SECURINOS · Kunden
Geben Sie jedem Austausch mit Kunden einen eigenen Bereich.
In einem Kundenbereich werden Anfragen, eingereichte Dokumente und gemeinsame Ergebnisse zusammengeführt, sodass jede Arbeit mit der richtigen Person oder dem richtigen Projekt verbunden bleibt.
Organisieren Sie Ihre Aufzeichnungen · Sammeln Sie, was fehlt · Teilen Sie zweckmäßig
Ein Kundenbereich
Ein Engagement, ein eigener Kontext.
Eingehende Anfragen
Zusätzliche Unterlagen
Gemeinsame Ergebnisse
Trennen Sie nicht zusammenhängende Kunden und Aufträge, auch wenn sie ähnliche Dokumententypen benötigen.
DIE DETAILS, DIE ES NUTZBAR MACHEN
Bleiben Sie während der Zusammenarbeit verbunden.
Trennen Sie nicht zusammenhängende Arbeiten
Erstellen Sie einen Raum für jeden Kunden, Engagement oder Projekt. Organisieren Sie die relevanten Dokumente und Anfragen in diesem Bereich.
Verwenden Sie einen Kunden- oder Auftragsnamen, den Mitarbeiter erkennen können, und halten Sie die zugehörige Arbeit in diesem Kontext. Ein separater Raum hilft zu erklären, welche Anfrage, Einreichung und Ergebnis zusammengehören.
Dokumente sammeln und zurückgeben
Fordern Sie unterstützende Dateien an, überprüfen Sie Einreichungen und teilen Sie fertige Berichte oder Vereinbarungen über denselben organisierten Austausch.
Dokumentenarbeit läuft in beide Richtungen. Sammeln Sie das benötigte Quellmaterial, überprüfen Sie es und teilen Sie das Ergebnis mit dem Empfänger, der es benötigt. Wenn du den Kontext zusammenhältst, ist die Sequenz leichter zu verfolgen.
Helfen Sie Kunden, den nächsten Schritt zu verstehen
Eine übersichtliche Checkliste zeigt, was zu versenden ist. Überprüfungsmeldungen erklären, was korrigiert werden muss. Der Arbeitsbereich gibt dem Austausch einen nützlichen Kontext.
Gute Anleitungen sind genauso wichtig wie ein Ort zum Hochladen. Eine Checkliste beschreibt die nächste Aktion und eine Überprüfungsmeldung erklärt die Änderung, wenn etwas erneut eingereicht werden muss.
Halten Sie den Zugang angemessen
Teilen Sie nur das Material, das für einen Empfänger relevant ist. Überprüfen Sie Mitarbeiter und externen Zugriff, wenn sich ein Projekt ändert oder beendet wird.
Der Client-Kontext ist ebenfalls eine Zugriffsbegrenzung. Überprüfen Sie das für eine externe Einladung ausgewählte Material und die Mitarbeiter, die an dem Auftrag arbeiten müssen. Überprüfen Sie diese Entscheidungen, wenn sich das Projekt entwickelt.
Ein Beratungsbeispiel
Ein Berater sammelt Hintergrunddokumente, teilt einen Berichtsentwurf mit und stellt nach Überprüfung eine endgültige Version bereit. Jedes Engagement hat seinen eigenen Raum.
Ein Berichtsentwurf und ein fertiger Bericht haben unterschiedliche Zwecke. Geben Sie dem Empfänger genügend Kontext, um die Version zu erkennen, die er erhält, und die von ihm erwartete Aktion.
Ein Buchhaltungsbeispiel
Ein Buchhalter verwendet einen separaten Kundenbereich für Aussagen, unterstützende Aufzeichnungen und abgeschlossene Berichte, wodurch Verwirrungen zwischen Kunden reduziert werden.
Trennen Sie Clients, auch wenn ihre Dokumenttypen ähnlich sind. Ein Berichtszeitraum-Label ist in einem Client-Bereich nützlich, sollte aber nicht den Client-Kontext selbst ersetzen.
DOKUMENTENARBEIT MIT BLICK AUF DIE MENSCHEN
Der Kontext gehört zu den Dokumenten.
Ein Kundenraum gibt einem Engagement ein erkennbares Zuhause. Anfragen, Hintergrundinformationen und gemeinsame Ergebnisse sind leichter zu verfolgen, wenn sie mit der Arbeit verbunden bleiben, die sie unterstützen.
Ein Client benötigt möglicherweise nur eine Einladung, um einen Satz von Datensätzen bereitzustellen oder ein Ergebnis zu erhalten. Dieser Zugriff unterscheidet sich von Mitarbeitern, die über den gesamten Auftrag hinweg arbeiten.
Überprüfen Sie den Arbeitsbereich, wenn sich ein Projekt ändert. Eine neue Arbeitsphase ist ein nützlicher Zeitpunkt, um sowohl die aktuellen Dokumente als auch die Personen zu überprüfen, die noch Zugriff benötigen.
AnfragenEIN ARBEITSRAUM MIT NÜTZLICHEM KONTEXT
Halten Sie das Engagement von der Sammlung bis zum Ergebnis sichtbar.
Separate Client-Bereiche bieten Kontext für eingehende Datensätze und gemeinsame Ergebnisse. Ein Vorschlag, Ausgangsdokument und Abschlussbericht gehören zur Arbeit, die sie unterstützen.
Überprüfen Sie die Personen, die weiterhin Zugriff benötigen, wenn sich das Engagement ändert. Die Mitarbeiterbereichsbeteiligung und die Dokumenteneinladung eines Empfängers sind unterschiedliche Arten des Zugriffs.
Sharing
SECURINOS, EIN WILLFRED-PRODUKT
Behalten Sie das nächste Engagement im Kontext.
Erkunden Sie den Dokumenten-Workflow und wählen Sie das Paket aus, das zu den Personen passt, die die Arbeit ausführen.