen
Drei Teile der Dokumentenarbeit.
Geben Sie ihm einen Platz
Fehlende Unterlagen anfordern
Wählen Sie das richtige Material
Wählen Sie das Werkzeug, das zu dem Schritt passt, und halten Sie das Dokument mit seinem Kontext verbunden.
Erkunden Sie jeden Teil
Ein genauerer Blick auf die Werkzeuge.
Vault
Bewahren Sie die Dokumente, auf die Sie zurückgreifen, in einem organisierten privaten Arbeitsbereich auf, anstatt sich auf eine Sammlung von nicht zusammenhängenden Anhängen und Downloads zu verlassen.
Tresor erkunden →Sharing
Ein Dokumentenaustausch sollte deutlich machen, was geteilt wird, wer es erhalten soll und wie lange der Zugriff offen bleiben soll.
Teilen erkunden →Anfragen
Verwandeln Sie eine Liste der erforderlichen Dokumente in einen klaren Sammlungsprozess für Sie und die Person, die sie sendet.
Anfragen durchsuchen →Clients
In einem Kundenbereich werden Anfragen, eingereichte Dokumente und gemeinsame Ergebnisse zusammengeführt, sodass jede Arbeit mit der richtigen Person oder dem richtigen Projekt verbunden bleibt.
Kunden entdecken →Versionen
Die Dokumente ändern sich. Der Versionsverlauf hilft, einen Ersatz von dem Datensatz zu unterscheiden, der ihm vorausging.
Versionen erkunden →Erinnerungen
Ein nützlicher Dokumentenarbeitsbereich hilft Ihnen, sich daran zu erinnern, wann ein Datensatz Aufmerksamkeit erfordert und was ein Kunde noch einreichen muss.
Erinnerungen erkunden →Teams
Der Team-Plan bringt drei Mitarbeiter in einen gemeinsamen Dokumentenarbeitsbereich mit Rollen und einem Aktivitätsverlauf.
Teams erkunden →DIE DETAILS, DIE ES NUTZBAR MACHEN
Der komplette Dokumenten-Workflow.
Privater Tresor
Bewahren Sie Dokumente in Ordnern auf, fügen Sie Beschriftungen und Tags hinzu und suchen Sie nach Dateinamen und Tags. Beginnen Sie mit einer Struktur, die zu Ihrem Haushalt, Ihren Kunden oder Projekten passt.
Organisation funktioniert am besten, wenn sie einem erkennbaren Muster folgt. Wählen Sie Ordnernamen und Tags, die auch dann nützlich sind, wenn die Sammlung wächst, anstatt für jede neue Datei eine andere Benennungskonvention zu erstellen.
Kontrolliertes Teilen
Erstellen Sie Links für ausgewählte Dokumente oder Ordner. Legen Sie Ablauf- und Passwortschutz fest, wählen Sie Anzeige- oder Downloadberechtigungen und widerrufen Sie zukünftigen Zugriff.
Die Sharing-Tools sind da, um einen Austausch bewusst zu machen. Wählen Sie zuerst das Material aus und überprüfen Sie dann die Dauer und die Berechtigungen. Wenn Sie den Dienstzugriff später beenden, werden Kopien, die ein Empfänger bereits aufbewahrt hat, nicht entfernt.
Anfragen nach Dokumenten
Erstellen Sie eine Checkliste, laden Sie einen Empfänger zum Hochladen ein und verfolgen Sie fehlende, eingereichte und akzeptierte Elemente. Fragen Sie nach Ersatz mit einer Erklärung.
Eine Checkliste macht aus einer allgemeinen Bitte um Unterlagen eine hilfreiche Anleitung. Betrachten Sie „Eingereicht“ als Warteschlange zur Prüfung und „Akzeptiert“ als Ergebnis Ihrer eigenen Prüfung.
Kundenbereiche
Bewahren Sie Anfragen, Dokumente und abgeschlossene Arbeiten jedes Kunden zusammen auf. Ein separater Raum reduziert die Verwirrung zwischen nicht zusammenhängenden Austauschen.
Der Client-Kontext verhindert, dass Dokumente aus nicht zusammenhängenden Aufträgen vermischt werden. Halten Sie eingehendes Material, Anfragen und die Ergebnisse, die Sie teilen, mit dem Kunden oder Projekt verbunden, zu dem sie gehören.
Versionen und Erinnerungen
Behalten Sie frühere Dokumentversionen bei und identifizieren Sie die aktuelle Datei. Fügen Sie Ablaufdaten und Erinnerungen für Datensätze hinzu, die Aufmerksamkeit erfordern.
Eine Version antwortet, welche Datei aktuell ist; eine Erinnerung macht darauf aufmerksam, wenn etwas geändert werden muss. Verwenden Sie beide zusammen mit genauen Dokumentinformationen, anstatt zu erwarten, dass eines der beiden Tools den Datensatz für Sie interpretiert.
Zugang für Teams
Geben Sie drei Mitarbeitern Zugriff unter dem Team-Plan, mit Rollen und einem Aktivitätsverlauf. Externe Kunden beteiligen sich über ihre Einladungen.
Gemeinsame Arbeit erfordert, dass die Menschen ihre Verantwortung verstehen. Mitarbeiterzugriff und externe Einladungen dienen unterschiedlichen Zwecken. Verwenden Sie den für die Arbeit relevanten Zugriff und überprüfen Sie ihn, wenn sich die Verantwortlichkeiten ändern.
DOKUMENTENARBEIT MIT BLICK AUF DIE MENSCHEN
Ein Dokument, mehrere nützliche Entscheidungen.
Speicherung, Sammlung und Freigabe sind miteinander verbundene Teile der Dokumentenarbeit. Ein unterstützender Datensatz kann über eine Anfrage ankommen, in einen Kundenbereich gehören und später Teil eines Austauschs mit einem anderen Empfänger sein.
Die Werkzeuge haben unterschiedliche Aufgaben. Ordner bieten Kontext, Status helfen bei der Überprüfung, Versionsverlauf verbindet Ersetzungen und Zugriffseinstellungen prägen die Freigabe.
Verwenden Sie die detaillierten Funktionsseiten, um diese Unterschiede zu verstehen und einen Plan für Ihre Arbeit zu wählen, anstatt davon auszugehen, dass jedes Anwendungswerkzeug zu jedem Abonnement gehört.
VaultEIN ARBEITSRAUM MIT NÜTZLICHEM KONTEXT
Werkzeuge mit unterschiedlichen Aufgaben, die um denselben Datensatz herum arbeiten.
Ein Ordner organisiert, eine Anfrage sammelt und ein freigegebener Link ermöglicht den Zugriff. Versionen verbinden Ersetzungen, während Erinnerungen die Aufmerksamkeit auf den nächsten Termin oder ausstehenden Artikel lenken.
Wählen Sie das Werkzeug für die Aufgabe aus und folgen Sie der entsprechenden Anleitung. Ein vollständiger Workflow hängt von diesen Unterscheidungen sowie vom ausgewählten Paket ab.
Anfragen
SECURINOS, EIN WILLFRED-PRODUKT
Finden Sie die Tools für Ihren nächsten Dokumentenaustausch.
Erkunden Sie den Dokumenten-Workflow und wählen Sie das Paket aus, das zu den Personen passt, die die Arbeit ausführen.